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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Im letzten Blogbeitrag wurden Ihnen die Grundfunktionen von Microsoft Teams erläutert und mit Beispielen verdeutlicht. Besonders die wichtigsten Vorteile wurden beleuchtet.

Wir setzen diese Blogreihe fort.
Denn MS Teams ist ein funktional mächtiges Werkzeug, welches aktuell, von immer mehr Unternehmen und deren Mitarbeitenden eingesetzt wird.

In dem folgenden Beitrag erfahren Sie gezielt fünf Tipps, wie Sie, und auch Ihre Kollegen, die Benachrichtigungseinstellungen ideal setzen und die Kommunikation innerhalb der Kanäle strukturiert gestalten können. Somit verpassen Sie keine Nachrichten und verlieren auch nicht den Überblick.

 Tipp 1: Benachrichtigen einstellen

Da Microsoft Teams viele verschiedene Funktionen hat, gibt es auch verschiedene Benachrichtigungen (Chat, Meetings, Erwähnungen, Bots). Standardmäßig sind viele dieser Benachrichtigungen auf E-Mail und Banner eingestellt, doch was heißt das und ist das sinnvoll?
Wie im letzten Beitrag erwähnt, sollten E-Mails (Outlook) nur noch für die externe Kommunikation verwendet werden, um eine parallele Kommunikation zu verhindern. Somit ist es auch nicht sinnvoll die meisten Benachrichtigungen auf E-Mail einzustellen. Sinnvoll wäre es nur bei seltenen, jedoch wichtigen Aktionen, wie z. B. „Änderung der Teammitgliedschaft“. Zusätzlich können Sie einstellen, wie oft Sie über nicht gelesene Aktivitäten per Mail informiert werden. Im unteren Bild sehen Sie ein Beispiel für eine Banner-Benachrichtigung.

Falls Sie auf auf die Verfügbarkeit von Teammitgliedern warten, können Sie die Benachrichtigungen für deren Status aktivieren. (Unter Einstellungen-Datenschutz-Prioritäten festlegen)

Tipp 2: Kanalbenachrichtigungen aktivieren

Sie nutzen gerade schon MS Teams, sind in mehreren Kanälen Mitglied, aber Sie bekommen keine Benachrichtigung, obwohl Sie alle Benachrichtigungen aktiviert haben?
Die Lösung: Ihre Kanalbenachrichtigungen sind wohl ausgeschaltet. Klicken Sie einfach in den Kanal und finden aktivieren Sie rechts oben (drei Punkte) die Benachrichtigungen. Teilen Sie diese Info auch Ihren Kollegen mit, nur so erreichen Sie auch wirklich jede(n) und Nachrichten gehen nicht verloren.

Tipp 3: Benachrichtigungen für Meetings anpassen

Folgende Situation kennen Sie sicher auch:
Sie sind in einem Meeting und ständig bekommen Sie neue Benachrichtigungen. Schlimmer noch: Sie teilen Ihren Bildschirm und alle können die Nachricht, z. B. vom Kollegen über sein Wochenende, lesen. Damit das nicht mehr passiert und Sie aber trotzdem nicht sehr wichtige Nachrichten verpassen, haben Sie die Möglichkeit bei Teams die Benachrichtigungen zu individualisieren. Per Status während der Besprechung oder auch sonst können Sie die Benachrichtigungen abstellen. Klicken Sie hierfür einfach auf Ihr Benutzerbild oben links und wählen Sie den gewünschten Status.

Unter Einstellungen – Datenschutz können Sie die Prioritäten festlegen und somit einzelne Personen aufführen, über deren Nachricht Sie trotz des Modus „Nicht Stören“ aktiviert werden.

Tipp 4: Strukturierte Kommunikation

Microsoft Teams kann vieles, wenn man es richtig einsetzt. Es erleichtert z. B. die Übersichtlichkeit innerhalb der Chats. Dafür gibt es jedoch ein paar Regeln. Hält man sich nicht an diese, könnte es genauso gut eine Chat-Gruppe – wie im privaten Umfeld- für die Kommunikation im Team geben.

Die wichtigste Regel ist dabei eindeutig die Nutzung der „Antwort“-Funktion. Mit dieser kann man gezielt unter Beiträgen antworten und somit übersichtlich die Beiträge verfolgen. Bei Öffnung der Registerkarte „Beiträge“ sehen Sie somit nicht lauter Einzelantworten, sondern gruppierte Kommunikation, die Sie nach Bedarf ausklappen können.

So behält jeder im Team den Überblick und auch Neue finden sich schnell zurecht.

Zu empfehlen ist es eine Art „Spaß-Kanal“ einzurichten, in welchem Gruppenchats mit GIFs usw. wie in WhatsApp gelebt werden können.

Als Teamowner können Sie natürlich die Nutzung von Emojis und GIFs einstellen. Folgen Sie hierfür der Beitragsreihe, den Tipps gibt’s noch diesen Monat.

Tipp 5: Nachrichteneditor verwenden

Wie bereits sehr häufig erwähnt, gibt es bei Microsoft Teams allerhand sinnvolle Erweiterungen des gewohnten Chats. Hierfür gibt es auch einen Editor für die Nachrichten. Sobald Sie sich in der Registerkarte „Beiträge“ befinden, egal ob im privaten Chat oder im Kanal, können Sie auf das „A“ mit dem Pinsel unten links (unterhalb der Nachrichtenzeile) klicken. Damit öffnet sich der Editor und Sie können verschiedenste Dinge anpassen:

  • Schriftstil
  • Betreff
  • An wen geht die Nachricht
  • Aufzählungen
  • Link
  • Zitate
  • Einrückungen
  • Tabelle
  • Wichtigkeit

Somit gestalten Sie Ihre Nachrichten ähnlich wie in Word oder Outlook.

Editor

In unserem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Teams, mittels Integration von Apps und Bots, noch individueller nutzen und somit Ihre Arbeit in Teams für Sie optimal und effektiv gestalten können.

Wenn Sie mehr zum Thema Microsoft Teams erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats Im letzten Blogbeitrag wurden Ihnen die Grundfunktionen von Microsoft…
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Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice –…
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Pressemeldung: Thomas Cabjolsky-Hofer verstärkt das Team als Director Consulting
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5 Tipps fürs Homeoffice

Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice – Situation einen starken Zuwachs an Nutzern. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gezielt die Vorteile von MS Teams vorstellen und Ihnen Tipps für die richtige Nutzung geben.

Das Organisationstool Teams von Microsoft ist nun schon über drei Jahre auf dem Markt. Es ist laut Umfragen das viert beliebteste Tool im Office 365 Paket und es wird weltweit von über 500.000 Unternehmen genutzt. Doch was macht dieses Produkt so besonders? Auf den ersten Blick wirkt es doch eher wie ein Kommunikationsplattform, doch dahinter steckt viel mehr.

In einem letzten Blogbeitrag stand der Modern Workplace im Vordergrund und damit auch die Anpassung an die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Mobiles Arbeiten (Homeoffice) und automatisierte Prozesse, werden Ihnen als Leser bestimmt aktuell mit als Erstes einfallen.

Microsoft Teams ebnet den Weg für genau diese Bedürfnisse. Denn bei diesem Tool handelt es sich nicht um ein Rebranding von Skype for Business, dieses Tool bietet die Möglichkeit alle Produkte aus der Office365-Welt zu vereinen und an einem zentralen Ort zu bedienen. Zusätzlich werden auch Konnektoren und Oberflächen von Drittanbietern bereitgestellt.

Zum besseren Verständnis, hier ein praxisbezogenes Beispiel:

Nehmen wir an Sie sind Projektleiter in einem Unternehmen und arbeiten aktuell mit Project Online. Sie schreiben mehrmals in der Woche Mails an Ihre Projektmitarbeiter und beten um Statusrückmeldungen. Falls ein Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie das Team und die Vertretung selbst benachrichtigen. Im Allgemeinen fehlt Ihren Mitarbeitern der Überblick über den Projektfortschritt und die Aufgabenverteilung im Team.

MS Teams löst hierbei all Ihre Probleme: Project Online wird hier simpel im einer Registerkarte neben dem Kommunikationskanal dargestellt. Zusätzlich können sie MS Planner einbinden und einfach die Aufgaben zuweisen. Ihre Mitarbeiter sehen somit nicht nur den Projektfortschritt in der Registerkarte „Project Online“, sondern können Aufgaben auch agil durchführen und mit Ihren Kollegen schnell und effizient über den Channel kommunizieren. Zudem lassen sich alle projektbezogenen Dateien in Ihrem Team ablegen, falls Sie möchten können Sie das Wissensmanagement mit einem eigenen Wiki erweitern. Zudem lassen sich Videokonferenzen und Anrufe mit diesem Tool steuern. Ein weiterer Vorteil der Möglichkeit ist, dass Sie Ihren Bildschirm teilen können und ggf. auch die Steuerung übergeben können. Auch Gesprächsnotizen zu diesen Konferenzen lassen sich in Teams abbilden und für alle zur Verfügung stellen.

Tipps für einen einfachen und effizienten Umgang mit MS Teams

Jedoch brauchen Sie klare Regeln in Ihrem Team und vor allem in Ihrer Organisation wie dieses mächtige Tool einzusetzen ist. Zu viele einzelne Teams und zu viele Kanäle sind für Sie und für Ihre Mitarbeiter verwirrend. Doch wie entscheidet man über die Anzahl und die Nutzung? Ganz klar über eine definierte Guideline.

Tipp 1: Verminderung der Kommunikation via E-Mails

Sobald man MS Teams einführt, sollte man all seine Mitarbeiter verpflichten dieses Programm zu nutzen. Ansonsten entstehen Parallelwelten durch die gleichzeitige Nutzung von z. B. Outlook, Wissen geht verloren und Prozesse laufen ineffizient ab.

Natürlich kann man einen eingeschweißten Outlook-Nutzer nicht von heute auf morgen zum Teams-Liebhaber bringen. -Zudem soll Outlook auch nicht ersetzt werden, denn es eignet sich immer noch bestens für den Schriftverkehr mit Externen.- Doch durch gezielte Anwenderschulungen und die Aufweisung von Vorteilen für den einzelnen Mitarbeitenden, können Verweigerungen und Schwierigkeiten in diesem Change-Prozess vermindert oder sogar umgangen werden.

Tipp 2: Durchdachtes Dateienmanagement

Pro Channel in einem Team erstellt sich eine eigene Registerkarte für die Dateien, so verliert man nicht den Überblick, wo man z. B. Angebotsvorlagen findet. Es sollten einheitlich alle Dateien, in jedem Team im „Allgemein“-Channel abgelegt werden. Dieser Channel generiert sich automatisch, sobald das Team erstellt wurde. Ratsam ist es eine einheitliche Ordnerstruktur anzulegen.

Tipp 3: Überschaubare Anzahl an Teams und Channels

Zudem ist es von Vorteil abgeschlossene Projekte zu archivieren. Teams-Administratoren haben die Berechtigung hierfür. Kleine und kurzfristige interne Projekte sollten nur als Channel im Hauptteam eingebettet werden und nach Fertigstellung gelöscht werden. Somit vermeidet man „Datenleichen“ in der User-Ansicht und auch neue Mitglieder finden sich schneller zurecht.

Tipp 4: Übersichtliche Kommunikation

Damit Ihre Kommunikation übersichtlich bleibt, empfiehlt sich die Option „Antworten“ zu nutzen. Dadurch werden themenbezogene Diskussionen zusammengefasst und die Anwender finden sich auch nach vielen Nachrichten noch zu Recht.

Tipp 5: Smarte Integration von Apps

Zuletzt empfiehlt sich häufig genutzte Apps, wie z. B. MS Planner, an der linken Seite des Tools dauerhaft einzubetten. Durch das „Apps“ -Feld im unteren linken Bereich lassen sich mehr als 100 verschiedene Applikationen von Microsoft oder Trittanbietern zur individuellen Benutzeroberfläche hinzufügen. Somit sparen Sie sich den Besuch der Web-App oder das Öffnen einer weiteren Desktopapplikation.

Abschließend stellt sich Ihnen sicher noch die Frage, warum Sie nun genau dieses Kollaborationstool nutzen sollten, wenn es doch auch weitere Anbieter gibt. Die einfachste Antwort ist hierbei, dass die meisten Unternehmen mit den wohl bekanntesten Microsoft Tools, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook arbeiten. Durch die Anpassung, an die bereits vom User verwendeten und bekannten Prozesse von Microsoft, vermeiden Sie nicht nur Systembrüche, sondern erhöhen auch die Akzeptanz des neuen Tools und damit seinen Erfolg. Zudem bietet MS Tools im Gegensatz zu seiner Konkurrenz die Option mit den oben beschriebenen Einbindungen von z. B. Project, Planner oder PowerBI. Des Weiteren wird Ihr Outlook Kalender mit Teams synchronisiert und Ihre Teams Kontakte können bei der Meeting-Planung darauf Rücksicht nehmen.

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Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

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Pressemeldung: Thomas Cabjolsky-Hofer verstärkt das Team als Director Consulting
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Pressemeldung: Thomas Cabjolsky-Hofer verstärkt das Team als Director Consulting

Thomas Cabjolsky-Hofer verstärkt das Team als Director Consulting

Die digitale Arche wächst weiter!

arksolutions verstärkt sich zum 01. April mit Thomas Cabjolsky-Hofer als Director Consulting. In seiner neuen Rolle wird er die Verantwortung über das Consulting Team übernehmen. Zu seinen Aufgaben gehört dabei die Betreuung von Neu- und Bestandskunden, die Weiterentwicklung des Dienstleistungsportfolios, sowie das Qualitätsmanagement der Project Delivery.

„Unser Ziel ist es die Digitalisierung und den Arbeitsplatz der Zukunft gemeinsam mit unseren Kunden weiter voranzutreiben. Gemeinsam mit einem sehr schlagkräftigen Team freue ich mich auf die Aufgabe, die Kundenbetreuung von arksolutions weiter zu professionalisieren und das Dienstleistungsportfolio weiterzuentwickeln.“ erläutert Thomas Cabjolsky-Hofer, neuer Director Consulting, seine Ziele bei der Gesellschaft.

„Wir freuen uns, unser Team, um einen weiteren wichtigen Baustein erweitern zu können und mit Thomas eine sehr erfahrene und sympathische Person für arksolutions gewonnen zu haben.“ beschreibt Daniel Rie, Geschäftsführer der Gesellschaft, den Hintergrund des Neuzugangs.

Thomas Cabjolsky-Hofer kann für seine neue Rolle auf die Erfahrung aus zahlreichen Positionen in den Bereichen IT Management, IT Services, Consulting und Projektmanagement vor allem im Microsoft Umfeld, sowie auf seine Erfahrung als Speaker, Scrum Master und Agile Coach zurückgreifen.

Sie möchten noch mehr zu unserem Beratungs- und Lösunsangebot erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten sind wir Ihr Partner für das Beherrschen des technologischen Fortschritts.


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Der Modern Workplace

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet immer weiter voran und wird von den Berufseinsteigern als selbstverständlich wahrgenommen. Durch die Komplexität der Kommunikation von global agierenden Teams stehen Unternehmen vor großen Effizienz- und Nachhaltigkeitsherausforderungen.

Durch eine Umfrage wurde festgestellt, dass Angestellte eine bessere Work-Life-Balance und zeitlich ungebundenes Arbeiten als größte Chance des Modern Workplace identifizieren. Laut Microsoft waren die wirtschaftlichen Voraussetzungen für die Transformation nie besser als heute und nie war der Schritt in das digitale Zeitalter notwendiger als jetzt.

Die private Umgebung ist längst digital geworden: im Jahr 2018 besitzen laut einer Umfrage von Statista über 81 % der Deutschen ein Smartphone. Eine weitere Umfrage zeigt, dass  die 14- bis 69-Jährigen durchschnittlich über 81min am Tag soziale Medien nutzen. Übertragen auf die Arbeitswelt bedeutet das, dass fast jeder Mitarbeiter ein Smartphone besitzt und damit mehr als acht Stunden in der Woche sozial interagiert. Das Know-how ist somit stetig am Wachsen.



Doch was bedeutet eigentlich der Begriff „Modern Workplace“? Wörtlich wäre es der „zeitgemäße Arbeitsplatz“ jedoch assoziieren wir mit diesem Begriff meistens den „Digital Workplace“. Modern und digital sind beim Arbeitsplatz der Zukunft vereint und drücken die Anpassung an die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeiter und den Stand der Technologie aus.

Dieser digitale Arbeitsplatz weist verschiedene Facetten auf, die wohl bedeutendste ist die des vernetzten Arbeitens. Laut Microsoft ist diese Art des Zusammenarbeitens längst keine Innovation mehr, sondern zum Standard geworden.

Laut dem World Economic Forum lässt sich der wachsende Nachhaltigkeitsgedanke und der schonende Umgang mit Ressourcen als zweitstärksten Treiber für diesen Wandel identifizieren.

Somit wird als klares Ziel des „Modern Workplace“ die Steigerung der Produktivität und der nachhaltige Umgang mit Ressourcen, seien es Rohstoffe oder Human Kapital, positioniert.


Unabhängig von der Betrachtungsperspektive der Stakeholder, baut Microsoft den „Modern Workplace“ auf fünf Säulen auf.


1. Creativity

Zum einen werden Mitarbeitern durch künstliche Intelligenzen und automatisierte Workflows auf der organisatorischen Seite der Arbeitswelt entlastet und zusätzlich ermöglichen diese neuen Technologien eine einfachere und effektivere Bearbeitung von kreativen Aufgaben. Mitarbeiter können sich somit auf ihre kreativen Stärken konzentrieren und diese im Arbeitsalltag wirksamer einfließen lassen.

Besonders durch die Tools MS Teams und die Power Plattform von Microsoft lassen sich Produktivitätssteigerungen in der Arbeitswelt umsetzen.

2. Teamwork

Laut der Zeitschrift CIO wird es spätestens 2020 mehr Team- als Einzelarbeitsplätze geben. Der Ausdruck „Diversität“ spielt hierbei eine immer größer werdende Rolle. Diese Vielfalt wird nicht nur durch eigene Mitarbeiter, sondern auch durch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, geprägt.

Besonders die Tools MS Teams, MS SharePoint und MS OneNote eignen sich für eine bessere Kommunikation und Interaktion von örtlich und zeitlich unabhängigen Teammitgliedern.


3. Mobility

Demzufolge nehmen die Flexibilität und Mobilität von Arbeitsplätzen weiter zu. Durch den wachsenden Breitbandausbau und der steigenden Anzahl von mobile device-Usern, können wir heutzutage immer mobiler arbeiten. Durch die Cloud wird dem Anwender nicht nur das regelmäßige, manuelle Speichern seiner Daten abgenommen, sondern auch das Echtzeitzusammenarbeiten in einer Datei oder der Gerätewechsel ohne direkte Dateiübertragung ermöglicht.

Hier eignen sich besonders MS Planner und erneut MS Teams für die mobile Ansicht am Smartphone.

4. Security

Durch die wachsende Anzahl von Cyberkriminalität, nimmt die Bedeutung von IT-Security weiter zu. Microsoft positioniert sich zu diesem Thema mit folgender Aussage: „Wir glauben dabei an vier grundlegende Prinzipien: Transparenz, Sicherheit, Datenschutz und Compliance.“ Durch die einzigartigen Sicherheitsanalysen, welche Microsoft im Office 365 anbietet, werden die Daten jedes Users bei jeder Nutzung geprüft und zusätzlich entwickelt sich das System durch machine learning täglich weiter.

5. Simplicity

Im Zuge der Digitalisierung wächst auch die damit einhergehende Bürokratie. Microsoft bietet hierbei Tools und Funktionen im Office 365-Paket an, welche Administratoren den Umgang mit z. B. der DSGVO vereinfachen. Durch automatische Konfiguration von Geräten wird dem Nutzer das Arbeiten erneut erleichtert.

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass der „Digital Workplace“ heute zeitgemäß bzw. modern ist und enorme Produktivitätssteigerungen mit sich bringt.  Ängste vor Cyberkriminalität sowie die Einhaltung rechtlicher Vorschriften, werden bestens berücksichtigt. Der Digital Workplace ermöglicht so jedem Unternehmen, jeder Größe, den Einstieg in oder die Erweiterung von ihrem „Modern Workplace“ unkompliziert und benutzerfreundlich.

arksolutions setzt bei diesem neuen Standard des Arbeitens besonders auf die Digitalisierung des  Projekt- und Portfoliomanagements. Durch unsere unkonventionellen Beratungsansätze differenzieren wir uns besonders durch unsere Eigenprodukte, welche standardisierte Softwareprodukte individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Vorstellungen anpassen. Unsere Consultants beeindrucken durch langjährige und fundierte Erfahrung in der Microsoft-Produktwelt und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Seite.

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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

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5 Tipps fürs Homeoffice

Power BI, PowerApps, Microsoft Flow – Was ist das eigentlich?

Bild arksolutions Laptop

Im Grunde ist die Power Plattform mit Power BI, PowerApps und Flow eine Entwicklungsplattform für Web- und mobile Applikationen. Sie ermöglicht „Hobby“-Entwicklern auf Funktionen zuzugreifen, die bisher nur High-End-Entwicklungstools vorbehalten waren.

Die enthaltenen Techniken sind recht einfach zu erlernen. Sobald Ihnen ein Anwendungsfall begegnet und Sie sich eine Struktur hierfür geschaffen haben, können Sie Ihr Schicksal selbst in die Hand nehmen.

In folgendem dreiteiligen Blog geben wir einen kurzen Überblick über die Plattform und die drei Applikationen Power BI, PowerApps und Microsoft Flow und zeigen Ihnen daraufhin mögliche Anwendungsbeispiele, welche Sie für sich und Ihr Unternehmen nutzen können.

Was ist die Power Plattform von Microsoft?

Die Power Plattform besteht aus Power BI, PowerApps und Microsoft Flow. Microsoft fördert dies zunehmend als Ganzes. Diese drei Services bieten Tools für die Verwaltung unserer digitalen Welt, in der Daten und Datenbewegungen die Grundlage aller Unternehmensprozesse sind.

  • PowerBI: Intelligente Visualisierung und Analyse von Daten
  • PowerApps: Bearbeitung von Daten
  • Flow: Automatisierung von Daten

Wozu das Ganze?

PowerApps dienen insbesondere dazu, Dienste und Anwendungen der Office-Welt miteinander zu verbinden, Daten übersichtlich zu strukturieren und Änderungen gezielt vornehmen zu können. PowerApps ist hierbei als Endprodukt für Desktop, Smartphone oder Tablet zu verstehen, welches über Flow eine Verbindung zwischen den Microsoft Services herstellen kann. In den Bereichen eines Unternehmens, in denen Office-eigene Produkte eingesetzt werden (also annähernd jeder Bereich), bietet PowerApps eine gute Möglichkeit auf allen gewünschten Geräten Zugriff zu gewährleisten. Im ersten Teil der Blogreihe stellen wir Ihnen das Tool Power BI vor und zeigen, welche Möglichkeiten es Ihnen und Ihrem Unternehmen bieten kann.

Power BI

Mit Power BI können nützliche Reports in allen Unternehmensbereichen erstellt werden, die daraufhin intelligent analysiert werden können. Kern hierfür ist eine saubere Datengrundlage in Ihren Systemen, da sich Power BI einfach mit Ihrem ERP- oder CRM-System verknüpfen lässt und somit effizient eingesetzt werden kann. Somit ist Power BI eine Art Frontend für Datenquellen, welche Sie bereitstellen.

Beispiel für das operative Geschäft

Sie können die Informationen aus Zeiterfassung, Auftragswesen und Rechnungswesen auf verschiedenste Weisen zentralisieren und zusammenfassen. So beantworten Sie Fragen wie zum Beispiel: „Wie viele Stunden habe ich im Auftrag noch offen und wann werden sie bezahlt?“. Die Antwort darauf gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Projekte besser zu steuern und zu kalkulieren.

Blog Power Plattform - Bild 1

Beispiel für das Projektcontrolling

Eine BWA sollte jedem bekannt sein und wird heute auch von fast allen Unternehmen erstellt und entsprechend ausgewertet. Mit Power BI können Sie noch viel mehr: nämlich flexible Finanzberichte und Soll-Ist-Vergleiche beispielsweise für Ihr Kosten-Controlling erstellen. Eine BWA kann somit für jedes Projekt erstellt werden, welche daraufhin miteinander verglichen werden können. Ebenfalls können Sie diese mit Ihrer Planung vergleichen, um die Ergebnisse zu plausibilisieren und festzustellen, welche Projekte und welche Projektmethodik den besten Output liefern.

Blog Power Plattform - Bild 2

Beispiel für den Vertrieb

Sie können für jeden Vertriebsmitarbeiter und für jede Niederlassung einzeln wichtige Kennzahlen und KPIs berechnen und vergleichen. Hier wird eine Transparenz geschaffen, die Ihnen und Ihrem Vertrieb bei der Planung des Vertriebsprozesses hilft und lukrative Regionen oder Produkte ausfindig machen kann.

Blog Power Plattform - Bild 3

Und last but not least ein Beispiel für die Geschäftsführung

Die Zeit eines Geschäftsführers ist rar, deshalb wollen Sie diese nicht mit kryptischem Datenchaos verschwenden. Es ist notwendig, einen einheitlichen Überblick zu haben und diesen so effizient wie möglich erstellen zu können.
Mit Power BI erstellen Sie einen Berichtsbogen über die Bereiche, die Ihnen wichtig sind. Sie erhalten strukturierte Zahlen und Graphen darüber, wer Ihre Top-Kunden, Top-Produkte oder Top-Regionen sind.  Ebenfalls können Sie Ihre Ressourcen und Ihr Material visuell darstellen. Damit können Sie Ihre Unternehmensplanung noch effizienter gestalten.
Finanzberichte können gefiltert werden und auf Ihren individuellen Wunsch hin aufbereitet werden. So sind Sie jederzeit auskunftsfähig und greifen in Echtzeit auf Informationen zu, welche sonst mit hohem Zeitaufwand gefunden und aufbereitet werden mussten.

Fazit

Die flexiblen Berichte und Grafiken über sämtliche Unternehmensbereiche unterstützen Ihre Unternehmenssteuerung und Entscheidungsfindung optimal. Dadurch, dass Power BI cloudgestützt ist, haben Sie Ihr Geschäft jederzeit und überall im Griff.

Wenn Sie mehr zum Thema Cloud erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns oder besuchen unseren Stand auf dem PM-Forum vom 21.10. – 23.10.2019 in Nürnberg.


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React Hooks – what is new?

Bild arksolutions Laptop 3

Seit der Veröffentlichung von React 16.8 unterstützt das bekannte Framework sogenannte Hooks. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick über einige Vor- und Nachteile der neuen Funktionalität.

Mit React Hooks haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit, sog. „state“ zu verwenden, ohne extra eine Klasse zu schreiben. Diese Möglichkeit reduziert den zu schreibenden Code, der zum Erstellen einer statusbezogenen Komponente erforderlich ist.

Nachfolgend einige Beispiele:

The old-school way:

React Hooks Bild 1

The new React Hooks way:

React Hooks Bild 2

Wie Sie sehen, brauchen Sie mit den Hooks deutlich weniger Code, was das Arbeiten effizienter macht.

Kann man React Klassenfunktionen wie componentDidMount, componentDidUpdate und componentWillUnmount in React Hooks nutzen?

Ja, Sie können! Hooks vereint diese Funktionen. Zukünftig können Sie die sogenannten „useEffect“ Funktion zum Verwalten Ihres kompletten Komponentenlebenszyklus verwenden. Nachfolgend sehen Sie auch hierfür ein kurzes Beispiel:

React Hooks Bild 3

Der gezeigte “useEffect” ist zu vergleichen mit folgendem Part:

React Hooks Bild 4

Der folgende Effekt wird nur ausgelöst, wenn die Zählvariable geändert wird:

React Hooks Bild 5

Der folgende Effekt wird nur ausgelöst, wenn die Komponente bereitgestellt wurde:

React Hooks Bild 6

Wie kann ich einen Aufruf von componentWillUnmount zum Aufräumen der Events im Falle des Komponenten Unmounts verwenden?

Auch hierfür gibt es ein gutes Beispiel, welches Sie im folgenden sehen:

React Hooks Bild 7

Unser Fazit:

Wenn Sie sich sicher mit React, den Lifecycle-Methoden und den zugehörigen Klassen fühlen, Ihren Code aber grundsätzlich einfacher und effizienter schreiben wollen, sind Sie mit React Hooks gut bedient. Die zugehörige Dokumentation ist bereits sehr umfangreich und gut geschrieben. Alle gängigen Hooks sind gut erklärt. Probieren Sie es doch einfach selbst mal aus. Wir nutzen es bereits sehr erfolgreich in unseren Kundenprojekten.

Haben Sie Interesse an individuellen Entwicklungen oder wollen Ihre Prozesse weiter digitalisieren?
Melden Sie sich bei uns. Wir helfen Ihnen in einem unverbindlichen und persönlichen Gespräch gerne weiter.


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Pressemeldung: Daniel Rie verstärkt das Team als Chief Customer Officer

Daniel Rie verstärkt das Team als Chief Customer Officer

Die digitale Arche wächst weiter!

arksolutions verstärkt sich zum 01. August mit Daniel Rie als Chief Customer Officer. In seiner neuen Rolle wird er den Ausbau des Client Service Bereichs verantworten.
Dazu gehören die Entwicklung und Professionalisierung des Neu- und Bestandskunden Bereichs, sowie das Partnermanagement und Business Development.

„Unser Ziel bei arksolutions wird auch weiterhin sein, unseren Kunden durch ein zielgerichtetes und professionelles Betreuungskonzept bestmöglich zur Seite zu stehen. Mit dem schlagkräftigen und technologisch hervorragend aufgestellten Team im Rücken werden wir die digitale Transformation weiter vorantreiben.“ erläutert Daniel Rie, neuer Chief Customer Officer, seine Ziele bei der Gesellschaft.

„Wir freuen uns, dass wir unser Team durch eine starke Persönlichkeit mit viel Expertise erweitern konnten und werden so für unsere Kunden ab sofort noch schlagkräftiger.“ beschreibt Dario Rienhardt, Geschäftsführer der Gesellschaft, den Hintergrund des Neuzugangs.

Daniel Rie kann für seine neue Rolle auf die Erfahrung aus verschiedenen Positionen in den Bereichen Key Account Management, Sales und Marketing sowie auf einen Bachelor in Management und Marketing und eine Ausbildung zum Motion Graphics Artist zurückgreifen.

Sie möchten noch mehr zu unserem Beratungs- und Lösunsangebot erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten sind wir Ihr Partner für das Beherrschen des technologischen Fortschritts.


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Ressourceneinsatz und Freigabe in Project 2016

Seit der Version 2016 von Microsoft Project ist ein sehr praktisches Feature im Funktionsumfang von Project Professional 2016 verfügbar: Die Ressourcengenehmigung.

Bisher war es möglich, Ressourcen ohne explizite Genehmigungen des Ressourcenmanagers auf Projekte und deren Vorgänge zuzuordnen. Über das System der Ressourcengenehmigung in Project Online besteht fortan die Möglichkeit, ausgewählten Ressourcen eine Restriktion hinzuzufügen, die eine Genehmigung durch den Ressourcenmanager notwendig macht. Bevor dies geschieht ist es nötig, das Feature der Ressourcengenehmigung zunächst in den Servereinstellungen zu aktivieren (Achtung: Das Feature ist nur für Project Online-Instanzen optional aktivierbar, die vor einem bestimmten Termin erstellt wurden. Bei allen Project Online-Instanzen, die nach diesem Datum erstellt wurden, ist dieses Feature standardmäßig eingeschaltet).

Nach erfolgter Aktivierung des Features in den Servereinstellungen werden alle bereits vorhandenen Ressourcenpläne in sog. Ressourceneinsätze umgewandelt. Deshalb ist es notwendig, dass vorhandene Ressourcenpläne zum einen über Zeitphasendaten verfügen und vor der Aktivierung des Ressourcengenehmigungs-Features noch einmal erneut veröffentlicht werden.

Im nächsten Schritt ist es notwendig, allen Ressourcen welche einer Genehmigung bedürfen, die Restriktion „Ressource erfordert für alle Projektzuordnungen eine Genehmigung“ in den Ressourcenoptionen auf dem Server hinzuzufügen.

Ressourceneinsatz1

Wird solch eine Ressource nun in einem Projekt verplant, zeigt die Indikatorspalte im Project Client eine Meldung darüber, dass Ressourcen verplant wurden, die eine Genehmigung durch den Ressourcenmanager benötigen.

In unserem Beispiel wird die Ressource „Max Mustermann“, bei der die Restriktion zur Ressourcengenehmigung aktiviert wurde, auf einen Vorgang verplant. Folglich erhalten wir folgende Situation:

Ressourceneinsatz2
Ressourceneinsatz3

Dieser Indikator soll auf den ersten Blick zeigen, dass eine unzulässige Ressourcen-Verplanung durch den Projektleiter vorgenommen wurde. Um dies zu vermeiden, muss eine Einsatzanfrage abgesendet werden. Hierzu navigieren wir im Project Professional 2016 Client zum Menüband „Ressource“ und finden dort einen neuen Menüpunkt im Reiter „Einfügen“ mit der Bezeichnung „Einsatz hinzufügen“.

Ressourceneinsatz4

Nachdem die Option „Einsatz hinzufügen“ ausgewählt wurde, öffnet sich eine Eingabemaske für die Einsatzinformationen. Dort lässt sich die gewünschte Ressource (die Ressource muss logischerweise vorher in das Projektteam aufgenommen worden sein), der Anfang und das Ende des Einsatzes für die entsprechende Ressource sowie die gewünschte Verfügbarkeit in Prozent bzw. die Arbeit in Stunden auswählen. Abschließend kann optional ein Kommentar eingeben werden, der dem Ressourcenmanager beim Erhalt der Einsatzanfrage angezeigt wird.

Ressourceneinsatz5

Dieser erstellte Ressourceneinsatz wurde jedoch noch nicht an den Ressourcenmanager abgeschickt, sondern lediglich erstellt. Um diesen Einsatz nun endgültig abzuschicken, müssen wir noch in den Ressourcenplan navigieren, wo alle erstellten Einsätze angezeigt werden. Den Ressourcenplan erreichen wir über das Menüband „Ansicht“ unter dem Reiter „Ressourcenansichten“. Dort finden wir auch den gerade erstellten Einsatz unter der Ressource „Max Mustermann“:

Ressourceneinsatz6

Neben dem geforderten Einsatz-Zeitraum für „Max Mustermann“ sehen wir anhand des grünen Symbols in der Indikatorspalte, dass der Einsatz noch nicht abgesendet worden ist. Um den Einsatz endgültig an den Ressourcenmanager zu übermitteln, navigieren wir in das Menüband „Ressourcenplantools – Einsätze“ und wählen unter dem Menüpunkt „Senden“ die Option „Alle Verhandlungen senden“.

Ressourceneinsatz7

Im Terminplan können wir anhand der Indikatorspalte sehen, dass ein Ressourceneinsatz nun geplant, aber noch nicht bestätigt worden ist. Das Indikatorsymbol wechselt von gelb auf grau.

Ressourceneinsatz8
Ressourceneinsatz9

Im nächsten Schritt betrachten wir den Sachverhalt aus der Rolle des Ressourcenmanagers, der die eben erstellte Einsatzanfrage für die Ressource Max Mustermann erhalten hat. Über das Ressourcencenter wählen wir die Ressource Max Mustermann und gelangen über den Menüpunkt „Ressourcenanforderungen“ zu den gestellten Einsatzanfragen.

Ressourceneinsatz10

Im Menü Ressourcenanforderungen können wir anschließend alle eingegangenen Einsatzanfragen entweder annehmen/ablehnen oder bearbeiten.

Ressourceneinsatz11

Es können sich somit folgende Szenarien ergeben:

1. Ressourcengenehmigung wird erteilt:

Sicht aus Perspektive des Ressourcenmanagers (PWA):

Ressourceneinsatz12

Sicht aus Perspektive des Projektleiters (Client):

Ressourceneinsatz13

Wir sehen, dass die vom Projektleiter vorgeschlagenen Arbeitsstunden für die Ressource Max Mustermann den durch den Ressourcenmanager zugesicherten Arbeitsstunden entsprechen. Auch die maximalen Einheiten, die angefordert wurden, wurden komplett angenommen. Die Spalte „Einsatzstatus“ enthält den Text „Zugesichert“.

2. Ressourcengenehmigung wird abgelehnt:

Sicht aus Perspektive des Ressourcenmanagers (PWA):

Ressourceneinsatz14

Sicht aus Perspektive des Projektleiters (Client):

Ressourceneinsatz15

Da unsere Einsatzanfrage nun durch den Ressourcenmanager abgelehnt wurde, bleiben die Zellen für die zugesicherte Arbeit und Einheiten leer und die Spalte „Einsatzstatus“ zeigt uns den Text „Abgelehnt“.

3. Ressourcenanfrage wird vom Ressourcenmanager abgeändert:

Ressourceneinsatz16

Im Falle einer Einsatzänderung, muss der Ressourcenmanager diese Änderung zunächst an der eingegangenen Einsatzanfrage durchführen. Hierbei können Anfang und Ende, als auch die angeforderten Einheiten in Prozent bzw. die zu leistende Arbeit in Stunden neu eingegeben werden. In unserem Beispiel ändern wir den Anfangstermin vom 06.07.2016 auf den 13.07.2016 und die maximalen Einheiten auf 50%.

Im Fenster Ressourcenanforderungen lassen sich die Änderungen in Form von Arbeitsstunden noch einmal überprüfen. Abschließend muss der bearbeitete Einsatz noch angenommen werden, so dass der Projektleiter die aktuellen Änderungen erhält und der bearbeitete Einsatz zugesichert wird.

Ressourceneinsatz17

Wenn wir nun erneut in die Ansicht des Projektleiters wechseln, sehen wir im Ressourcenplan den vom Ressourcenmanager freigegebenen Einsatz. Dabei wird ersichtlich, dass sich der Zeitraum für den geplanten Einsatz verändert hat und auch die maximalen Einheiten statt 100% nur 50% betragen.

Ressourceneinsatz18

Alternativ können Einsätze auch bereits im Vorfeld durch die Ressourcenmanager erstellt werden. Dieser navigiert dazu in das Ressourcencenter, wählt die Ressource (oder mehrere) für die er einen Einsatz erstellen möchte und wählt den Menüpunkt „Ressourcenanforderungen“.

Ressourceneinsatz19

Anschließend kann über das Menüband ein neuer Einsatz hinzugefügt werden:

Ressourceneinsatz20

In der daraufhin erscheinenden Eingabemaske können schließlich die Ressource (bei Mehrfachauswahl von Ressourcen kann hier eine Ressource aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden), das entsprechende Projekt und der Einsatz festgelegt werden.

Nach der Bestätigung des Einsatzes mittels „Annehmen“, taucht nun unser erstellter Ressourceneinsatz in der Liste der Ressourcenanforderungen auf:

Ressourceneinsatz21
Ressourceneinsatz22

Anmerkung: Die Einstellung der Rolle des Ressourcenmanagers erfolgt über das Berechtigungskonzept in den PWA-Einstellungen. Dort finden wir eine neue Kategorieberechtigung mit der Bezeichnung „Ressourcenverhandlungen verwalten“.

Ressourceneinsatz23
Sie möchten noch mehr zu den Funktionen von Microsoft Project Online bzw. Project 2016 und Ressourcengenehmigungen erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten sind wir Ihr Partner für das Beherrschen des technologischen Fortschritts.


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Pressemeldung: Aus Grobman & Schwarz wird arksolutions

Aus Grobman & Schwarz wird arksolutions

Die Grobman & Schwarz GmbH firmiert zukünftig als arksolutions GmbH.

Bereits vor über einem Jahr hat die Gesellschaft eine umfassende Analyse und Überarbeitung ihres Dienstleistungsangebots gestartet. Heute steht das Unternehmen für ein nachhaltiges Lösungsangebot für Projekt- und Prozessmanagement mit Microsoft Technologien. Eine hohe Umsetzungsqualität wird durch leidenschaftliche Mitarbeiter mit viel IT-Kompetenz und Verlässlichkeit sichergestellt. Um den Veränderungen Rechnung zu tragen, wurde nun der Markenauftritt der Gesellschaft neu entwickelt – zum 01.05.19 wurde aus der Grobman & Schwarz GmbH die arksolutions GmbH.

Der neue Auftritt ist gleichzeitig der Anspruch und die Selbstverpflichtung, Lösungen im Bereich Projekt- und Prozessmanagement mit Microsoft Technologien wie MS Project, SharePoint und Office 365 auf einem weiterhin hohen Qualitätsniveau anzubieten. Das Unternehmen will für seine Kunden jederzeit einen Schritt voraus sein und ihnen vollumfassend zur Seite stehen. Daher wurde nicht nur der Markenauftritt weiterentwickelt, sondern die gesamte Gesellschaft im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses neu aufgestellt.

Als Ansprechpartner für Projekt- und Prozessmanagement liefert das Unternehmen Antworten, insbesondere auf die folgenden Fragen seiner Kunden:

  • Wie werden interne Prozesse vernünftig digitalisiert?
  • Wie kann die Effizienz weiter erhöht werden?
  • Wie kann die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter gesteigert werden?
  • Wie verbessert man die Wettbewerbsfähigkeit?
  • Welche weiteren Ausbaustufen der bestehenden Systeme gibt es?

„Unser Ziel unter neuem Namen ist es, in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, das Maximum aus dem Projekt- und Prozessmanagement herauszuholen. Insbesondere der Charakter als Lösungsanbieter und unsere moderne, flexible Aufstellung soll durch die neue Marke transportiert werden.“ beschreibt Sebastian Vorgel, Geschäftsführer der Gesellschaft, den Hintergrund der Neuaufstellung.

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Fragen und Antworten zur zukünftigen Strategie von Microsoft Project

Microsoft Project Service

1. Was ist die Vision von Microsoft bezüglich Project?

Microsoft’s Vision ist, dass Teams so arbeiten können wie sie es möchten und Führungskräfte die Resultate erhalten welche sie erwarten. Gleichzeitig sollen Unternehmen bessere Ergebnisse durch den gezielten Einsatz von Projekten und Ressourcen, agiles und flexibles Arbeiten und durch eine globale Zusammenarbeit zu erreichen. Das alles soll mit dem intuitiven und verlässlichen Einsatz von Werkzeugen aus der Microsoft Cloud möglich sein.

2. Inwieweit unterscheiden sich die Funktionen des neuen Project Service und Project Online?

Der neue Project Service gibt Microsoft die Möglichkeit zum grundsätzlichen re-design. Microsoft wird Project Online nicht nachbauen, sondern sich darauf konzentrieren die Fähigkeiten der Software so zu gestalten, dass sie sich an den sich ändernden Anforderungen der Arbeitswelt ausrichten.

Generell sollen die folgenden Punkte umgesetzt werden:

  • Den Blick auf das große Ganze erhalten
    Erhalten Sie Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg, bezüglich aller Arbeiten, unabhängig von deren Größe und Komplexität und entlang der gesamten Projektlandschaft von Vorgängen bis zu Portfolios.
  • Arbeiten Sie wie Sie möchten
    Die Zusammenarbeit soll mit den richtigen Methoden und Werkzeugen so ablaufen, dass Ihre Projekttypen und Ihr bevorzugter Arbeitsstil berücksichtigt werden.
  • Starten Sie schnell
    Schnell einsatzbereit zu sein und Arbeiten schnell zu beginnen soll durch einfach zu bedienende Werkzeuge, moderne Weboberflächen und gewohnte Office 365 Apps ermöglicht werden.
  • Modellieren Sie Ihre Prozesse entlang von Funktionen und Systemen
    Integrieren Sie Workflows, Geschäftsprozesse, Vertrieb und Finanzen auf einer Plattform.
  • Fokussieren Sie sich auf das Geschäft, nicht auf die Technologie
    Minimieren Sie Geschäftsrisiken mit einer Cloud Plattform, welche Ihnen hilft alle Anforderungen an Compliance, Sicherheit, Performance und Skalierbarkeit einzuhalten.

Microsoft wird bei der Weiterentwicklung von Project großen Wert auf Kundenfeedback und Nutzerdaten legen, um Funktionen zu erschaffen, welche echte Kundenanforderungen abdecken.

3. Was sind die Vorteile der neuen Plattform?

„Microsoft Common Data Service for Apps“ ist eine erweiterbare Plattform die es Kunden ermöglichen soll flexibel eigene Innovationen zu erschaffen.

Die Plattform liefert die folgenden Vorteile:

  • Entwickeln und benutzen Sie Lösungen für das Web und für mobile Endgeräte mit PowerApps
  • Automatisieren und integrieren Sie Geschäftsprozesse mit Microsoft Flow
  • Nutzen Sie alle Ihre Daten effektiv mit Common Data Service
  • Erhalten Sie mit Power BI Einblicke aus Ihren Daten, unabhängig davon wo die Daten liegen
  • Individualisieren, erweitern und entwickeln Sie alle Apps die Sie benötigen
  • Reibungslose Integration von Dynamics 365, Office 365 und Azure, sowie Konnektoren für über 200 weitere Datenquellen

4. Wie wird der neue Project Service mit Planner, Teams und Office 365 zusammenarbeiten?

Office 365 stellt mächtige Werkzeuge und Dienste zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Inhaltsverwaltung und vielem mehr bereit. „Microsoft Common Data Service for Apps“ ist eine mächtige, erweiterbare Plattform für Geschäftsprozesse und Funktionalitäten. Durch die Entwicklung von Projektmanagementfähigkeiten mit „Common Data Service for Apps“ wird die Leistung der Plattform bestmöglich genutzt und die Integration von Dynamics 365 intensiviert. Gleichzeitig wird die Leistung von Office 365 weiterhin für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung gestellt.

Planner wird auch weiterhin der richtige Einstiegspunkt sein, um Einzelpersonen und Teams das arbeiten mit Aufgaben zu erleichtern. Planner ist kein Teil des neuen Project Service, wird aber in den neuen Service integriert. Mit Planner erstellte Pläne werden auch in Project Home, Roadmap und für das Reporting über alle Arbeiten hinweg verfügbar sein.

Microsoft Teams wird weiterhin der zentrale Knotenpunkt für die Teamarbeit auf der Microsoft Plattform sein. Microsoft wird intensiv an einer tiefen Integration des neuen Project Service mit Microsoft Teams arbeiten.

5. Was muss man machen, um die neuen Fähigkeiten zu erhalten?

Die zukünftigen Fähigkeiten für Projekt-, Programm und Portfoliomanagement werden durch Project Online Professional & Premium Abonnements verfügbar sein. Project Online Professional Abonnements werden weiterhin auf Projektmanager abzielen, während Project Online Premium Abonnements weiterhin auf Programm- und Portfoliomanager ausgerichtet sind. Das bedeutet, dass Abonnenten nichts zusätzliches erwerben müssen, sondern die neuen Fähigkeiten direkt zur Verfügung stehen, sobald sie veröffentlicht werden.

6. Wird der Name Project geändert?

Microsoft Project ist eine bewährte Marke die eine Reihe von Produkten repräsentiert, welche den Kunden von Microsoft wichtig sind: Project Desktop Client (Project Professional), Project Server, Project Online (oder Project Web App (PWA)) und nun der neue Project Service (oder einfach nur Project).

Die Microsoft Project Produktfamilie ist ein wichtiger Teil der Microsoft Plattform und der M365 Lösung. Der neue Project Service wird die zukünftigen Fähigkeiten bündeln, unter anderem:

  • Home
  • Roadmap, die erste Fähigkeit von Portfolio
  • Ein neues, einfach zu benutzendes, web-basiertes Projektmanagement, welches sich vor allem an „Accidental Project Manager“ richtet, also an neue Projektmanager die ohne größere Vorbildung in dieser Rolle gelandet sind
  • Die Verbindung zwischen Project Professional Client und dem neuen Project Service

All diese Fähigkeiten sind oder werden Teil des neuen Project Service, welcher mit der „Microsoft Common Data Service for Apps“ Plattform entwickelt und tief in Office 365 integriert sein wird.

7. Was bedeutet die Ankündigung des neuen Project Service für Project Online?

Als Erstes stellt Microsoft klar, dass die bestehenden Project Online Abonnements weiterhin Bestand haben. Alle Fähigkeiten des neuen Project Service werden über die bestehenden Project Online Abonnements verfügbar sein.

Die Project Web App (PWA) wird weiterhin wichtige Performance- und Sicherheitsupdates erhalten, auf die sich viele Kunden verlassen. Microsoft wird auch zukünftig den vollen Support für die Lösung bereitstellen, so dass weiterhin guten Gewissens in die Plattform investiert werden kann.

Nichtsdestotrotz werden sich die Innovationen zukünftig auf den neuen Project Service konzentrieren. Microsoft wird zusammen mit seinen Partnern dafür sorgen, dass Sie als Kunde vollumfänglich über die Möglichkeiten des neuen Project Service Bescheid wissen. Sobald es für Sie und Ihr Unternehmen Sinn macht umzusteigen, werden wir Sie dabei voller Tatkraft unterstützen. Bis es soweit ist, werden wir weiterhin Ihr Ansprechpartner für das bestehende Project Online sein und bereits ein Auge auf einen zukünftigen Übergang haben.

Wir werden Sie ebenfalls dabei unterstützen, die Machbarkeit einer direkten Migration von Project Online zum neuen Project Service zu evaluieren. Die Machbarkeit wird von den Faktoren Komplexität, Individualisierung und Größe der bisherigen Umgebung, inklusive der Konfiguration, verwendeter Add-Ons, Custom Code und Integrationen abhängen.

8. Gibt es feste Fristen für den Ausstieg aus Project Online?

Zum heutigen Zeitpunkt gibt es kein Datum, an dem die Funktionen von Project Online limitiert werden. Microsoft weiß, dass sich viele auf Project Online verlassen. Daher wird Microsoft die Entscheidung Project Online zu beschneiden sehr sorgfältig treffen und ein großes Augenmerk auf Benutzerfeedback und Nutzungsdaten des neuen Project Service legen. Damit sollen der Geschäftserfolg und die Geschäftskontinuität der Kunden sichergestellt werden. Microsoft wird die Project Community über Veränderungen auf dem Laufenden halten und die Release Roadmap regelmäßig aktualisieren.

Wenn der neue Project Service Ihre Anforderungen erfüllt, ermutigt Microsoft Sie zum erstellen und bearbeiten Ihrer neuen Projekte im neuen Project Service und zum Abschluss der existierenden Projekte in Project Online.

Microsoft wird Schlüsselupdates bezüglich Performance und Sicherheit auch weiterhin für existierende Project Online Umgebungen zur Verfügung stellen.

9. Wir verwenden aktuell bereits Project Online. Sollen wir weiter darauf setzen oder den neuen Project Service verwenden, sobald er verfügbar ist?

Sie können Project Online weiterhin mit gutem Gewissen verwenden, während wir Sie bei der Planung des Übergangs unterstützen. Sie können den Umzug in Angriff nehmen, sobald es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Als Nutzer des bestehenden Project Online werden Sie wissen wollen, wann der neue Project Service bereit ist, die Anforderungen Ihres Unternehmens abzudecken. Sofern Sie den Umstieg mit der Verfügbarkeit für Sie wichtiger Funktionalitäten zusammenlegen, erleichtern Sie Ihren Benutzern die Umstellung. Microsoft wird Sie bei der Evaluierung Ihrer aktuellen Anforderungen unterstützen. Zusammen mit seinen Partnern wird Microsoft dafür Sorge tragen, dass Sie zum richtigen Zeitpunkt bereit sind für die Umstellung.

Wenn Sie bereit sind für den Umstieg, empfiehlt Microsoft eine parallellaufende Umstellung. Bei diesem Ansatz ist keine Datenmigration erforderlich und es wird sichergestellt, dass die Funktionalitäten, welche Sie für den Abschluss Ihrer bestehenden Projekte benötigen, jederzeit zur Verfügung stehen.

Parallellaufender Umstieg – keine Datenmigration:

  • Arbeiten Sie weiter in Project Online an Ihren bestehenden Projekten bis zu deren Abschluss
  • Erstellen und bearbeiten Sie neue Projekte im neuen Project Service, sobald alle von Ihnen benötigten Funktionalitäten zur Verfügung stehen
Sofern ein parallellaufender Umstieg für Sie nicht umsetzbar ist, gibt es noch weitere Optionen:

  • Verwenden Sie das Migrationstool von Microsoft, sobald es verfügbar ist
    Gerne unterstützen wir Sie bei der Evaluierung des Migrationstools. Das Tool wird am besten in standardnahen Installationen funktionieren und der sinnvolle Einsatz wird von der Größe, Komplexität, Einsatz von Custom Code und speziellen Konfigurationen Ihrer bestehenden Umgebung abhängen.
  • Für komplexere Umgebungen stehen Ihnen die zertifizierten Microsoft Partner zur Seite, um Sie hinsichtlich der besten Migrationsweise zu beraten und Ihre Projektumgebung sicher in den neuen Project Service zu überführen.

10. Wie unterstützt Microsoft den Umstieg?

Microsoft geht davon aus, dass der parallellaufende Umstieg für viele Kunden durchführbar sein wird und damit die Notwendigkeit einer Migration eliminiert wird. Für die Fälle, in denen dieser Ansatz nicht möglich sein wird, wird Microsoft Migrationstools zur Verfügung stellen. Hierbei wird die Umsetzbarkeit von den Faktoren Komplexität, Individualisierung und der Größe der bisherigen Umgebung, inklusive der Konfiguration, verwendeter Add-Ons, Custom Code und Integrationen abhängen. Sofern Ihre Umgebung komplexer ist, wird Sie Microsoft zusammen mit seinen Partnern beraten, welcher Weg für den Umstieg der sinnvollste ist.

Microsoft peilt das erste Halbjahr 2019 an, um weitere Details zum Umstieg zu veröffentlichen, sobald das erste Release des neuen Project Service allgemein verfügbar ist.

11. Wie sieht die Zukunft des Project Server aus?

Microsoft weiß, dass viele Kunden Project Server verwenden und viele davon Project Server auch für bestimmte Benutzer und Regionen weiterhin nutzen müssen, auf Grund von Compliance oder anderer Anforderungen.

Die Mehrheit der Verbesserungen, welche hinsichtlich Performance und Sicherheit von Project Online und Project Professional Client gemacht werden, werden auch in Project Server aufgenommen. Es kann einige Fälle geben, bei denen neue Performance- oder Sicherheitsupdates auf Grund der Spezifika von Project Online nicht zur Verfügung gestellt werden können. In diesen Fällen werden die Verbesserungen nicht in Project Server aufgenommen. Darüber hinaus wird der Zeitpunkt, zu welchem die Verbesserungen veröffentlicht werden, davon abhängen, in welcher Version von Project Server sie jeweils aufgenommen werden.

12. Warum verlässt Microsoft die SharePoint Plattform?

Die SharePoint Plattform wird nicht per se verlassen. Office 365 stellt mächtige Werkzeuge und Dienste zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Inhaltsverwaltung und vielem mehr bereit. „Microsoft Common Data Service for Apps“ ist eine mächtige, erweiterbare Plattform für Geschäftsprozesse und Funktionalitäten. Durch die Entwicklung von Projektmanagementfähigkeiten mit „Common Data Service for Apps“ wird die Leistung der Plattform bestmöglich genutzt und die Integration von Dynamics 365 intensiviert. Gleichzeitig wird die Leistung von Office 365 weiterhin für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung gestellt.

13. Wird der neue Project Service auch in der „Government Community Cloud (GCC)” angeboten?

Ja, Microsoft wird den neuen Project Service auch innerhalb der GCC anbieten. Ihr Microsoft Ansprechpartner beantwortet Ihnen gerne alle Fragen hierzu.

Mehr dazu erfahren direkt bei Microsoft.

Sie möchten noch mehr zu den neuen Funktionen von Microsoft Project erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten sind wir Ihr Partner für das Beherrschen des technologischen Fortschritts.


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