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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Im letzten Blogbeitrag wurden Ihnen die Grundfunktionen von Microsoft Teams erläutert und mit Beispielen verdeutlicht. Besonders die wichtigsten Vorteile wurden beleuchtet.

Wir setzen diese Blogreihe fort.
Denn MS Teams ist ein funktional mächtiges Werkzeug, welches aktuell, von immer mehr Unternehmen und deren Mitarbeitenden eingesetzt wird.

In dem folgenden Beitrag erfahren Sie gezielt fünf Tipps, wie Sie, und auch Ihre Kollegen, die Benachrichtigungseinstellungen ideal setzen und die Kommunikation innerhalb der Kanäle strukturiert gestalten können. Somit verpassen Sie keine Nachrichten und verlieren auch nicht den Überblick.

 Tipp 1: Benachrichtigen einstellen

Da Microsoft Teams viele verschiedene Funktionen hat, gibt es auch verschiedene Benachrichtigungen (Chat, Meetings, Erwähnungen, Bots). Standardmäßig sind viele dieser Benachrichtigungen auf E-Mail und Banner eingestellt, doch was heißt das und ist das sinnvoll?
Wie im letzten Beitrag erwähnt, sollten E-Mails (Outlook) nur noch für die externe Kommunikation verwendet werden, um eine parallele Kommunikation zu verhindern. Somit ist es auch nicht sinnvoll die meisten Benachrichtigungen auf E-Mail einzustellen. Sinnvoll wäre es nur bei seltenen, jedoch wichtigen Aktionen, wie z. B. „Änderung der Teammitgliedschaft“. Zusätzlich können Sie einstellen, wie oft Sie über nicht gelesene Aktivitäten per Mail informiert werden. Im unteren Bild sehen Sie ein Beispiel für eine Banner-Benachrichtigung.

Falls Sie auf auf die Verfügbarkeit von Teammitgliedern warten, können Sie die Benachrichtigungen für deren Status aktivieren. (Unter Einstellungen-Datenschutz-Prioritäten festlegen)

Tipp 2: Kanalbenachrichtigungen aktivieren

Sie nutzen gerade schon MS Teams, sind in mehreren Kanälen Mitglied, aber Sie bekommen keine Benachrichtigung, obwohl Sie alle Benachrichtigungen aktiviert haben?
Die Lösung: Ihre Kanalbenachrichtigungen sind wohl ausgeschaltet. Klicken Sie einfach in den Kanal und finden aktivieren Sie rechts oben (drei Punkte) die Benachrichtigungen. Teilen Sie diese Info auch Ihren Kollegen mit, nur so erreichen Sie auch wirklich jede(n) und Nachrichten gehen nicht verloren.

Tipp 3: Benachrichtigungen für Meetings anpassen

Folgende Situation kennen Sie sicher auch:
Sie sind in einem Meeting und ständig bekommen Sie neue Benachrichtigungen. Schlimmer noch: Sie teilen Ihren Bildschirm und alle können die Nachricht, z. B. vom Kollegen über sein Wochenende, lesen. Damit das nicht mehr passiert und Sie aber trotzdem nicht sehr wichtige Nachrichten verpassen, haben Sie die Möglichkeit bei Teams die Benachrichtigungen zu individualisieren. Per Status während der Besprechung oder auch sonst können Sie die Benachrichtigungen abstellen. Klicken Sie hierfür einfach auf Ihr Benutzerbild oben links und wählen Sie den gewünschten Status.

Unter Einstellungen – Datenschutz können Sie die Prioritäten festlegen und somit einzelne Personen aufführen, über deren Nachricht Sie trotz des Modus „Nicht Stören“ aktiviert werden.

Tipp 4: Strukturierte Kommunikation

Microsoft Teams kann vieles, wenn man es richtig einsetzt. Es erleichtert z. B. die Übersichtlichkeit innerhalb der Chats. Dafür gibt es jedoch ein paar Regeln. Hält man sich nicht an diese, könnte es genauso gut eine Chat-Gruppe – wie im privaten Umfeld- für die Kommunikation im Team geben.

Die wichtigste Regel ist dabei eindeutig die Nutzung der „Antwort“-Funktion. Mit dieser kann man gezielt unter Beiträgen antworten und somit übersichtlich die Beiträge verfolgen. Bei Öffnung der Registerkarte „Beiträge“ sehen Sie somit nicht lauter Einzelantworten, sondern gruppierte Kommunikation, die Sie nach Bedarf ausklappen können.

So behält jeder im Team den Überblick und auch Neue finden sich schnell zurecht.

Zu empfehlen ist es eine Art „Spaß-Kanal“ einzurichten, in welchem Gruppenchats mit GIFs usw. wie in WhatsApp gelebt werden können.

Als Teamowner können Sie natürlich die Nutzung von Emojis und GIFs einstellen. Folgen Sie hierfür der Beitragsreihe, den Tipps gibt’s noch diesen Monat.

Tipp 5: Nachrichteneditor verwenden

Wie bereits sehr häufig erwähnt, gibt es bei Microsoft Teams allerhand sinnvolle Erweiterungen des gewohnten Chats. Hierfür gibt es auch einen Editor für die Nachrichten. Sobald Sie sich in der Registerkarte „Beiträge“ befinden, egal ob im privaten Chat oder im Kanal, können Sie auf das „A“ mit dem Pinsel unten links (unterhalb der Nachrichtenzeile) klicken. Damit öffnet sich der Editor und Sie können verschiedenste Dinge anpassen:

  • Schriftstil
  • Betreff
  • An wen geht die Nachricht
  • Aufzählungen
  • Link
  • Zitate
  • Einrückungen
  • Tabelle
  • Wichtigkeit

Somit gestalten Sie Ihre Nachrichten ähnlich wie in Word oder Outlook.

Editor

In unserem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Teams, mittels Integration von Apps und Bots, noch individueller nutzen und somit Ihre Arbeit in Teams für Sie optimal und effektiv gestalten können.

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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

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Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

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5 Tipps fürs Homeoffice

Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice – Situation einen starken Zuwachs an Nutzern. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gezielt die Vorteile von MS Teams vorstellen und Ihnen Tipps für die richtige Nutzung geben.

Das Organisationstool Teams von Microsoft ist nun schon über drei Jahre auf dem Markt. Es ist laut Umfragen das viert beliebteste Tool im Office 365 Paket und es wird weltweit von über 500.000 Unternehmen genutzt. Doch was macht dieses Produkt so besonders? Auf den ersten Blick wirkt es doch eher wie ein Kommunikationsplattform, doch dahinter steckt viel mehr.

In einem letzten Blogbeitrag stand der Modern Workplace im Vordergrund und damit auch die Anpassung an die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Mobiles Arbeiten (Homeoffice) und automatisierte Prozesse, werden Ihnen als Leser bestimmt aktuell mit als Erstes einfallen.

Microsoft Teams ebnet den Weg für genau diese Bedürfnisse. Denn bei diesem Tool handelt es sich nicht um ein Rebranding von Skype for Business, dieses Tool bietet die Möglichkeit alle Produkte aus der Office365-Welt zu vereinen und an einem zentralen Ort zu bedienen. Zusätzlich werden auch Konnektoren und Oberflächen von Drittanbietern bereitgestellt.

Zum besseren Verständnis, hier ein praxisbezogenes Beispiel:

Nehmen wir an Sie sind Projektleiter in einem Unternehmen und arbeiten aktuell mit Project Online. Sie schreiben mehrmals in der Woche Mails an Ihre Projektmitarbeiter und beten um Statusrückmeldungen. Falls ein Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie das Team und die Vertretung selbst benachrichtigen. Im Allgemeinen fehlt Ihren Mitarbeitern der Überblick über den Projektfortschritt und die Aufgabenverteilung im Team.

MS Teams löst hierbei all Ihre Probleme: Project Online wird hier simpel im einer Registerkarte neben dem Kommunikationskanal dargestellt. Zusätzlich können sie MS Planner einbinden und einfach die Aufgaben zuweisen. Ihre Mitarbeiter sehen somit nicht nur den Projektfortschritt in der Registerkarte „Project Online“, sondern können Aufgaben auch agil durchführen und mit Ihren Kollegen schnell und effizient über den Channel kommunizieren. Zudem lassen sich alle projektbezogenen Dateien in Ihrem Team ablegen, falls Sie möchten können Sie das Wissensmanagement mit einem eigenen Wiki erweitern. Zudem lassen sich Videokonferenzen und Anrufe mit diesem Tool steuern. Ein weiterer Vorteil der Möglichkeit ist, dass Sie Ihren Bildschirm teilen können und ggf. auch die Steuerung übergeben können. Auch Gesprächsnotizen zu diesen Konferenzen lassen sich in Teams abbilden und für alle zur Verfügung stellen.

Tipps für einen einfachen und effizienten Umgang mit MS Teams

Jedoch brauchen Sie klare Regeln in Ihrem Team und vor allem in Ihrer Organisation wie dieses mächtige Tool einzusetzen ist. Zu viele einzelne Teams und zu viele Kanäle sind für Sie und für Ihre Mitarbeiter verwirrend. Doch wie entscheidet man über die Anzahl und die Nutzung? Ganz klar über eine definierte Guideline.

Tipp 1: Verminderung der Kommunikation via E-Mails

Sobald man MS Teams einführt, sollte man all seine Mitarbeiter verpflichten dieses Programm zu nutzen. Ansonsten entstehen Parallelwelten durch die gleichzeitige Nutzung von z. B. Outlook, Wissen geht verloren und Prozesse laufen ineffizient ab.

Natürlich kann man einen eingeschweißten Outlook-Nutzer nicht von heute auf morgen zum Teams-Liebhaber bringen. -Zudem soll Outlook auch nicht ersetzt werden, denn es eignet sich immer noch bestens für den Schriftverkehr mit Externen.- Doch durch gezielte Anwenderschulungen und die Aufweisung von Vorteilen für den einzelnen Mitarbeitenden, können Verweigerungen und Schwierigkeiten in diesem Change-Prozess vermindert oder sogar umgangen werden.

Tipp 2: Durchdachtes Dateienmanagement

Pro Channel in einem Team erstellt sich eine eigene Registerkarte für die Dateien, so verliert man nicht den Überblick, wo man z. B. Angebotsvorlagen findet. Es sollten einheitlich alle Dateien, in jedem Team im „Allgemein“-Channel abgelegt werden. Dieser Channel generiert sich automatisch, sobald das Team erstellt wurde. Ratsam ist es eine einheitliche Ordnerstruktur anzulegen.

Tipp 3: Überschaubare Anzahl an Teams und Channels

Zudem ist es von Vorteil abgeschlossene Projekte zu archivieren. Teams-Administratoren haben die Berechtigung hierfür. Kleine und kurzfristige interne Projekte sollten nur als Channel im Hauptteam eingebettet werden und nach Fertigstellung gelöscht werden. Somit vermeidet man „Datenleichen“ in der User-Ansicht und auch neue Mitglieder finden sich schneller zurecht.

Tipp 4: Übersichtliche Kommunikation

Damit Ihre Kommunikation übersichtlich bleibt, empfiehlt sich die Option „Antworten“ zu nutzen. Dadurch werden themenbezogene Diskussionen zusammengefasst und die Anwender finden sich auch nach vielen Nachrichten noch zu Recht.

Tipp 5: Smarte Integration von Apps

Zuletzt empfiehlt sich häufig genutzte Apps, wie z. B. MS Planner, an der linken Seite des Tools dauerhaft einzubetten. Durch das „Apps“ -Feld im unteren linken Bereich lassen sich mehr als 100 verschiedene Applikationen von Microsoft oder Trittanbietern zur individuellen Benutzeroberfläche hinzufügen. Somit sparen Sie sich den Besuch der Web-App oder das Öffnen einer weiteren Desktopapplikation.

Abschließend stellt sich Ihnen sicher noch die Frage, warum Sie nun genau dieses Kollaborationstool nutzen sollten, wenn es doch auch weitere Anbieter gibt. Die einfachste Antwort ist hierbei, dass die meisten Unternehmen mit den wohl bekanntesten Microsoft Tools, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook arbeiten. Durch die Anpassung, an die bereits vom User verwendeten und bekannten Prozesse von Microsoft, vermeiden Sie nicht nur Systembrüche, sondern erhöhen auch die Akzeptanz des neuen Tools und damit seinen Erfolg. Zudem bietet MS Tools im Gegensatz zu seiner Konkurrenz die Option mit den oben beschriebenen Einbindungen von z. B. Project, Planner oder PowerBI. Des Weiteren wird Ihr Outlook Kalender mit Teams synchronisiert und Ihre Teams Kontakte können bei der Meeting-Planung darauf Rücksicht nehmen.

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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

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5 Tipps fürs Homeoffice

5 Tipps fürs Homeoffice

Ganz Europa hält den Atem an. Fast alle, nicht systemkritischen, Arbeitnehmer sind nun im Homeoffice. Auch wenn viele Tools für diese Art des Arbeitens längst auf dem Markt sind, ist es für viele doch das erste Mal.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen Tipps und Tricks zeigen, wie Sie das Homeoffice am besten für sich und vor allem für Ihr gesamtes Team nutzen.

Tipp 1: Vorbereitung ist alles

Es ist hilfreich den Arbeitstag zuhause genau so zu beginnen, wie sonst. Halten Sie hierbei also die gleichen Routinen / Abläufe ein (z. B. Duschen, Frühstück, anziehen und gleiche Startzeit) bei. Besonders ratsam ist es, sich auch für den Homeoffice-Tag „schick“ zu machen und nicht in Jogginghose mit dem Laptop auf der Couch arbeiten. So behalten Sie das Gefühl Ihres täglichen Arbeitsablaufs aufrecht.

Schaffen Sie sich auch zu Hause einen Platz für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Ein Ort an dem Sie ungestört Ihrer Tätigkeit nachgehen können und nicht ständig unterbrochen werden. Bereiten Sie sich gezielt auf den Tag vor und legen Sie fest, was Sie heute erledigen möchten. Denn Sie werden schnell merken, dass sich der Homeoffice-Alltag vom normalen Büroalltag unterscheidet.

Lassen Sie Ihre Kollegen wissen, wann Sie erreichbar sind. Im Büro geht man einfach mal vorbei und tauscht sich aus oder fragt die jeweiligen Gegenüber. Im Homeoffice und besonders aktuell im „deutschlandweiten“ Homeoffice, sitzen viele Menschen allein vor Ihren Bildschirmen. Tragen Sie also Zeiten in Ihren Kalender ein. Hierbei können Sie z. B. auch MyAnalytics von Microsoft nutzen. Mit diesem Tool werden Ihnen regelmäßig Fokuszeiten eingetragen, um sich gezielt zu konzentrieren und nicht von Meetings oder Nachrichten gestört zu werden.

Tipp 2: Beleben Sie den Homeoffice-Alltag

Wie bereits erwähnt, befinden wir uns aktuell in einer besonderen Lage, da so viele Menschen von zuhause aus arbeiten. Vergessen Sie somit nicht, dass Sie in der Arbeit auch über Privates sprechen oder einen Witz unter Kollegen machen. Die Chatfunktion von Microsoft Teams bietet sich hierbei besonders an. Sie können Ihre Nachrichten mit Emojis und GIFs beleben und somit an den eigentlichen Büroalltag anknüpfen.

Zusätzlich treffen wir von arksolutions uns am Nachmittag für 15 bis 20min in einem virtuellen Pausenraum in Microsoft Teams, um gemeinsam einen Kaffee oder Tee zu trinken und sich auszutauschen, so wie es auch sonst gelebt wird.

Tipp 3: Gönnen Sie sich Pausen

Aufstehen, Laptop an, nebenbei Essen, früher Feierabend – so stellt man sich schnell mal den Homeoffice Tag vor. Dabei vergisst man jedoch, dass es wichtig ist auch Pausen zu machen. Sie verlieren nicht nur die Achtsamkeit beim Essen, sondern bestimmt auch Energie. Nutzen Sie es, dass Sie von zu Hause aus arbeiten und gehen Sie mittags eine Runde Spazieren, so bekommen Sie den Kopf frei und können mit mehr Kreativität und Motivation wieder starten.

Tipp 4: Tauschen Sie sich viel mit Ihrem Team aus

Gerade aktuell ist es wichtig, dass wir optimal von verschiedenen Orten zusammen arbeiten. Um Informationsverlusten vorzubeugen, empfiehlt sich ein tägliches Meeting. Das sollte nicht lange sein, aber so, dass jeder auf dem neusten Stand ist. Wenn Sie sonst stark mit einer Person zusammen arbeiten und sich regelmäßig persönlich austauschen, sollte Sie das auch im Homeoffice nicht vergessen. Die Videochatfunktion von MS Teams erlaubt Ihnen nicht nur Video und Ton zu teilen, sondern auch den Bildschirm. So können, wie im Meetingraum mit Beamer, alle das Gleiche verfolgen und kommentieren. Da Sie bei einer Videokonferenz mit mehr als fünf Teilnehmern nicht immer sehen, ob jemand etwas sagen will, sollten Sie am besten einen ModeratorIn bestimmen, um gegenseitige Unterbrechungen zu vermeiden. In MS Teams können Sie nebenbei zusätzlich den Chat nutzen. Diese Funktion eignet sich besonders für Emojis zum Austausch von Meinungen, z. B. Handzeichen oder Daumen hoch.

Tipp 5: Halten Sie die Work-Life-Balance im Gleichgewicht

Wenn Sie von zuhause aus arbeiten, verschwimmen oft die Grenzen zwischen beruflichem und privatem. Der Arbeitsplatz ist plötzlich mitten im Wohnzimmer, das Wohnzimmer ist plötzlich zum Arbeitsplatz geworden. Um auch nach der Arbeit abzuschalten und nicht weiterhin über offene Tätigkeiten nachzudenken, ist es ratsam, am Ende des Arbeitstages zu rekapitulieren, was Sie heute alles geschafft haben. So fühlt sich der Tag oder aktuell die Woche im Homeoffice gleich viel produktiver an. Sie können sich diese Gedanken auch notieren oder wenn bereits aus Tipp 1 vorhanden, Ihre abgehakte To-Do-List vor Augen halten. Bevor Sie in den Feierabend starten, ist es auch wichtig, sich von allen offenen Aufgaben zu distanzieren und diese gezielt mit Prioritäten für den nächsten Tag aufzuschreiben.

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Methoden: Agiles Projektmanagement

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Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich der Projektziele gegeben ist. Seitens des Auftraggebers ist eine hohe Mitwirkung an der Erstellung des Gewerks bzw. der Definition der Anforderungen erforderlich. Bezeichnend für das agile Projektmanagement ist die Konzentration auf die Akzeptanz der Anwender und das zu liefernde Werk. Auf der anderen Seite werden geschäftliche Anforderungen, wie beispielsweise Kostentreue, Termintreue und spezifizierte Anforderungen bei der initialen Planung weniger berücksichtigt.

Wie bei vielen anderen Projektmanagement-Methoden gibt es keine einheitliche Definition von agilem Projektmanagement. In der Regel wird der Begriff „Agiles Projektmanagement“ als Oberbegriff für verschiedene Methoden bei der Software-Entwicklung verwendet (beispielsweise Scrum oder Extreme Programming).

Das Adjektiv „agil“ soll die Flexibilität und Dynamik der Projektsteuerung zum Ausdruck bringen, welche das schnelle Reagieren bei Änderungsanträgen im Bezug auf den Leistungsumfang ermöglicht. Somit hebt der Begriff die Vorteile der geringen Führungs- und Planungsintensität zugunsten hoher Anpassungsfähigkeit und schneller Umsetzung hervor.

Agiles Manifest

Das 2001 veröffentlichte Agile Manifest wird als primäre Referenz für das Agile Projektmanagement angesehen und umfasst die folgenden Quintessenzen:

  • Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge (Individuals and interactions over processes and tools)
  • Arbeitssoftware über umfassende Dokumentation (Working software over comprehensive documentation)
  • Kundenkooperation über Vertragsverhandlungen (Customer collaboration over contract negotiation)
  • Reagieren auf Änderungen über dem Plan folgen (Responding to change over following a plan)

Herausforderungen und Gründe des Agilen Projektmanagements

Die herkömmliche Projektplanung stellte sich in Verbindung mit Software-Projekten als zu starr und träge dar, was die Konzipierung neuer Rahmenbedingungen erforderlich gemacht hat. Folgende Herausforderungen und Aspekte sprechen für die Agile Projektplanung:

  • Die hohe Innovationsgeschwindigkeit im IT-Bereich (insbesondere in der Software Entwicklung) erfordert schnelle Produktzyklen.
  • Auftraggeber sind oftmals nicht in der Lage eigene Anforderungen zu definieren, sondern benötigen eine Präsentation von Möglichkeiten. Da die Anforderungen zu Beginn eines Projektes nicht vollends klar sind, ist ein schnelles Reagieren auf Änderungen erforderlich.
  • Zu Beginn eines Software-Projektes ist eine Prognose bezüglich Aufwänden und Dauern schwierig. Dies hängt damit zusammen, dass die Softwareentwicklung ein höchst innovativer Prozess ist.

Iteratives Vorgehen

Die Maxime aller agilen Projektmanagement Methoden ist die Planung und das Arbeiten in iterativen Zyklen. Hierbei wird in der Regel pro Iterationszyklus ein vorläufiges Ergebnis vorgestellt, woraufhin eine Teilabnahme bzw. Änderungsanträge seitens des Auftraggebers erfolgen. Die finale Spezifikation des Werks entsteht dadurch erst im Laufe des Projektes.

Mittlerweile fließen immer mehr traditionelle Aspekte und Methoden des klassischen Projektmanagements, wie beispielsweise Risiko- und Problemmanagement in die agile Projektplanung ein, sodass die Abgrenzung zwischen beiden Methoden immer mehr verschwimmt.

Beispielhaftes Iterationsmodell:

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Methoden: Agiles Projektmanagement

MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang verteilen können. Üblicherweise haben Sie in Ihrem Projekt Kosten, die unterschiedliche Zahlungsziele haben. Für die Darstellung einer aussagekräftigen Cashflow Übersicht benötigen Sie eine präzise Übersicht der Fälligkeit Ihrer Projektkosten. Eine anteilige Darstellung ist hierfür nicht zielführend.

Um dieses Ziel zu erreichen, können in MS Project sogenannte Kostenressourcen verwendet werden.

Gängige Standardoptionen für Kosten-Ressourcen in MS Project sind die anteilige Fälligkeit, die Fälligkeit zum Beginn des Vorgangs und die Fälligkeit zum Ende des Vorgangs.

In den nächsten Schritten zeige ich Ihnen, wie Sie die Kosten einer Kostenressource manuell über einen Vorgang verteilen können.

Erstellen und Verwalten der Kostenressourcen

Um eine Kostenressource anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Ansicht „Ressource: Tabelle“
  2. Geben Sie in der Tabelle den/die Ressourcenname/n ein
  3. Wählen Sie in der Spalte „Art“ den Wert „Kosten“
  4. In der Spalte „Fällig“ wählen Sie „Anteilig“

Bei variablen Kosten werden keine Standardsätze angegeben. Die Tatsächliche Höhe der Kosten wird pro Vorgang festgelegt (Beispiel: Reisekosten für Vorgang1 = 250€, für Vorgang2 = 150€).

Zuweisung von Kosten-Ressourcen zu Vorgängen

Für die manuelle Verteilung der variablen Kosten eignet sich die Ansicht „Vorgang: Einsatz“. An dieser Ansicht müssen für die exakte Planung der variablen Kosten folgende Anpassungen vorgenommen werden:

  1. In der Tabelle: fügen Sie die Spalte „Kosten“ ein
  2. Im Zeitstrahl: fügen Sie hier ebenfalls die „Kosten“ ein und blenden Sie ggf. die Arbeit aus
  3. Bei Bedarf können Sie den Zoom-Faktor so anpassen, dass die Zeitskala den gewünschten Zeitraum anzeigt

Im nächsten Schritt weisen wir einem Vorgang Kosten-Ressourcen zu:

  1. Klicken Sie doppelt auf den jeweiligen Vorgangsnamen und wechseln Sie zum Reiter „Ressourcen“, um dem Vorgang Kosten-Ressourcen zuzuweisen.
  2. Anschließend legen Sie in der selben Maske die Kosten fest, die pro Kosten-Ressource bei diesem Vorgang anfallen.

Die Kosten verteilen sich nun gleichmäßig über den Zeitraum des Vorgangs:

Manuelle Verteilung der Kosten

Da wir in diesem Fall genau das vermeiden möchten, gehen wir ein wenig anders vor. Wir geben die Kosten also nicht als Gesamtsumme für den Vorgang an, sondern verteilen die Kosten manuell über die jeweiligen Tage bzw. Monate. Die Eingabe erfolgt in der Zeitphasentabelle auf der rechten Seite. Zu Beachten ist dabei noch, dass die Kosten innerhalb der Dauer des jeweiligen Vorgangs bleiben.

In der Tabelle auf der linken Seite können Sie anschließend die Gesamtsumme kontrollieren.

Mit Hilfe der Informationen in diesem Blog-Beitrag, sind Sie nun in der Lage Kostenressourcen anzulegen, auf Vorgangsebene zuzuweisen und über die Dauer des Vorgangs manuell zu verteilen.

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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen

Projektdateien

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie man in MS Project 2013 mithilfe von Meilensteinen wichtige und grundlegende Ereignisse kennzeichnen kann. So kann der Projektfortschritt besser überwacht und reportet werden.

Meilensteine kennzeichnen einen Projektstatus, welcher ein Datum, aber in der Regel keine Dauer hat.

Um Meilensteine in Microsoft Project 2013 zu erzeugen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

-> ANSICHT -> Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) -> einen neuen Vorgang einfügen -> in der Spalte „Vorgangsname“ eine Bezeichnung für den Meilenstein eintragen und in der Spalte „Dauer“ den Wert Null eingeben

In MS Project ist es auf die folgende Weise auch möglich, einen vorhandenen Vorgang, dessen Dauer größer als 0 ist, als Meilenstein zu definieren:

-> Doppelklick auf den Namen des Vorgangs, der als Meilenstein festgelegt werden soll -> im Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“ den Register „Erweitert“ auswählen -> das Kontrollfeld „Vorgang als Meilenstein darstellen“ aktivieren ->  mit OK bestätigen

Der entsprechende Vorgang wird in Project wie gewohnt im Balkendiagramm als Meilenstein (also ohne Balken) dargestellt. Das Meilensteinsymbol (eine Raute) wird am Endtermin des Vorgangs angezeigt.

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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Vorgangsarten

Die drei Vorgangsarten in MS Project sind:

  • Feste Dauer
  • Feste Einheiten
  • Feste Arbeit
Vorgangsarten Terminplanung(1)

Dauer: Ist die Zeitliche Intervall zwischen Anfang und Ende des Vorgangs. Microsoft Project berechnet die Dauer des Vorgangs auf der Basis der Arbeit, und die Menge der zugewiesenen Ressourceneinheiten.

Arbeit: Ist der Aufwand gemessen in Zeiteinheiten (z.B. Wochen, Stunden Tage), die von einer Ressource erforderlich ist, um den Vorgang in einer bestimmten Dauer zu erledigen.

Einheit: Zeigt wie viel Aufwand eine Ressource relativ zur Dauer auf einen Vorgang leisten soll. Ressourcenzuordnungseinheiten in MS Project sind entweder in Prozent oder Dezimalstellen ausgedrückt.

Man kann die Vorgangsarten entweder in der Spalte „Art“ oder Über das „-Informationen zum Vorgang“ Feld per Vorgang ändern.

Vorgangsarten (2)

MS Project verwendet eine Formel, um die anderen Elemente eines Projektplanes je nach Vorgangsart, die festgesetzt wurde, zu berechnen.

Die Formel :    %Einheit  = Arbeit ÷ Dauer

Zum Beispiel. Wenn eine Ressource einen Vorgang mit Arbeit von 5Tagen in 10Tagen erledigen muss. Die Einheit

%Einheit = 5t ÷ 10t   d.h. 50%.

Ein Projektmanager kann nur zwei der Vorgangsarten beeinflussen und die dritte wird von MS Project neu berechnet.

Sobald eine Ressource zugeordnet ist, werden die Elemente nach der Formel neu berechnet.

Die Standard- Einstellung in MS -Projekt ist „Feste Einheit“.

Leistungsgesteuerte Planung

Leistungsgesteuert  bedeutet, dass die Dauer des Vorgangs von  Project verlängert oder verkürzt wird, wenn man zugewiesene Ressourcen eines Vorgangs entfernt oder hinzufügt.

Die Terminplanung-Einstellung hält die Menge der Arbeit konstant, wenn zugewiesenen Ressourceneinheiten geändert wurde, damit die Dauer geschätzt ist.

Hinweis: Wenn die Arbeit festgelegt ist, dann wird leistungsgesteuert automatisch aktiviert.

Ein typisches Beispiel ist das Streichen eines Bürogebäudes:

Zwei Mahler brauchen 5 Tagen, um ein Gebäude  zu streichen, dann fragt man sich, ob vier Maler die Arbeit in 2,5 Tagen erledigen können. In diesem Szenario ist die Festsetzung der Arbeit und das Hinzufügen von mehreren Ressourcen die ideale Option.

Um den Aufwand gesteuerte Einstellung eines Vorgangs anzuzeigen, öffnet man das „Informationen zum Vorgang“ und in der Registerkarte „Erweitert“ enthält die Informationen darüber, wie ein Vorgang geplant ist , einschließlich der leistungsgesteuerten Einstellung.

Beispiel: Zuerst fügt man zwei spalten „Art “ und „Arbeit “ mit Werten ein.

Vorgangsarten (3)
  1.  Danach gibt man sowohl die Ressourcennamen Vorgangsarten (4) als auch die Art„Feste Arbeit „ ein.
Vorgangsarten (5)

Im Feld „Informationen zum Vorgang“ sieht man, dass die Funktion „Leistungsgesteuert“ automatisch ausgewählt ist.

Information zum Vorhang (6)

Zum Schluss ordnet man mehrere Ressourcen zu Vorgang 2 zu.

Man bekommt das folgende Ergebnis:

Vorgangsarten (7)

MS Project bietet nun mehrere Möglichkeiten an. Wenn die erste Option gewählt wurde, dann hat man das gewünschte Ergebnis:

Die Arbeit bleibt konstant und die Dauer wird reduziert, da mehrere Ressourcen zugewiesen sind.

Vorgangsarten (8)
Projektplan mit MS Project (10)
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Zeitskala und Gantt-Ansicht in MS Project 2013 anpassen

Gantt-Ansicht

In MS Project 2013 kann die Zeitskala in der Balkendiagramm – Ansicht auf zwei Arten angepasst werden. Zum einen kann mit einem Rechtsklick auf die Zeitskala oder in das Diagramm die Einstellung der Zeitskala geändert werden. Da die Änderung der Zeitskala relativ aufwändig ist, und bei Benutzung der Zoom-Funktion die entsprechenden Einstellungen wieder verloren gehen können, gibt es die Möglichkeit auch über das Menüband die Ansicht einzustellen.

Bei einem langen Projektplan kann zuerst über das Menüband – Ansicht – Gesamtes Projekt das gesamte Projekt in der Balkendiagrammansicht angezeigt werden. Auch wenn das Projekt nicht vollständig dargestellt werden kann, so kann jedoch einfach von oben nach unten mit der Maus gescrollt werden.

Zeitskala und Gantt-Ansicht 1

Sollen nun wieder einzelne Tasks angezeigt werden, kann der entsprechende Vorgang markiert werden und ebenfalls über das Menüband – Ansicht – ausgewählte Vorgänge angezeigt werden. Hierbei ist zu beachten, dass sich die Zeitskala durch den Zoom auf einen einzelnen Vorgang mit verändert.

Zeitskala und Gantt-Ansicht 2

Da die Zeitskala optisch das beste Ergebnis liefert wenn einzelne Wochentage sichtbar sind, kann nach einem Zoom auf einen Vorgang die Zeitskala schnell wieder umgestellt werden. Hierzu wird über das Menüband – Ansicht -Zeitskala im Dropdown der Zeitskala „Tage“ ausgewählt. Mit diesem Schritt kann das umständliche Einstellen der Zeitskala über die Zeitskala Optionen ausgelassen werden und über zwei Klicks schnell eine übersichtliche Ansicht eingestellt werden.

Zeitskala und Gantt-Ansicht in MS Project 2013 anpassen 3
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In 10 Schritten zu einem guten Projektplan mit MS Project

Projektplan

In diesem Artikel wird gezeigt, wie man als Projektleiter das Programm Microsoft Project 2016 sinnvoll in der Praxis einsetzt und mit seiner Unterstützung ein Projekt erfolgreich zum Ziel führt. Ziel dieser Ausführung ist es, einen korrekten, realistischen und übersichtlichen Projektplan aufzubauen. Dieser ermöglicht dem Projektleiter die Projektressourcen, -termine und -kosten richtig zu planen und zu steuern. Darüber hinaus dient er ihm und den Projektmitarbeitern zur Aktualisierung und Steuerung der Rahmentermine. Mit folgender Anleitung wird der Leser Schritt für Schritt an einem Leitfaden durch das Programm Microsoft Project 2016 zu einem wertvollen Projektplan geführt.

Abbilden eines Projekts in Microsoft Project in 10 Schritten

  1. Projektstart über Register „Projekt“ unter Projektinformationen definieren
  2. Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen anlegen
  3. Projektinhalte durch Einrücken von Vorgängen strukturieren
  4. Vorgangsdauer und Meilensteine (Dauer=0) festlegen
  5. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden
  6. Aufwand der Vorgänge festlegen
  7. Ressourcen anlegen und zuweisen
  8. Stichtage für Rahmentermine setzen
  9. Projektsammelvorgang über das Register „Format“ einblenden
  10. Basisplan über das Register „Projekt“ festlegen

 

  1. Projektstart über das Register „Projekt“ unter Projektinformationen definieren

Der erste Schritt, um einen Projektplan in Microsoft Project zu erstellen, sollte immer die Definition des Projektstarts sein. In der Software lässt sich dieser Starttermin über das Register „Projekt“ mit dem Befehl „Projektinformationen“ initial definieren und auch im späteren Verlauf wahlweise wieder abändern. An diesem Projektstarttermin orientieren sich alle neuen Vorgänge.

Projektplan mit MS Project (1)
  1. Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen anlegen

Hat man seinen Projektstart definiert, kann man den nächsten Schritt, die Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen zu definieren, in Angriff nehmen. Man muss sich jedoch bei der Vergabe der Namen genau überlegen, welche  Schritte notwendig sind, um das bekannte Projektziel zu erreichen. Ratsam ist auch, sich bereits eine Vorstellung darüber gemacht zu haben, wer prinzipiell für diese Tätigkeiten in Frage kommt. Bei der Arbeit mit dem Project Server werden später bei der Zeiterfassung der Projektmitarbeiter auch diese Namen in der Rückmeldemaske angezeigt. Um hier evtl. auftretenden Missverständnissen vorzubeugen, müssen die Aufgaben eindeutig definiert werden. Bei der Vergabe der Vorgangsnamen sollte man eine einheitliche Namenskonvention wählen. Die Namen sollten dabei nicht zu lang  und immer im Präsens geschrieben sein, wie z.B. „Baugrube ausheben“. Die Titel der späteren Meilensteine sollten ebenfalls einheitlich bezeichnet werden, wie z.B. „Baugrube ist ausgehoben“.

Projektplan mit MS Project (2)
  1. Projektinhalte durch Einrücken von Vorgängen strukturieren

Sobald alle Vorgangsnamen definiert sind, muss der Projektinhalt durch Einrücken der Vorgänge strukturiert werden. Durch das Tieferstufen werden sogenannte Sammelvorgänge erzeugt. Sammelvorgänge dienen der Erstellung von Phasen im Projektplan. Diese Phasen sollen das Projekt inhaltlich weiter logisch untergliedern und übersichtlicher gestalten. Gerade bei der Arbeit mit dem Project Server spielen die Sammelvorgänge eine große Rolle, da nach diesen im Reporting gegliedert und gefiltert werden kann. Gibt man den Ressourcen die Möglichkeit, über die Rückmeldemaske bspw. einen neuen Vorgang zu erstellen, so können auch hier die verschiedenen Phasen des Projektes ausgewählt werden, in denen die Vorgänge platziert werden sollen. Im automatischen Planungsmodus hat man dabei den Vorteil, dass sich die Werte der untergeordneten Vorgänge wie Dauer, Arbeit usw. auf Sammelvorgangsebene automatisch kumulieren.

Projektplan mit MS Project (3)
  1. Vorgangsdauer und Meilensteine (Dauer=0) festlegen

Ebenfalls elementar für die Projekterstellung ist die Festlegung der Vorgansdauer und der Meilensteine. Die Dauer entspricht den Arbeitstagen, die im Projektkalender als solche definiert sind. Man schätzt somit ein Intervall für eine Tätigkeit ab, in welchem diese verrichtet werden kann. Möchte man für einzelne Vorgänge auch in die arbeitsfreie Zeit planen, empfiehlt es sich, mit fortlaufenden Tagen zu arbeiten. Diese werden mit dem Kürzel „f“ vor der Einheit angegeben, z.B. „5fT“. Gibt man einem Vorgang eine Dauer von 0 Tagen mit, so definiert man diesen als Meilenstein. Meilensteine sind Termine, die extern als Rahmenbedingung vorgegeben oder vom Projektleiter als zu erreichende Termine festlegt werden. Es ist ratsam, jede Phase bzw. jeden Sammelvorgang mit einem Meilenstein abzuschließen. Da auf Meilensteine in der Regel keine Ressourcen verplant werden, sind diese vom Projektleiter selbst auf „abgeschlossen“ zu setzen, damit ist auch erst die darüber liegende Phase zu 100% abgeschlossen.

Projektplan mit MS Project (4)
  1. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden

Sind die Meilensteine im Projektplan definiert und gesetzt, müssen Abhängigkeiten durch Vorgansverknüpfungen abgebildet werden. Mit den Verknüpfungen werden inhaltlich logische Beziehungen dargestellt, die nicht zwangsweise eine chronologische Abfolge haben müssen. Dem Anwender stehen neben einer Ende-Anfang-Beziehung (kurz EA) noch drei weitere Beziehungsarten zur Verfügung (EE, EA, AA). Um Verknüpfungen zwischen mehreren Vorgängen abzubilden, gibt man in die Spalte „Vorgänger“ in der Eingabetabelle bei den betreffenden Vorgängen die Zeilennummer des Vorgängers und dahinter die Art der Verknüpfung, z.B. 3EA ein. Da die EA-Verknüpfung die Standardverknüpfung in Microsoft Project 2010 darstellt, wird nach Bestätigung der Eingabe das Kürzel EA entfernt. Hier reicht es also aus, nur die Zeilennummer des Vorgängers einzugeben. Definiert man keine weiteren Eigenschaften, so schließt der Nachfolger nahtlos an den Vorgänger an. Gerade bei produzierenden Unternehmen ist es häufig der Fall, dass  gewisse Wartezeiten eingehalten werden müssen. Um diese zeitliche Verzögerung im Projektplan zu erfassen, kann man diese hinter dem Kürzel durch Eingabe von zusätzlichen Tagen definieren. Z.B. beginnt der Nachfolger (Zeilennummer 33) erst 3 Tage nach dem Vorgänger (Zeilennummer 32), so gibt man in der Spalte „Vorgänger“ 32EA+3T an. Auch zeitliche Überschneidungen lassen sich analog mit einem „-“ (Minus) abbilden.

Projektplan mit MS Project (5)
  1. Aufwand der Vorgänge festlegen

Als nächstes muss der Aufwand für die Vorgänge geplant werden. In die Spalte „Arbeit“ wird, ähnlich wie in der Spalte „Dauer“, der Aufwand standardmäßig in Stunden eingegeben. Der Projektleiter plant hier in Summe die Arbeitsstunden, die die Ressource auf diesen Vorgang zu leisten hat, um ihn abzuschließen. Microsoft Project verplant anschließend die eingegebene Summe linear auf die eingegebene Dauer. Diese Verteilung findet der Mitarbeiter später in seiner Rückmeldemaske mit der Kennzeichnung „geplant“.

Projektplan mit MS Project (6)
  1. Ressourcen anlegen und zuweisen

Nachdem man den zu erledigenden Aufwand geschätzt hat, müssen die Ressourcen auf die Vorgänge verplant werden. Bevor Ressourcen verplant werden können, müssen diese erst angelegt werden. In Microsoft Project 2010 werden Ressourcen in der Ansicht „Ressource: Tabelle“ im lokalen Ressourcenpool angelegt. Dort lassen sich neben Arbeitsressourcen auch Material- und Kostenressourcen definieren. Gerade bei Mitarbeiterressourcen vom Typ Arbeit müssen neben den „Max. Einheiten“ auch der Stundensatz eingegeben werden. Werden keine Stundensätze eingegeben, so kann diese Ressource später bei der Verplanung keine Kosten erzeugen. Arbeitet man mit dem Project Server, so sind die Ressourcen schon global im Enterprise Ressourcenpool angelegt. Diese müssen dann noch über das Register „Ressource“ und den Befehl „Ressource hinzufügen“ ins Projektteam mitaufgenommen werden, damit sie verplant werden können. Sind diese Schritte erledigt, so findet man die Ressourcen in der Auswahlliste in der Spalte „Ressourcenname“ in der Eingabetabelle. Hier wählt man die betreffende/n Ressource/n aus. Tipp: Es ist für den Projektleiter einfacher und auch in späteren Auswertungen besser zu analysieren, wenn nur eine Mitarbeiterressource pro Vorgang verplant wird. Verplant man mehrere Ressourcen auf einen Vorgang, so kann es passieren, dass nur eine Ressource wirklich arbeitet und somit den Fortschritt liefert. Der Projektleiter bekommt im Project Professional jedoch lediglich den Gesamtfortschritt gemeldet.

Projektplan mit MS Project (7)
  1. Stichtage für Rahmentermine setzen

Der Projektleiter muss nun Rahmentermine in seinem Projektplan abstecken und definieren. Um Vorgänge aber gerade auch um Meilensteine zeitlich zu fixieren, hat man die Möglichkeit, Einschränkungen oder Stichtage zu definieren. Mit Einschränkungen werden Termine hart fixiert und so bei zeitlichen Änderungen nicht verschoben. Bei definierten Stichtagen hingegen bleiben die Vorgänge zeitlich flexibel. Wird ein solcher Stichtag aber gerissen, warnt das System in der Indikatorenspalte. Generell lässt sich hier keine pauschale Empfehlung für eine der beiden Möglichkeiten aussprechen, es sollte ein gesunder Mix aus Einschränkungen, Stichtagen und einer fehlenden zeitlichen Fixierung gewählt werden.

Projektplan mit MS Project (8)
  1. Projektsammelvorgang über das Register „Format“ einblenden

Um das Projekt einmal auf Projektebene zu betrachten, ist es ratsam, sich über das Register „Projekt“ den Projektsammelvorgang einzublenden. Dieser ist durch die Zeilennummer 0 definiert und kann nur hinsichtlich seines Namens bearbeitet werden. Alle anderen Werte sind von der Bearbeitung ausgeschlossen. Der Projektsammelvorgang kumuliert – ähnlich wie Sammelvorgänge – alle Werte auf Projektebene. Hier lässt sich schnell und übersichtlich erkennen, wie lange das Projekt dauert, wann es beginnt und endet, welcher Gesamtaufwand geplant ist, welche Gesamtkosten das Projekt verursacht usw. Der Projektsammelvorgang muss also nicht selbst angelegt werden, sondern lässt sich jederzeit bequem ein- und ausblenden.

Projektplan mit MS Project (9)
  1. Basisplan über das Register „Projekt“ festlegen

Schließlich müssen die Ist-Daten am Ende der Planungsphase fixiert werden. Der nun entstandene Projektplan wird sich im Laufe des Projektes ändern, sei es durch Rückmeldung der Ressourcen oder andere externe Einflüsse, bei denen Termine verschoben werden müssen. Um zu einem späteren Zeitpunkt die ursprünglichen Planungswerte gegen die Ist-Werte gegenrechnen zu können, muss ein Basisplan abgespeichert werden. Über das Register „Projekt“ kann man mit dem Befehl „Basisplan festlegen“ diesen abspeichern. Im Hintergrund werden alle Werte der Spalten „Dauer“, „Arbeit“, „Kosten“ und viele andere in die Spalten „geplante Dauer“, „geplante Arbeit“, usw. kopiert. Der Basisplan wird mit dem Erstellungsdatum abgespeichert, sodass später immer erkennbar ist, welcher Basisplan zu welchem Datum gehört. Diese Basispläne lassen sich auch über das Register „Format“ rechts im Gantt-Diagramm einblenden. Somit lassen sich auch grafische Vergleiche zu bestimmten Datumswerten ziehen. Ebenfalls eine anwenderfreundliche Eigenschaft sind die Abweichungsspalten, die die Differenz zwischen Ist- und ursprünglich geplanten Soll-Werten ausgeben. Damit bekommt man im Projektsammelvorgang auf Projektebene direkte Vergleiche, wie bspw. die ursprünglich geplanten Kosten für das Projekt neben der Abweichung von den aktuellen Ist-Kosten.

Projektplan mit MS Project (10)

Befolgt man die oben dargelegte Anleitung, so sollte einem funktionsfähigem, realitätsgetreuen und praktikablen Projektplan nichts im Wege stehen. Selbstverständlich kann der Projektplan beliebig verfeinert und detailliert werden.

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  4. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus der Seite
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