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Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice – Situation einen starken Zuwachs an Nutzern. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gezielt die Vorteile von MS Teams vorstellen und Ihnen Tipps für die richtige Nutzung geben.

Das Organisationstool Teams von Microsoft ist nun schon über drei Jahre auf dem Markt. Es ist laut Umfragen das viert beliebteste Tool im Office 365 Paket und es wird weltweit von über 500.000 Unternehmen genutzt. Doch was macht dieses Produkt so besonders? Auf den ersten Blick wirkt es doch eher wie ein Kommunikationsplattform, doch dahinter steckt viel mehr.

In einem letzten Blogbeitrag stand der Modern Workplace im Vordergrund und damit auch die Anpassung an die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Mobiles Arbeiten (Homeoffice) und automatisierte Prozesse, werden Ihnen als Leser bestimmt aktuell mit als Erstes einfallen.

Microsoft Teams ebnet den Weg für genau diese Bedürfnisse. Denn bei diesem Tool handelt es sich nicht um ein Rebranding von Skype for Business, dieses Tool bietet die Möglichkeit alle Produkte aus der Office365-Welt zu vereinen und an einem zentralen Ort zu bedienen. Zusätzlich werden auch Konnektoren und Oberflächen von Drittanbietern bereitgestellt.

Zum besseren Verständnis, hier ein praxisbezogenes Beispiel:

Nehmen wir an Sie sind Projektleiter in einem Unternehmen und arbeiten aktuell mit Project Online. Sie schreiben mehrmals in der Woche Mails an Ihre Projektmitarbeiter und beten um Statusrückmeldungen. Falls ein Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie das Team und die Vertretung selbst benachrichtigen. Im Allgemeinen fehlt Ihren Mitarbeitern der Überblick über den Projektfortschritt und die Aufgabenverteilung im Team.

MS Teams löst hierbei all Ihre Probleme: Project Online wird hier simpel im einer Registerkarte neben dem Kommunikationskanal dargestellt. Zusätzlich können sie MS Planner einbinden und einfach die Aufgaben zuweisen. Ihre Mitarbeiter sehen somit nicht nur den Projektfortschritt in der Registerkarte „Project Online“, sondern können Aufgaben auch agil durchführen und mit Ihren Kollegen schnell und effizient über den Channel kommunizieren. Zudem lassen sich alle projektbezogenen Dateien in Ihrem Team ablegen, falls Sie möchten können Sie das Wissensmanagement mit einem eigenen Wiki erweitern. Zudem lassen sich Videokonferenzen und Anrufe mit diesem Tool steuern. Ein weiterer Vorteil der Möglichkeit ist, dass Sie Ihren Bildschirm teilen können und ggf. auch die Steuerung übergeben können. Auch Gesprächsnotizen zu diesen Konferenzen lassen sich in Teams abbilden und für alle zur Verfügung stellen.

Tipps für einen einfachen und effizienten Umgang mit MS Teams

Jedoch brauchen Sie klare Regeln in Ihrem Team und vor allem in Ihrer Organisation wie dieses mächtige Tool einzusetzen ist. Zu viele einzelne Teams und zu viele Kanäle sind für Sie und für Ihre Mitarbeiter verwirrend. Doch wie entscheidet man über die Anzahl und die Nutzung? Ganz klar über eine definierte Guideline.

Tipp 1: Verminderung der Kommunikation via E-Mails

Sobald man MS Teams einführt, sollte man all seine Mitarbeiter verpflichten dieses Programm zu nutzen. Ansonsten entstehen Parallelwelten durch die gleichzeitige Nutzung von z. B. Outlook, Wissen geht verloren und Prozesse laufen ineffizient ab.

Natürlich kann man einen eingeschweißten Outlook-Nutzer nicht von heute auf morgen zum Teams-Liebhaber bringen. -Zudem soll Outlook auch nicht ersetzt werden, denn es eignet sich immer noch bestens für den Schriftverkehr mit Externen.- Doch durch gezielte Anwenderschulungen und die Aufweisung von Vorteilen für den einzelnen Mitarbeitenden, können Verweigerungen und Schwierigkeiten in diesem Change-Prozess vermindert oder sogar umgangen werden.

Tipp 2: Durchdachtes Dateienmanagement

Pro Channel in einem Team erstellt sich eine eigene Registerkarte für die Dateien, so verliert man nicht den Überblick, wo man z. B. Angebotsvorlagen findet. Es sollten einheitlich alle Dateien, in jedem Team im „Allgemein“-Channel abgelegt werden. Dieser Channel generiert sich automatisch, sobald das Team erstellt wurde. Ratsam ist es eine einheitliche Ordnerstruktur anzulegen.

Tipp 3: Überschaubare Anzahl an Teams und Channels

Zudem ist es von Vorteil abgeschlossene Projekte zu archivieren. Teams-Administratoren haben die Berechtigung hierfür. Kleine und kurzfristige interne Projekte sollten nur als Channel im Hauptteam eingebettet werden und nach Fertigstellung gelöscht werden. Somit vermeidet man „Datenleichen“ in der User-Ansicht und auch neue Mitglieder finden sich schneller zurecht.

Tipp 4: Übersichtliche Kommunikation

Damit Ihre Kommunikation übersichtlich bleibt, empfiehlt sich die Option „Antworten“ zu nutzen. Dadurch werden themenbezogene Diskussionen zusammengefasst und die Anwender finden sich auch nach vielen Nachrichten noch zu Recht.

Tipp 5: Smarte Integration von Apps

Zuletzt empfiehlt sich häufig genutzte Apps, wie z. B. MS Planner, an der linken Seite des Tools dauerhaft einzubetten. Durch das „Apps“ -Feld im unteren linken Bereich lassen sich mehr als 100 verschiedene Applikationen von Microsoft oder Trittanbietern zur individuellen Benutzeroberfläche hinzufügen. Somit sparen Sie sich den Besuch der Web-App oder das Öffnen einer weiteren Desktopapplikation.

Abschließend stellt sich Ihnen sicher noch die Frage, warum Sie nun genau dieses Kollaborationstool nutzen sollten, wenn es doch auch weitere Anbieter gibt. Die einfachste Antwort ist hierbei, dass die meisten Unternehmen mit den wohl bekanntesten Microsoft Tools, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook arbeiten. Durch die Anpassung, an die bereits vom User verwendeten und bekannten Prozesse von Microsoft, vermeiden Sie nicht nur Systembrüche, sondern erhöhen auch die Akzeptanz des neuen Tools und damit seinen Erfolg. Zudem bietet MS Tools im Gegensatz zu seiner Konkurrenz die Option mit den oben beschriebenen Einbindungen von z. B. Project, Planner oder PowerBI. Des Weiteren wird Ihr Outlook Kalender mit Teams synchronisiert und Ihre Teams Kontakte können bei der Meeting-Planung darauf Rücksicht nehmen.

Wenn Sie mehr zum Thema Microsoft Teams erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


Rufen Sie uns jetzt an +49 89 9438432-0 oder schreiben Sie uns service@arksolutions.de

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5 Tipps fürs Homeoffice
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Der Modern Workplace

5 Tipps fürs Homeoffice

Ganz Europa hält den Atem an. Fast alle, nicht systemkritischen, Arbeitnehmer sind nun im Homeoffice. Auch wenn viele Tools für diese Art des Arbeitens längst auf dem Markt sind, ist es für viele doch das erste Mal.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen Tipps und Tricks zeigen, wie Sie das Homeoffice am besten für sich und vor allem für Ihr gesamtes Team nutzen.

Tipp 1: Vorbereitung ist alles

Es ist hilfreich den Arbeitstag zuhause genau so zu beginnen, wie sonst. Halten Sie hierbei also die gleichen Routinen / Abläufe ein (z. B. Duschen, Frühstück, anziehen und gleiche Startzeit) bei. Besonders ratsam ist es, sich auch für den Homeoffice-Tag „schick“ zu machen und nicht in Jogginghose mit dem Laptop auf der Couch arbeiten. So behalten Sie das Gefühl Ihres täglichen Arbeitsablaufs aufrecht.

Schaffen Sie sich auch zu Hause einen Platz für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Ein Ort an dem Sie ungestört Ihrer Tätigkeit nachgehen können und nicht ständig unterbrochen werden. Bereiten Sie sich gezielt auf den Tag vor und legen Sie fest, was Sie heute erledigen möchten. Denn Sie werden schnell merken, dass sich der Homeoffice-Alltag vom normalen Büroalltag unterscheidet.

Lassen Sie Ihre Kollegen wissen, wann Sie erreichbar sind. Im Büro geht man einfach mal vorbei und tauscht sich aus oder fragt die jeweiligen Gegenüber. Im Homeoffice und besonders aktuell im „deutschlandweiten“ Homeoffice, sitzen viele Menschen allein vor Ihren Bildschirmen. Tragen Sie also Zeiten in Ihren Kalender ein. Hierbei können Sie z. B. auch MyAnalytics von Microsoft nutzen. Mit diesem Tool werden Ihnen regelmäßig Fokuszeiten eingetragen, um sich gezielt zu konzentrieren und nicht von Meetings oder Nachrichten gestört zu werden.

Tipp 2: Beleben Sie den Homeoffice-Alltag

Wie bereits erwähnt, befinden wir uns aktuell in einer besonderen Lage, da so viele Menschen von zuhause aus arbeiten. Vergessen Sie somit nicht, dass Sie in der Arbeit auch über Privates sprechen oder einen Witz unter Kollegen machen. Die Chatfunktion von Microsoft Teams bietet sich hierbei besonders an. Sie können Ihre Nachrichten mit Emojis und GIFs beleben und somit an den eigentlichen Büroalltag anknüpfen.

Zusätzlich treffen wir von arksolutions uns am Nachmittag für 15 bis 20min in einem virtuellen Pausenraum in Microsoft Teams, um gemeinsam einen Kaffee oder Tee zu trinken und sich auszutauschen, so wie es auch sonst gelebt wird.

Tipp 3: Gönnen Sie sich Pausen

Aufstehen, Laptop an, nebenbei Essen, früher Feierabend – so stellt man sich schnell mal den Homeoffice Tag vor. Dabei vergisst man jedoch, dass es wichtig ist auch Pausen zu machen. Sie verlieren nicht nur die Achtsamkeit beim Essen, sondern bestimmt auch Energie. Nutzen Sie es, dass Sie von zu Hause aus arbeiten und gehen Sie mittags eine Runde Spazieren, so bekommen Sie den Kopf frei und können mit mehr Kreativität und Motivation wieder starten.

Tipp 4: Tauschen Sie sich viel mit Ihrem Team aus

Gerade aktuell ist es wichtig, dass wir optimal von verschiedenen Orten zusammen arbeiten. Um Informationsverlusten vorzubeugen, empfiehlt sich ein tägliches Meeting. Das sollte nicht lange sein, aber so, dass jeder auf dem neusten Stand ist. Wenn Sie sonst stark mit einer Person zusammen arbeiten und sich regelmäßig persönlich austauschen, sollte Sie das auch im Homeoffice nicht vergessen. Die Videochatfunktion von MS Teams erlaubt Ihnen nicht nur Video und Ton zu teilen, sondern auch den Bildschirm. So können, wie im Meetingraum mit Beamer, alle das Gleiche verfolgen und kommentieren. Da Sie bei einer Videokonferenz mit mehr als fünf Teilnehmern nicht immer sehen, ob jemand etwas sagen will, sollten Sie am besten einen ModeratorIn bestimmen, um gegenseitige Unterbrechungen zu vermeiden. In MS Teams können Sie nebenbei zusätzlich den Chat nutzen. Diese Funktion eignet sich besonders für Emojis zum Austausch von Meinungen, z. B. Handzeichen oder Daumen hoch.

Tipp 5: Halten Sie die Work-Life-Balance im Gleichgewicht

Wenn Sie von zuhause aus arbeiten, verschwimmen oft die Grenzen zwischen beruflichem und privatem. Der Arbeitsplatz ist plötzlich mitten im Wohnzimmer, das Wohnzimmer ist plötzlich zum Arbeitsplatz geworden. Um auch nach der Arbeit abzuschalten und nicht weiterhin über offene Tätigkeiten nachzudenken, ist es ratsam, am Ende des Arbeitstages zu rekapitulieren, was Sie heute alles geschafft haben. So fühlt sich der Tag oder aktuell die Woche im Homeoffice gleich viel produktiver an. Sie können sich diese Gedanken auch notieren oder wenn bereits aus Tipp 1 vorhanden, Ihre abgehakte To-Do-List vor Augen halten. Bevor Sie in den Feierabend starten, ist es auch wichtig, sich von allen offenen Aufgaben zu distanzieren und diese gezielt mit Prioritäten für den nächsten Tag aufzuschreiben.

Wenn Sie mehr zum Thema HomeOffice erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


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Der Modern Workplace

Der Modern Workplace

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet immer weiter voran und wird von den Berufseinsteigern als selbstverständlich wahrgenommen. Durch die Komplexität der Kommunikation von global agierenden Teams stehen Unternehmen vor großen Effizienz- und Nachhaltigkeitsherausforderungen.

Durch eine Umfrage wurde festgestellt, dass Angestellte eine bessere Work-Life-Balance und zeitlich ungebundenes Arbeiten als größte Chance des Modern Workplace identifizieren. Laut Microsoft waren die wirtschaftlichen Voraussetzungen für die Transformation nie besser als heute und nie war der Schritt in das digitale Zeitalter notwendiger als jetzt.

Die private Umgebung ist längst digital geworden: im Jahr 2018 besitzen laut einer Umfrage von Statista über 81 % der Deutschen ein Smartphone. Eine weitere Umfrage zeigt, dass  die 14- bis 69-Jährigen durchschnittlich über 81min am Tag soziale Medien nutzen. Übertragen auf die Arbeitswelt bedeutet das, dass fast jeder Mitarbeiter ein Smartphone besitzt und damit mehr als acht Stunden in der Woche sozial interagiert. Das Know-how ist somit stetig am Wachsen.



Doch was bedeutet eigentlich der Begriff „Modern Workplace“? Wörtlich wäre es der „zeitgemäße Arbeitsplatz“ jedoch assoziieren wir mit diesem Begriff meistens den „Digital Workplace“. Modern und digital sind beim Arbeitsplatz der Zukunft vereint und drücken die Anpassung an die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeiter und den Stand der Technologie aus.

Dieser digitale Arbeitsplatz weist verschiedene Facetten auf, die wohl bedeutendste ist die des vernetzten Arbeitens. Laut Microsoft ist diese Art des Zusammenarbeitens längst keine Innovation mehr, sondern zum Standard geworden.

Laut dem World Economic Forum lässt sich der wachsende Nachhaltigkeitsgedanke und der schonende Umgang mit Ressourcen als zweitstärksten Treiber für diesen Wandel identifizieren.

Somit wird als klares Ziel des „Modern Workplace“ die Steigerung der Produktivität und der nachhaltige Umgang mit Ressourcen, seien es Rohstoffe oder Human Kapital, positioniert.


Unabhängig von der Betrachtungsperspektive der Stakeholder, baut Microsoft den „Modern Workplace“ auf fünf Säulen auf.


1. Creativity

Zum einen werden Mitarbeitern durch künstliche Intelligenzen und automatisierte Workflows auf der organisatorischen Seite der Arbeitswelt entlastet und zusätzlich ermöglichen diese neuen Technologien eine einfachere und effektivere Bearbeitung von kreativen Aufgaben. Mitarbeiter können sich somit auf ihre kreativen Stärken konzentrieren und diese im Arbeitsalltag wirksamer einfließen lassen.

Besonders durch die Tools MS Teams und die Power Plattform von Microsoft lassen sich Produktivitätssteigerungen in der Arbeitswelt umsetzen.

2. Teamwork

Laut der Zeitschrift CIO wird es spätestens 2020 mehr Team- als Einzelarbeitsplätze geben. Der Ausdruck „Diversität“ spielt hierbei eine immer größer werdende Rolle. Diese Vielfalt wird nicht nur durch eigene Mitarbeiter, sondern auch durch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, geprägt.

Besonders die Tools MS Teams, MS SharePoint und MS OneNote eignen sich für eine bessere Kommunikation und Interaktion von örtlich und zeitlich unabhängigen Teammitgliedern.


3. Mobility

Demzufolge nehmen die Flexibilität und Mobilität von Arbeitsplätzen weiter zu. Durch den wachsenden Breitbandausbau und der steigenden Anzahl von mobile device-Usern, können wir heutzutage immer mobiler arbeiten. Durch die Cloud wird dem Anwender nicht nur das regelmäßige, manuelle Speichern seiner Daten abgenommen, sondern auch das Echtzeitzusammenarbeiten in einer Datei oder der Gerätewechsel ohne direkte Dateiübertragung ermöglicht.

Hier eignen sich besonders MS Planner und erneut MS Teams für die mobile Ansicht am Smartphone.

4. Security

Durch die wachsende Anzahl von Cyberkriminalität, nimmt die Bedeutung von IT-Security weiter zu. Microsoft positioniert sich zu diesem Thema mit folgender Aussage: „Wir glauben dabei an vier grundlegende Prinzipien: Transparenz, Sicherheit, Datenschutz und Compliance.“ Durch die einzigartigen Sicherheitsanalysen, welche Microsoft im Office 365 anbietet, werden die Daten jedes Users bei jeder Nutzung geprüft und zusätzlich entwickelt sich das System durch machine learning täglich weiter.

5. Simplicity

Im Zuge der Digitalisierung wächst auch die damit einhergehende Bürokratie. Microsoft bietet hierbei Tools und Funktionen im Office 365-Paket an, welche Administratoren den Umgang mit z. B. der DSGVO vereinfachen. Durch automatische Konfiguration von Geräten wird dem Nutzer das Arbeiten erneut erleichtert.

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass der „Digital Workplace“ heute zeitgemäß bzw. modern ist und enorme Produktivitätssteigerungen mit sich bringt.  Ängste vor Cyberkriminalität sowie die Einhaltung rechtlicher Vorschriften, werden bestens berücksichtigt. Der Digital Workplace ermöglicht so jedem Unternehmen, jeder Größe, den Einstieg in oder die Erweiterung von ihrem „Modern Workplace“ unkompliziert und benutzerfreundlich.

arksolutions setzt bei diesem neuen Standard des Arbeitens besonders auf die Digitalisierung des  Projekt- und Portfoliomanagements. Durch unsere unkonventionellen Beratungsansätze differenzieren wir uns besonders durch unsere Eigenprodukte, welche standardisierte Softwareprodukte individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Vorstellungen anpassen. Unsere Consultants beeindrucken durch langjährige und fundierte Erfahrung in der Microsoft-Produktwelt und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Seite.

Wenn Sie mehr zum Thema Modern Workplace erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


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