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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

Im vergangen Blogbeitrag wurde das Thema „Governance“ unter die Lupe genommen. Wir erklärten, dass vorgegebene Richtlinien für die optimale Nutzung von Microsoft Teams obligatorisch sind und durch das Azure Active Directory über Gruppen und Rollen zentral gesteuert werden können.

Im neuen Blogbeitrag möchten wir diese Richtlinien von MS Teams um einzelne Policies und das Lifecyclemanagement erweitern. Letzte Woche war der Fokus stark auf IT-Sicherheit gerichtet. Heute möchten wir effizientes Teams-Management in den Vordergrund rücken.

In den folgenden fünf Tipps zeigen wir Ihnen, wie gewohnt, wie Sie durch Anpassungen und Überlegungen Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten können.

Tipp 1: Lifecyclemanagement für Microsoft Teams

In den vergangenen Beiträgen haben wir häufiger erwähnt, wie wichtig es ist, dass Microsoft Teams gepflegt wird. Hierzu zählt nicht nur das Hinzufügen von Teams und Kanälen, sondern auch deren Löschung. Denn wenn Sie nicht aufpassen, ist Ihr MS Teams schnell mit Teams und Kanälen überfüllt und neue und auch bestehende Kolleginnen und Kollegen haben keine Chance den Überblick zu behalten. Zudem haben Sie damit sehr viele Gruppen und somit SharePoint-Seiten zur Speicherung der Daten erstellt. Ein Datenverlust ist leider vorprogrammiert.

Um dieser Problematik zu entgehen, können Sie mit dem Azure Active Directory einfach Ablaufdaten für Gruppen und somit auch Teams hinterlegen. Bei dieser Einstellung wird gepflegt, wie lange Teams und Kanäle bestehen bleiben dürfen. Hierbei kann man den TeamOwner per Nachricht erinnern und eine Verlängerung bei weiterer Benutzung ist selbstverständlich möglich.

Im folgenden Bild wird Ihnen der optimale Lebenszyklus eines Teams gezeigt.

Tipp 2: Aufbewahrungsrichtlinien (Dateiablage)

Damit Ihnen und Ihrem Team keine Daten verloren gehen, sollten Sie eine einheitliche Aufbewahrungsrichtlinie erstellen und einhalten. Diese sollte eine Ordnerstruktur für die Kanäle beinhalten. Am wichtigsten ist jedoch, dass zentrale Dateien im Kanal „Allgemein“ abgelegt werden sollten, da dieser nicht einfach gelöscht werden kann, solange das Team noch existiert.

Bedenken Sie hierbei bitte auch, dass jeder Kanal einen festen Link zur SharePoint Site-Collection bei der Erstellung kreiert. Ändern Sie den Kanalnamen im Nachhinein, werden Sie Probleme mit dem Zugriff und Synchronisation der Dateien bekommen, da der Link gebrochen wurde.

Der TeamOwner und jedes Teammitglied ist somit in der Pflicht die Dateiablage zu befolgen und nichts außerhalb der Ordnerstruktur zu speichern. Da geteilte Bilder und Dateien im Chat nicht automatisch in den richtigen Ordner gespeichert werden, ist es sinnvoll nur Links zu den Dateien zu teilen. Somit umgeht man das nachträgliche Aufräumen.

Tipp 3: Aufbewahrungsrichtlinien (Datensicherung)

Im letzten Tipp haben wir die Ablagerichtlinien betont. Diese Richtlinien sind unternehmensweit festzuhalten und Ihre Einhaltung muss durch jeden Nutzer gelebt werden.

Die Datensicherungsrichtlinien hingegen werden zentral festgelegt und werden vom System automatisch befolgt.

Hierbei können Sie festlegen, wie lange Sie Chatnachrichten beibehalten und ab wann sie gelöscht werden sollen. Aktuell ist diese Einstellung jedoch nicht für private Kanalnachrichten möglich.

Im Security & Compliance Center des Office365 Admin Kontos können Sie den Speicherort für die Teams-Chats und Kanalnachrichten auswählen.

Tipp 4: Richtlinien für Sprach- und Videoanrufe

Da sich aktuell viele Mitarbeiter im Homeoffice befinden und nicht überall die beste Bandbreite vorzufinden ist, gibt es bei Videokonferenzen oft ein Standbild und abgehakte Sätze. Um die Nerven Ihrer Mitarbeiter und die der externen Teilnehmer zu schonen, empfehlen wir Ihnen eine Policy für Videokonferenzen. Diese sollte Regionen von der Nutzung ausschließen, welche über eine schlechtere Netzwerkverbindung verfügen.

Laut der ComputerWeekly sollten Ihnen hierfür mind. 284 Kbit/s zur Verfügung stehen.

Im Teams Admin Center können Sie diese Richtlinien zentral einstellen, nachdem Sie die Regionen gefiltert haben.

Tipp 5: Der Who-Bot

Dieser Bot gibt jedem Nutzer in Ihrem Microsoft Teams die Möglichkeit, schnelle Antworten auf seine Fragen zur Organisationsstruktur zu finden. Oft stellt man sich Fragen zu den Verantwortlichkeiten. Z. B. „Wer ist für das Projekt XY verantwortlich?“. Der Who-Bot hilft Ihnen hierbei schnell und einfach weiter.

Der Bot muss nur in Microsoft Teams aktiviert sein und gepflegt werden (Administrator). Danach kann jeder freigeschaltene Nutzer seine Fragen einfach in die Nachrichtenzeile eintippen und bekommt prompt eine Antwort. Ob diese Antwort die richtige ist, liegt in der Verantwortung der Pflege dieses Bots.

Zusätzlich können Sie auch Ihren eigenen Unternehmens-Bot für MS Teams erschaffen und somit Ihre Produktivität steigern.

Mit diesem fünften Beitrag zu Microsoft Teams möchten wir unserer Reihe zu einem weiteren spannenden Thema weiterleiten: Office365

Wir möchten Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten in diesen Pakten stecken und wie Sie dadurch produktiver im Team arbeiten können.

Mit diesem fünften Beitrag zu Microsoft Teams möchten wir unserer Reihe zu einem weiteren spannenden Thema weiterleiten: Office365

Wir möchten Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten in diesen Pakten steckt und wie Sie dadurch produktiver im Team arbeiten können.

Wenn Sie mehr zum Thema Microsoft Teams erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


Rufen Sie uns jetzt an +49 89 9438432-0 oder schreiben Sie uns service@arksolutions.de

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Da Microsoft Teams in immer mehr Unternehmen eingesetzt wird, um die aktuelle Homeoffice Situation bestmöglich zu nutzen, behandeln wir in diesem Blogbeitrag das Thema rund um „Governance“.

Doch zuerst: Was ist IT-Governance eigentlich? Wörtlich übersetzt bedeutet es „Führung“. Doch wie im klassischen Management, stehen hinter diesem Wort mehrere Bedeutungen. Sobald das Wort IT aufkommt, sollte man auch sofort an das Wort „Sicherheit“ denken. Diese zwei Bereiche sollten immer Hand in Hand gehen, um Ihr Unternehmen optimal aufzustellen. Laut dem Security-Insider konzentriert sich Governance auf die Verantwortung der IT und ihre Fähigkeit zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.

Für ein gelungenes Konzept kommt es somit darauf an, dass Unternehmensziele klar kommuniziert werden und transparent gestaltet sind.

Für ein geeignetes Governance-Konzept für Teams haben wir hier wieder fünf Tipps für Sie erarbeitet.

Tipp 1: Wer darf Teams erstellen

Wie in unserer Blogserie schon öfter erwähnt, muss Microsoft Teams gepflegt werden und darf nicht mit Teams und Kanälen überfüllt werden. Für ein Unternehmen, egal welcher Größe, soll einheitlich geregelt werden, wer Teams erstellen und moderieren darf. Hierfür reicht es nicht, Regeln schriftlich festzuhalten. Mit Governance können Sie im Microsoft Azure Active Directory und MS Teams Admin Center festlegen, welche Gruppen (z. B. Personen einer bestimmten Hierarchieebene) Teams und Kanäle erstellen dürfen.

Diese Gruppe von Personen sollte darauf geschult werden, wie MS Teams administriert werden soll.

Tipp 2: Nomenklatur für Teams und Kanäle festlegen

Nachdem Sie nun festgelegt haben, wer Teams und Kanäle erstellen darf, ist es empfehlenswert festzulegen, wie Sie diese benennen.

Vorweg möchte ich noch einmal betonen, dass sich mit jedem MS Team eine MS Office365 Gruppe erstellt und auch eine MS SharePoint Seite. Der einmal gesetzte Name für Ihr Team steht somit in unmittelbarem Zusammenhang mit vielen anderen Office365 Anwendungen.

Seien Sie sich somit bitte bewusst, dass Sie den Namen eines Teams niemals ändern sollten, da Sie sonst alle Links kappen.

Für ein Unternehmen sollten Sie eine einheitliche Nomenklatur festlegen. Z. B. Abteilungsname_Projekt_Jahr.

Natürlich können Sie auch diese Einstellung wieder unternehmensübergreifend im Azure AD vornehmen.

Tipp 3: Zugriffsrechte für Externe

Da MS Teams ein Kollaborationstool ist, eignet es sich auch hervorragend für Kommunikation mit externen Partnern oder Kunden.

Hierbei ist es im Bezug auf die IT-Sicherheit wieder wichtig, klare Regeln zu definieren: wer zu welchen Teams und Kanälen hinzugefügt werden kann.

Durch die Administration von Office365 und Microsoft Teams können Sie Gruppen und somit auch Teams mit bestimmten Sicherheitsstufen erstellen (vertraulich oder nicht vertraulich). Je nach Berechtigung können Externe auf Dateien, Chats und sonstiges innerhalb dieser Gruppen/ Teams zu greifen.

Die Berechtigungen hierfür lassen sich ebenfalls über das Azure AD einheitlich pflegen.

 Tipp 4: Eingebunden Apps

In unserem letzten Blogbeitrag standen Apps und Bots im Vordergrund. Im letzten Tipp wurde erläutert, dass mit jeder App und jedem Bot Sicherheitsprobleme einhergehen können. Jede Schnittstelle zu einem Drittanbieter kann Risiken mit sich bringen.

Legen Sie also fest welche Apps Ihre Mitarbeiter verwenden und einbinden dürfen, um diese Risiken zu minimieren. Durch das MS Teams Admin Center können Sie diese Einstellung für jede App individuell pflegen. Hierbei sind auch Unterschiede zwischen z. B. unterschiedlichen Hierarchiestufen möglich.

Tipp 5: Pinned Apps

Letzte Woche haben wir auch erläutert, wie Sie Ihre Ansicht in Microsoft Teams mittels „Pinned Apps“ anpassen und somit Ihren Arbeitsalltag vereinfachen können. Im Admin Center für MS Teams können Sie diese Pinned Apps für all Ihre Mitarbeiter und Kollegen festlegen und somit den Onboarding Prozess im Unternehmen und auch im Tool vereinfachen.

Hierbei ist erneut eine Unterscheidung zwischen verschiedenen Personengruppen möglich. Zudem können Sie zwischen der Desktop-Anwendung und der App auf dem Mobile Device Ihrer Mitarbeiter unterscheiden.

Diese Tipps sind hilfreich für die Neueinführung von MS Teams oder auch die Verbesserung von aktuellen Strukturen. Im nächsten Blogbeitrag finden Sie weitere Tipps zu den einzelnen Policies im MS Teams Admin Center.

Wenn Sie mehr zum Thema Microsoft Teams erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


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