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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

Im vergangen Blogbeitrag wurde das Thema „Governance“ unter die Lupe genommen. Wir erklärten, dass vorgegebene Richtlinien für die optimale Nutzung von Microsoft Teams obligatorisch sind und durch das Azure Active Directory über Gruppen und Rollen zentral gesteuert werden können.

Im neuen Blogbeitrag möchten wir diese Richtlinien von MS Teams um einzelne Policies und das Lifecyclemanagement erweitern. Letzte Woche war der Fokus stark auf IT-Sicherheit gerichtet. Heute möchten wir effizientes Teams-Management in den Vordergrund rücken.

In den folgenden fünf Tipps zeigen wir Ihnen, wie gewohnt, wie Sie durch Anpassungen und Überlegungen Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten können.

Tipp 1: Lifecyclemanagement für Microsoft Teams

In den vergangenen Beiträgen haben wir häufiger erwähnt, wie wichtig es ist, dass Microsoft Teams gepflegt wird. Hierzu zählt nicht nur das Hinzufügen von Teams und Kanälen, sondern auch deren Löschung. Denn wenn Sie nicht aufpassen, ist Ihr MS Teams schnell mit Teams und Kanälen überfüllt und neue und auch bestehende Kolleginnen und Kollegen haben keine Chance den Überblick zu behalten. Zudem haben Sie damit sehr viele Gruppen und somit SharePoint-Seiten zur Speicherung der Daten erstellt. Ein Datenverlust ist leider vorprogrammiert.

Um dieser Problematik zu entgehen, können Sie mit dem Azure Active Directory einfach Ablaufdaten für Gruppen und somit auch Teams hinterlegen. Bei dieser Einstellung wird gepflegt, wie lange Teams und Kanäle bestehen bleiben dürfen. Hierbei kann man den TeamOwner per Nachricht erinnern und eine Verlängerung bei weiterer Benutzung ist selbstverständlich möglich.

Im folgenden Bild wird Ihnen der optimale Lebenszyklus eines Teams gezeigt.

Tipp 2: Aufbewahrungsrichtlinien (Dateiablage)

Damit Ihnen und Ihrem Team keine Daten verloren gehen, sollten Sie eine einheitliche Aufbewahrungsrichtlinie erstellen und einhalten. Diese sollte eine Ordnerstruktur für die Kanäle beinhalten. Am wichtigsten ist jedoch, dass zentrale Dateien im Kanal „Allgemein“ abgelegt werden sollten, da dieser nicht einfach gelöscht werden kann, solange das Team noch existiert.

Bedenken Sie hierbei bitte auch, dass jeder Kanal einen festen Link zur SharePoint Site-Collection bei der Erstellung kreiert. Ändern Sie den Kanalnamen im Nachhinein, werden Sie Probleme mit dem Zugriff und Synchronisation der Dateien bekommen, da der Link gebrochen wurde.

Der TeamOwner und jedes Teammitglied ist somit in der Pflicht die Dateiablage zu befolgen und nichts außerhalb der Ordnerstruktur zu speichern. Da geteilte Bilder und Dateien im Chat nicht automatisch in den richtigen Ordner gespeichert werden, ist es sinnvoll nur Links zu den Dateien zu teilen. Somit umgeht man das nachträgliche Aufräumen.

Tipp 3: Aufbewahrungsrichtlinien (Datensicherung)

Im letzten Tipp haben wir die Ablagerichtlinien betont. Diese Richtlinien sind unternehmensweit festzuhalten und Ihre Einhaltung muss durch jeden Nutzer gelebt werden.

Die Datensicherungsrichtlinien hingegen werden zentral festgelegt und werden vom System automatisch befolgt.

Hierbei können Sie festlegen, wie lange Sie Chatnachrichten beibehalten und ab wann sie gelöscht werden sollen. Aktuell ist diese Einstellung jedoch nicht für private Kanalnachrichten möglich.

Im Security & Compliance Center des Office365 Admin Kontos können Sie den Speicherort für die Teams-Chats und Kanalnachrichten auswählen.

Tipp 4: Richtlinien für Sprach- und Videoanrufe

Da sich aktuell viele Mitarbeiter im Homeoffice befinden und nicht überall die beste Bandbreite vorzufinden ist, gibt es bei Videokonferenzen oft ein Standbild und abgehakte Sätze. Um die Nerven Ihrer Mitarbeiter und die der externen Teilnehmer zu schonen, empfehlen wir Ihnen eine Policy für Videokonferenzen. Diese sollte Regionen von der Nutzung ausschließen, welche über eine schlechtere Netzwerkverbindung verfügen.

Laut der ComputerWeekly sollten Ihnen hierfür mind. 284 Kbit/s zur Verfügung stehen.

Im Teams Admin Center können Sie diese Richtlinien zentral einstellen, nachdem Sie die Regionen gefiltert haben.

Tipp 5: Der Who-Bot

Dieser Bot gibt jedem Nutzer in Ihrem Microsoft Teams die Möglichkeit, schnelle Antworten auf seine Fragen zur Organisationsstruktur zu finden. Oft stellt man sich Fragen zu den Verantwortlichkeiten. Z. B. „Wer ist für das Projekt XY verantwortlich?“. Der Who-Bot hilft Ihnen hierbei schnell und einfach weiter.

Der Bot muss nur in Microsoft Teams aktiviert sein und gepflegt werden (Administrator). Danach kann jeder freigeschaltene Nutzer seine Fragen einfach in die Nachrichtenzeile eintippen und bekommt prompt eine Antwort. Ob diese Antwort die richtige ist, liegt in der Verantwortung der Pflege dieses Bots.

Zusätzlich können Sie auch Ihren eigenen Unternehmens-Bot für MS Teams erschaffen und somit Ihre Produktivität steigern.

Mit diesem fünften Beitrag zu Microsoft Teams möchten wir unserer Reihe zu einem weiteren spannenden Thema weiterleiten: Office365

Wir möchten Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten in diesen Pakten stecken und wie Sie dadurch produktiver im Team arbeiten können.

Mit diesem fünften Beitrag zu Microsoft Teams möchten wir unserer Reihe zu einem weiteren spannenden Thema weiterleiten: Office365

Wir möchten Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten in diesen Pakten steckt und wie Sie dadurch produktiver im Team arbeiten können.

Wenn Sie mehr zum Thema Microsoft Teams erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

Im vergangen Blogbeitrag wurde das Thema „Governance“ unter die Lupe genommen. Wir erklärten, dass vorgegebene…
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Microsoft Teams – Governance

Microsoft Teams – Governance Da Microsoft Teams in immer mehr Unternehmen eingesetzt wird, um die…
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Microsoft Teams – Apps und Bots
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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Microsoft Teams – Governance

Microsoft Teams – Governance

Da Microsoft Teams in immer mehr Unternehmen eingesetzt wird, um die aktuelle Homeoffice Situation bestmöglich zu nutzen, behandeln wir in diesem Blogbeitrag das Thema rund um „Governance“.

Doch zuerst: Was ist IT-Governance eigentlich? Wörtlich übersetzt bedeutet es „Führung“. Doch wie im klassischen Management, stehen hinter diesem Wort mehrere Bedeutungen. Sobald das Wort IT aufkommt, sollte man auch sofort an das Wort „Sicherheit“ denken. Diese zwei Bereiche sollten immer Hand in Hand gehen, um Ihr Unternehmen optimal aufzustellen. Laut dem Security-Insider konzentriert sich Governance auf die Verantwortung der IT und ihre Fähigkeit zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.

Für ein gelungenes Konzept kommt es somit darauf an, dass Unternehmensziele klar kommuniziert werden und transparent gestaltet sind.

Für ein geeignetes Governance-Konzept für Teams haben wir hier wieder fünf Tipps für Sie erarbeitet.

Tipp 1: Wer darf Teams erstellen

Wie in unserer Blogserie schon öfter erwähnt, muss Microsoft Teams gepflegt werden und darf nicht mit Teams und Kanälen überfüllt werden. Für ein Unternehmen, egal welcher Größe, soll einheitlich geregelt werden, wer Teams erstellen und moderieren darf. Hierfür reicht es nicht, Regeln schriftlich festzuhalten. Mit Governance können Sie im Microsoft Azure Active Directory und MS Teams Admin Center festlegen, welche Gruppen (z. B. Personen einer bestimmten Hierarchieebene) Teams und Kanäle erstellen dürfen.

Diese Gruppe von Personen sollte darauf geschult werden, wie MS Teams administriert werden soll.

Tipp 2: Nomenklatur für Teams und Kanäle festlegen

Nachdem Sie nun festgelegt haben, wer Teams und Kanäle erstellen darf, ist es empfehlenswert festzulegen, wie Sie diese benennen.

Vorweg möchte ich noch einmal betonen, dass sich mit jedem MS Team eine MS Office365 Gruppe erstellt und auch eine MS SharePoint Seite. Der einmal gesetzte Name für Ihr Team steht somit in unmittelbarem Zusammenhang mit vielen anderen Office365 Anwendungen.

Seien Sie sich somit bitte bewusst, dass Sie den Namen eines Teams niemals ändern sollten, da Sie sonst alle Links kappen.

Für ein Unternehmen sollten Sie eine einheitliche Nomenklatur festlegen. Z. B. Abteilungsname_Projekt_Jahr.

Natürlich können Sie auch diese Einstellung wieder unternehmensübergreifend im Azure AD vornehmen.

Tipp 3: Zugriffsrechte für Externe

Da MS Teams ein Kollaborationstool ist, eignet es sich auch hervorragend für Kommunikation mit externen Partnern oder Kunden.

Hierbei ist es im Bezug auf die IT-Sicherheit wieder wichtig, klare Regeln zu definieren: wer zu welchen Teams und Kanälen hinzugefügt werden kann.

Durch die Administration von Office365 und Microsoft Teams können Sie Gruppen und somit auch Teams mit bestimmten Sicherheitsstufen erstellen (vertraulich oder nicht vertraulich). Je nach Berechtigung können Externe auf Dateien, Chats und sonstiges innerhalb dieser Gruppen/ Teams zu greifen.

Die Berechtigungen hierfür lassen sich ebenfalls über das Azure AD einheitlich pflegen.

 Tipp 4: Eingebunden Apps

In unserem letzten Blogbeitrag standen Apps und Bots im Vordergrund. Im letzten Tipp wurde erläutert, dass mit jeder App und jedem Bot Sicherheitsprobleme einhergehen können. Jede Schnittstelle zu einem Drittanbieter kann Risiken mit sich bringen.

Legen Sie also fest welche Apps Ihre Mitarbeiter verwenden und einbinden dürfen, um diese Risiken zu minimieren. Durch das MS Teams Admin Center können Sie diese Einstellung für jede App individuell pflegen. Hierbei sind auch Unterschiede zwischen z. B. unterschiedlichen Hierarchiestufen möglich.

Tipp 5: Pinned Apps

Letzte Woche haben wir auch erläutert, wie Sie Ihre Ansicht in Microsoft Teams mittels „Pinned Apps“ anpassen und somit Ihren Arbeitsalltag vereinfachen können. Im Admin Center für MS Teams können Sie diese Pinned Apps für all Ihre Mitarbeiter und Kollegen festlegen und somit den Onboarding Prozess im Unternehmen und auch im Tool vereinfachen.

Hierbei ist erneut eine Unterscheidung zwischen verschiedenen Personengruppen möglich. Zudem können Sie zwischen der Desktop-Anwendung und der App auf dem Mobile Device Ihrer Mitarbeiter unterscheiden.

Diese Tipps sind hilfreich für die Neueinführung von MS Teams oder auch die Verbesserung von aktuellen Strukturen. Im nächsten Blogbeitrag finden Sie weitere Tipps zu den einzelnen Policies im MS Teams Admin Center.

Wenn Sie mehr zum Thema Microsoft Teams erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


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Microsoft Teams – Governance

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Microsoft Teams – Apps und Bots
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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Microsoft Teams – Apps und Bots

Microsoft Teams – Apps und Bots

Microsoft Teams erlangt immer mehr Beliebtheit und zwar nicht nur wegen der aktuellen Homeoffice-Situation, sondern auch wegen den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.

In unserer dritten Folge in der Blog-Serie rund um MS Teams, möchten wir die Themen „Apps“ und „Bots“ in den Vordergrund stellen. Wie gewohnt stellen wir Ihnen in diesem Zusammenhang fünf Tipps vor, welche Ihnen den Umgang und somit Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

Vielleicht nutzen Sie bis jetzt MS Teams hauptsächlich für Chats und Videokonferenzen. Aber vielleicht hatten Sie aber auch schon Berührungspunkte mit anderen Applikationen, welche in MS Teams dargestellt werden können. Egal wie viel Erfahrung Sie schon sammeln konnten, in diesem Beitrag finden Sie Tipps für jede Art von Nutzungsintensität.

 Tipp 1: Applikationen einbinden

Im Microsoft Teams finden Sie links unten einen Button „Apps“. Über diesen erreichen Sie die Übersicht aller möglichen Apps, welche Sie in die Oberfläche einbinden können. Hierbei gibt es eine Vielzahl von Drittanbieter-Apps, sowie natürlich die komplette Palette der Microsoft Produkte.

Sobald Sie eine App anklicken, sehen Sie die Beschreibung der Anwendung, sowie die Möglichkeit des „Hinzufügen“. Hierbei können Sie z.T. auswählen, ob Sie die Applikation einem Kanal oder einem gesamten Team hinzufügen möchten.

Tipp 2: Bots einbinden

In unserem Homeoffice-Guide vor drei Wochen, haben wir beschrieben, wie wichtig es ist, sich auch mit Kollegen privat auszutauschen und den Büroalltag nachzubilden. Da die Ausgansbeschränkungen vieler Orts andauern, fallen wohl auch für viele Unternehmen, wie für uns, die Teambuilding-Events aus. Da diese Veranstaltungen aber sehr wichtig sind, suchen auch wir gerade nach Möglichkeiten, wie wir diese digital wiederbeleben.

Um einen geeigneten Termin zu finden, kann man hierbei z. B. nicht den Terminplanungsassistenten von Outlook oder Teams nutzen, da es sich um Freizeit handelt. Für dieses Beispiel und natürlich noch viele andere eignet sich das Bot.

Bots haben unterschiedliche Kategorien in Teams: Kommunikation, Produktivität, Entwicklung und vieles mehr. Sie finden die gesamte Auswahl unter „Apps“ (unten links) in Microsoft Teams.

Für das oben genannte Beispiel geht es klar um eine Umfrage. Erstens zu „Was wollen wir unternehmen?“, zweitens zu „Wann findet es statt?“.

Sie können für das Bot zwischen verschiedenen Anbietern wählen, es integrieren und Ihre Umfrage schnell und einfach erstellen. All Ihre Teamkollegen haben die Möglichkeit im Chat einfach an der Abstimmung über Buttons oder Textfelder teilzunehmen.

Tipp 3: „Pinned Apps“

Oft benutzen Sie Apps wie z. B. Microsoft Planner häufiger innerhalb Ihres Arbeitsalltags. Aktuell switchen Sie bestimmt öfters zwischen MS Teams und der jeweilig anderen Applikation oder Web App. Um sich hierbei Klicks und Zeit zu sparen, können Sie in Microsoft Teams „Pinned Apps“ auswählen. Diese lassen sich einfach per Klick an der linken Seite von MS Teams einbinden. Klicken Sie hierfür einfach auf die drei kleinen Punkte links und wählen Sie aus den Apps aus.

Tipp 4: Registerkarten

In jedem Team können Sie Kanäle anlegen. Standardmäßig entsteht jedes Team mit dem Kanal „Allgemein“, welchen Sie nicht löschen oder umbenennen können.

Für jeden Kanal können Sie individuelle Registerkarten anlegen. Diese Registerkarten sind mit Ihren hinzugefügten Apps verbunden. Somit können Sie beispielsweise ein Team für Ihr Projekt und für die einzelnen Phasen im Projektlebenszyklus einen Kanal anlegen. Für jede dieser Phasen benötigen Sie unterschiedliche Arten von Tools, sprich agile oder klassische Planung, Ressourcen- oder Risikomanagement.

Wählen Sie einfach aus, welche Apps Sie in den Registerkarten hinzufügen wollen und ändern Sie diese nach Belieben. Somit können Sie innerhalb Ihres Kanals zwischen Aufgabenmanagement, Projektmanagement oder einfach einem Notizbuch zum Chat mit Ihren Kollegen wechseln.

Tipp 5: Sicherheit

Schnittstellen und Zugriffsrechte zu und von Drittanbietern gehen immer mit einem gewissen Sicherheitsrisiko einher. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Team-User nicht einfach unüberlegt alle Apps einbinden.

Als Team-Owner und Admin gibt es hierfür Möglichkeiten, die Auswahl an Applikationen und Bots einzuschränken. Im nächsten Blogbeitrag geht es explizit um Teams Governance und Policies.

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Microsoft Teams – Governance

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Microsoft Teams – Apps und Bots
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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Im letzten Blogbeitrag wurden Ihnen die Grundfunktionen von Microsoft Teams erläutert und mit Beispielen verdeutlicht. Besonders die wichtigsten Vorteile wurden beleuchtet.

Wir setzen diese Blogreihe fort.
Denn MS Teams ist ein funktional mächtiges Werkzeug, welches aktuell, von immer mehr Unternehmen und deren Mitarbeitenden eingesetzt wird.

In dem folgenden Beitrag erfahren Sie gezielt fünf Tipps, wie Sie, und auch Ihre Kollegen, die Benachrichtigungseinstellungen ideal setzen und die Kommunikation innerhalb der Kanäle strukturiert gestalten können. Somit verpassen Sie keine Nachrichten und verlieren auch nicht den Überblick.

 Tipp 1: Benachrichtigen einstellen

Da Microsoft Teams viele verschiedene Funktionen hat, gibt es auch verschiedene Benachrichtigungen (Chat, Meetings, Erwähnungen, Bots). Standardmäßig sind viele dieser Benachrichtigungen auf E-Mail und Banner eingestellt, doch was heißt das und ist das sinnvoll?
Wie im letzten Beitrag erwähnt, sollten E-Mails (Outlook) nur noch für die externe Kommunikation verwendet werden, um eine parallele Kommunikation zu verhindern. Somit ist es auch nicht sinnvoll die meisten Benachrichtigungen auf E-Mail einzustellen. Sinnvoll wäre es nur bei seltenen, jedoch wichtigen Aktionen, wie z. B. „Änderung der Teammitgliedschaft“. Zusätzlich können Sie einstellen, wie oft Sie über nicht gelesene Aktivitäten per Mail informiert werden. Im unteren Bild sehen Sie ein Beispiel für eine Banner-Benachrichtigung.

Falls Sie auf auf die Verfügbarkeit von Teammitgliedern warten, können Sie die Benachrichtigungen für deren Status aktivieren. (Unter Einstellungen-Datenschutz-Prioritäten festlegen)

Tipp 2: Kanalbenachrichtigungen aktivieren

Sie nutzen gerade schon MS Teams, sind in mehreren Kanälen Mitglied, aber Sie bekommen keine Benachrichtigung, obwohl Sie alle Benachrichtigungen aktiviert haben?
Die Lösung: Ihre Kanalbenachrichtigungen sind wohl ausgeschaltet. Klicken Sie einfach in den Kanal und finden aktivieren Sie rechts oben (drei Punkte) die Benachrichtigungen. Teilen Sie diese Info auch Ihren Kollegen mit, nur so erreichen Sie auch wirklich jede(n) und Nachrichten gehen nicht verloren.

Tipp 3: Benachrichtigungen für Meetings anpassen

Folgende Situation kennen Sie sicher auch:
Sie sind in einem Meeting und ständig bekommen Sie neue Benachrichtigungen. Schlimmer noch: Sie teilen Ihren Bildschirm und alle können die Nachricht, z. B. vom Kollegen über sein Wochenende, lesen. Damit das nicht mehr passiert und Sie aber trotzdem nicht sehr wichtige Nachrichten verpassen, haben Sie die Möglichkeit bei Teams die Benachrichtigungen zu individualisieren. Per Status während der Besprechung oder auch sonst können Sie die Benachrichtigungen abstellen. Klicken Sie hierfür einfach auf Ihr Benutzerbild oben links und wählen Sie den gewünschten Status.

Unter Einstellungen – Datenschutz können Sie die Prioritäten festlegen und somit einzelne Personen aufführen, über deren Nachricht Sie trotz des Modus „Nicht Stören“ aktiviert werden.

Tipp 4: Strukturierte Kommunikation

Microsoft Teams kann vieles, wenn man es richtig einsetzt. Es erleichtert z. B. die Übersichtlichkeit innerhalb der Chats. Dafür gibt es jedoch ein paar Regeln. Hält man sich nicht an diese, könnte es genauso gut eine Chat-Gruppe – wie im privaten Umfeld- für die Kommunikation im Team geben.

Die wichtigste Regel ist dabei eindeutig die Nutzung der „Antwort“-Funktion. Mit dieser kann man gezielt unter Beiträgen antworten und somit übersichtlich die Beiträge verfolgen. Bei Öffnung der Registerkarte „Beiträge“ sehen Sie somit nicht lauter Einzelantworten, sondern gruppierte Kommunikation, die Sie nach Bedarf ausklappen können.

So behält jeder im Team den Überblick und auch Neue finden sich schnell zurecht.

Zu empfehlen ist es eine Art „Spaß-Kanal“ einzurichten, in welchem Gruppenchats mit GIFs usw. wie in WhatsApp gelebt werden können.

Als Teamowner können Sie natürlich die Nutzung von Emojis und GIFs einstellen. Folgen Sie hierfür der Beitragsreihe, den Tipps gibt’s noch diesen Monat.

Tipp 5: Nachrichteneditor verwenden

Wie bereits sehr häufig erwähnt, gibt es bei Microsoft Teams allerhand sinnvolle Erweiterungen des gewohnten Chats. Hierfür gibt es auch einen Editor für die Nachrichten. Sobald Sie sich in der Registerkarte „Beiträge“ befinden, egal ob im privaten Chat oder im Kanal, können Sie auf das „A“ mit dem Pinsel unten links (unterhalb der Nachrichtenzeile) klicken. Damit öffnet sich der Editor und Sie können verschiedenste Dinge anpassen:

  • Schriftstil
  • Betreff
  • An wen geht die Nachricht
  • Aufzählungen
  • Link
  • Zitate
  • Einrückungen
  • Tabelle
  • Wichtigkeit

Somit gestalten Sie Ihre Nachrichten ähnlich wie in Word oder Outlook.

Editor

In unserem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Teams, mittels Integration von Apps und Bots, noch individueller nutzen und somit Ihre Arbeit in Teams für Sie optimal und effektiv gestalten können.

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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice – Situation einen starken Zuwachs an Nutzern. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gezielt die Vorteile von MS Teams vorstellen und Ihnen Tipps für die richtige Nutzung geben.

Das Organisationstool Teams von Microsoft ist nun schon über drei Jahre auf dem Markt. Es ist laut Umfragen das viert beliebteste Tool im Office 365 Paket und es wird weltweit von über 500.000 Unternehmen genutzt. Doch was macht dieses Produkt so besonders? Auf den ersten Blick wirkt es doch eher wie ein Kommunikationsplattform, doch dahinter steckt viel mehr.

In einem letzten Blogbeitrag stand der Modern Workplace im Vordergrund und damit auch die Anpassung an die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Mobiles Arbeiten (Homeoffice) und automatisierte Prozesse, werden Ihnen als Leser bestimmt aktuell mit als Erstes einfallen.

Microsoft Teams ebnet den Weg für genau diese Bedürfnisse. Denn bei diesem Tool handelt es sich nicht um ein Rebranding von Skype for Business, dieses Tool bietet die Möglichkeit alle Produkte aus der Office365-Welt zu vereinen und an einem zentralen Ort zu bedienen. Zusätzlich werden auch Konnektoren und Oberflächen von Drittanbietern bereitgestellt.

Zum besseren Verständnis, hier ein praxisbezogenes Beispiel:

Nehmen wir an Sie sind Projektleiter in einem Unternehmen und arbeiten aktuell mit Project Online. Sie schreiben mehrmals in der Woche Mails an Ihre Projektmitarbeiter und beten um Statusrückmeldungen. Falls ein Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie das Team und die Vertretung selbst benachrichtigen. Im Allgemeinen fehlt Ihren Mitarbeitern der Überblick über den Projektfortschritt und die Aufgabenverteilung im Team.

MS Teams löst hierbei all Ihre Probleme: Project Online wird hier simpel im einer Registerkarte neben dem Kommunikationskanal dargestellt. Zusätzlich können sie MS Planner einbinden und einfach die Aufgaben zuweisen. Ihre Mitarbeiter sehen somit nicht nur den Projektfortschritt in der Registerkarte „Project Online“, sondern können Aufgaben auch agil durchführen und mit Ihren Kollegen schnell und effizient über den Channel kommunizieren. Zudem lassen sich alle projektbezogenen Dateien in Ihrem Team ablegen, falls Sie möchten können Sie das Wissensmanagement mit einem eigenen Wiki erweitern. Zudem lassen sich Videokonferenzen und Anrufe mit diesem Tool steuern. Ein weiterer Vorteil der Möglichkeit ist, dass Sie Ihren Bildschirm teilen können und ggf. auch die Steuerung übergeben können. Auch Gesprächsnotizen zu diesen Konferenzen lassen sich in Teams abbilden und für alle zur Verfügung stellen.

Tipps für einen einfachen und effizienten Umgang mit MS Teams

Jedoch brauchen Sie klare Regeln in Ihrem Team und vor allem in Ihrer Organisation wie dieses mächtige Tool einzusetzen ist. Zu viele einzelne Teams und zu viele Kanäle sind für Sie und für Ihre Mitarbeiter verwirrend. Doch wie entscheidet man über die Anzahl und die Nutzung? Ganz klar über eine definierte Guideline.

Tipp 1: Verminderung der Kommunikation via E-Mails

Sobald man MS Teams einführt, sollte man all seine Mitarbeiter verpflichten dieses Programm zu nutzen. Ansonsten entstehen Parallelwelten durch die gleichzeitige Nutzung von z. B. Outlook, Wissen geht verloren und Prozesse laufen ineffizient ab.

Natürlich kann man einen eingeschweißten Outlook-Nutzer nicht von heute auf morgen zum Teams-Liebhaber bringen. -Zudem soll Outlook auch nicht ersetzt werden, denn es eignet sich immer noch bestens für den Schriftverkehr mit Externen.- Doch durch gezielte Anwenderschulungen und die Aufweisung von Vorteilen für den einzelnen Mitarbeitenden, können Verweigerungen und Schwierigkeiten in diesem Change-Prozess vermindert oder sogar umgangen werden.

Tipp 2: Durchdachtes Dateienmanagement

Pro Channel in einem Team erstellt sich eine eigene Registerkarte für die Dateien, so verliert man nicht den Überblick, wo man z. B. Angebotsvorlagen findet. Es sollten einheitlich alle Dateien, in jedem Team im „Allgemein“-Channel abgelegt werden. Dieser Channel generiert sich automatisch, sobald das Team erstellt wurde. Ratsam ist es eine einheitliche Ordnerstruktur anzulegen.

Tipp 3: Überschaubare Anzahl an Teams und Channels

Zudem ist es von Vorteil abgeschlossene Projekte zu archivieren. Teams-Administratoren haben die Berechtigung hierfür. Kleine und kurzfristige interne Projekte sollten nur als Channel im Hauptteam eingebettet werden und nach Fertigstellung gelöscht werden. Somit vermeidet man „Datenleichen“ in der User-Ansicht und auch neue Mitglieder finden sich schneller zurecht.

Tipp 4: Übersichtliche Kommunikation

Damit Ihre Kommunikation übersichtlich bleibt, empfiehlt sich die Option „Antworten“ zu nutzen. Dadurch werden themenbezogene Diskussionen zusammengefasst und die Anwender finden sich auch nach vielen Nachrichten noch zu Recht.

Tipp 5: Smarte Integration von Apps

Zuletzt empfiehlt sich häufig genutzte Apps, wie z. B. MS Planner, an der linken Seite des Tools dauerhaft einzubetten. Durch das „Apps“ -Feld im unteren linken Bereich lassen sich mehr als 100 verschiedene Applikationen von Microsoft oder Trittanbietern zur individuellen Benutzeroberfläche hinzufügen. Somit sparen Sie sich den Besuch der Web-App oder das Öffnen einer weiteren Desktopapplikation.

Abschließend stellt sich Ihnen sicher noch die Frage, warum Sie nun genau dieses Kollaborationstool nutzen sollten, wenn es doch auch weitere Anbieter gibt. Die einfachste Antwort ist hierbei, dass die meisten Unternehmen mit den wohl bekanntesten Microsoft Tools, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook arbeiten. Durch die Anpassung, an die bereits vom User verwendeten und bekannten Prozesse von Microsoft, vermeiden Sie nicht nur Systembrüche, sondern erhöhen auch die Akzeptanz des neuen Tools und damit seinen Erfolg. Zudem bietet MS Tools im Gegensatz zu seiner Konkurrenz die Option mit den oben beschriebenen Einbindungen von z. B. Project, Planner oder PowerBI. Des Weiteren wird Ihr Outlook Kalender mit Teams synchronisiert und Ihre Teams Kontakte können bei der Meeting-Planung darauf Rücksicht nehmen.

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Neues Microsoft Project Feature „Roadmap“ vorgestellt

Microsoft Project Roadmap

Microsoft hat ein neues Feature namens „Roadmap“ für Project angekündigt. Roadmap ist in der Lage, Informationen von mehreren Projekten (Wasserfall oder agil) übersichtlich grafisch darzustellen und mit Kollegen zu teilen. Gerade in Projektprogrammen oder Projektportfolios sorgt dieses Feature für eine noch bessere Übersichtlichkeit über Ihre Projekte.

Microsoft Project Home

Sie finden das Feature direkt auf der neuen Homepage von Project, welche wir Ihnen hier vorgestellt haben.

Microsoft Project New Roadmap

Roadmaps können wie ein neues Projekt einfach erstellt werden und sind sofort verfügbar. Microsoft hat einen großen Wert auf die Performance des Features gelegt.

Wenn eine Roadmap erstellt wurde, dient sie als interaktive, grafische Oberfläche, um Informationen zu verschiedenen Projekten eines Programms oder Portfolios noch übersichtlicher darzustellen und zu konsumieren.

Microsoft Project Roadmap

Die Erstellung einer Roadmap ist recht simpel gehalten. Innerhalb der Roadmap werden einfach Zeilen hinzugefügt, welche mit den einzelnen Projekten verknüpft werden. Anschließend kann ausgewählt werden, welche Vorgänge oder Meilensteine in der Roadmap aggregiert dargestellt werden sollen.

Nachdem eine Zeile erstellt wurde, muss der Projekttyp gewählt werden. Zum Release des Features stehen Project Online und Azure Boards Projekte zur Auswahl. Microsoft hat angekündigt mit der Zeit noch weitere Projekttypen hinzuzufügen. Als technische Basis für die Verknüpfungen kommt Microsoft Flow zum Einsatz, welches ein flexibles und einfach zu verwendendes Verbindungssystem darstellt.

Microsoft Project Roadmap New Row

Nachdem der Projekttyp gewählt ist, wählt der Benutzer ein Projekt aus und meldet sich an diesem Projekt an. Microsoft Flow übernimmt die Benutzersteuerung im Hintergrund und stellt die sichere Authentifizierung sicher.

Microsoft Project Roadmap Connection

Sobald die Vorgänge in der Roadmap sichtbar sind, kann ihnen durch den Roadmap Manager ein Status zugeordnet werden. Dieser Status wird unabhängig vom tatsächlichen Projekt gesetzt und kann vom Roadmap Manager zum Reporting verwendet werden. Danach muss nur noch ausgewählt werden, welche Vorgänge tatsächlich in der Roadmap angezeigt werden sollen.

Microsoft Project Roadmap Set Status

Im Produktiveinsatz der Roadmap kann dann ein Drill-Down auf einzelne Tasks im Originalsystem des Projekts vorgenommen werden. Ist zum Beispiel ein Vorgang als riskant eingestuft, kann sich der Roadmap Manager über die Verlinkung bis zum originalen Projekt durchklicken, um noch mehr Details zu erhalten oder um auf Veränderungen zu reagieren.

Microsoft Project Roadmap Details

Zusätzlich zu den Daten aus den originalen Projekten, kann der Benutzer in der Roadmap bestimmte Zeitpunkte festlegen und anzeigen. Am oberen Rand der Roadmap markieren diese Zeitpunkte besondere zeitliche Events, wie zum Beispiel ein Produktlaunch oder eine Marketingveranstaltung.

Microsoft Project Roadmap Key Date

Nachdem die Roadmap erstellt und eingerichtet ist, kann sie natürlich mit Anderen geteilt werden. Das Teilen wird durch Office Modern Groups realisiert. Sobald eine Roadmap geteilt wird, wird automatisch eine Modern Group erstellt, welche weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit bietet. Eine Roadmap kann ebenfalls mit einer bereits bestehenden Modern Group geteilt werden.

Microsoft Project Roadmap Group Share

Das Roadmap Feature wird aktuell bereits im Early Adopter Programm von Microsoft zur Verfügung gestellt. In Kürze soll es für die breite Project Online Community verfügbar sein.

Neben diesem neuen Feature zur Verbesserung der Übersichtlichkeit in Ihrer Projektumgebung, bieten wir unter unserer Marke arksoft noch einige weitere Verbesserungen, welche das Arbeiten mit Microsoft Project noch unkomplizierter macht.

Unsere Erweiterung Calm Buffalo zum Beispiel, implementiert einen Ressourcengenehmigungsprozess direkt in Ihre Projektumgebung. Die Kommunikation zwischen Ressourcenmanagern und Projektleitern in Ihrem Unternehmen wird verbessert, indem der Bedarf und die Freigabe von Ressourcen zentral und unabhängig verwaltet wird.

Sie möchten mehr zum noch übersichtlicheren Arbeiten mit Microsoft Project erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten haben wir die passende Lösung sicher bereits griffbereit.

 

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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Für jeden Projekttyp den richtigen Arbeitsstil – mit Microsoft Project kein Problem

Microsoft Project Online - Microsoft Planner

Mit der weiteren Zunahme der Projekttätigkeit in Unternehmen, müssen Projektteams immer flexibler und effizienter zusammenarbeiten. Projektmanager und Teams benötigen Arbeitsmethoden, welche zu Ihrem jeweiligen Vorgehensmodell und Projekttyp passen. Programm- und Portfoliomanager dagegen müssen stets einen transparenten Überblick über alle Projekte bekommen können, um eindeutige Aussagen zur Gesamtsituation treffen zu können.

Der Gedanke, dass die zentrale Projektsteuerung nicht unter der Individualität einzelner Projekte und Projekttypen leiden darf, wurde in Microsoft Project konsequent umgesetzt. Unter dem Stichwort Agile in Project kann für jedes Projekt die passende Methode gewählt werden, wie zum Beispiel das Agile-, Wasserfall-, Hybrid- oder das aufgabenorientierte Modell. Eine Integration in den Microsoft Planner, welche seit einiger Zeit möglich ist, erlaubt es den Benutzern zudem die Projektarbeit noch spezifischer über den Planner-Plan durchzuführen.

Mit Agile in Project lassen sich ganz einfach agile Methoden in Project Online abbilden. Unabhängig davon, ob das gesamte Projekt agil durchgeführt werden soll, oder ob agile Sichten auf bestehende Wasserfallprojekte angewendet werden sollen, Project macht jede Form der Zusammenarbeit und Auswertung möglich. Projekte können nach Scrum geplant und durchgeführt werden, über Kanban-Boards dargestellt werden und mittels der Erstellung von Backlogs und der Durchführung von Sprints organisationsgerecht abgewickelt werden.

Details zum agilen Arbeiten mit Microsoft Project auf der Microsoft Webseite.

Integration in Microsoft Planner

Die Kombination von Project Online mit dem Microsoft Planner ermöglich ein noch präziseres Verfolgen von einzelnen Aufgabendetails. Die Projektmanager behalten über den Projektstrukturplan jederzeit die Übersicht über den Projektfortschritt und -status, während die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben ganz spezifisch im Planner vorfinden. Selbst bei komplexen und vielschichtigen Projekten behalten die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben durch die feinere Aufgliederung immer unter Kontrolle, während der Projektmanager eine transparente Übersicht über alle für ihn wichtigen Informationen erhält.

Details zur Integration von Microsoft Project und Microsoft Planner auf der Microsoft Webseite.

Steigerung der Übersichtlichkeit mittels individueller Dashboards und arksoft

Einen weiteren Gewinn an Übersichtlichkeit erhalten Projektmanager in Microsoft Project durch die Verwendung von Wise Elephant der Softwaremarke arksoft. Benutzer können sich ihr individuelles Dashboard zusammenstellen und erhalten mit nur einem Klick alle für sie relevanten Projektinformationen.

Jede Projektstruktur, unabhängig von Projekttyp und verwendeter Arbeitsmethode, kann so strukturiert dargestellt und einfach ausgewertet werden. Welche Vorgänge verspätet sind und welche Meilensteine anstehen, behalten die Projektmanager genauso im Blick wie den aktuellen Fortschritt. Für detaillierte Informationen können Quicklinks verwendet werden, um Berichte, den Arbeitsbereich oder Terminplan aufzurufen.

Details zu individuellen Dashboards mit Wise Elephant auf der arksoft Webseite.

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Integration von Skype for Business in Microsoft Teams abgeschlossen

Projektmanagement mit Microsoft Project

Microsoft hat die Integration von Skype for Business in Microsoft Teams nun vollständig abgeschlossen. Damit verfügt Teams über alle Funktionalitäten, welche bisher nur in Skype for Business verfügbar waren. Microsoft gibt seinen Benutzern damit die Möglichkeit, Teams als zentrales Kommunikationsmittel in ihrer Organisation zu verwenden und Skype for Business komplett zu ersetzen.

Microsoft Teams ist dabei viel mehr als nur ein Messaging-Tool. Teams kreiert virtuelle Arbeitsräume, welche von zusammenarbeitenden Kollegen für den gesamten Austausch verwendet werden können. Unter anderem können damit Online-Konferenzen abgehalten werden, gemeinsame Aufgaben geplant werden und Dokumente online abgespeichert werden. Teams stellt damit die Schnittstelle der Office 365 Funktionalitäten dar, welche in Teams alle zentral benutzt werden können.

Als Quasi-Nachfolger von Office 365 Groups, ist Teams vollständig in die Office 365 App Welt integriert. Neben den Office 365 Funktionalitäten, und neuerdings der Möglichkeit Skype for Business komplett durch Teams zu ersetzen, bietet Teams auch die Möglichkeit die Applikationen von Drittherstellern in das Tool zu integrieren. Wer bisher auf Office 365 Groups gesetzt hat, kann diese einfach in der Administrationsoberfläche zu Teams umwandeln, so dass sie in der neuen App einfach weiterverwendet werden können.

Teams ermöglicht es, die Kommunikation zwischen bis zu 250 Mitarbeitern abzubilden, egal ob die Kollegen außerhalb oder innerhalb Ihrer Organisation registriert sind.

Die Verwaltung von Microsoft Teams erfolgt bequem und zentral durch die Administratoren des Office 365 Abonnements. Teams kann sowohl über den Browser als auch als eigenständige von Microsoft zur Verfügung gestellte App verwendet werden. Die App steht sowohl für Smartphones mit den Betriebssystemen Android, iOS und Windows 10 for Mobile zur Verfügung, als auch für Windows und macOS.

Mehr zu Microsoft Teams, sowie den Download der kostenfreien Version von Teams, finden Sie unter: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

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