Tag

homeoffice Archive - arksolutions

Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice – Situation einen starken Zuwachs an Nutzern. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gezielt die Vorteile von MS Teams vorstellen und Ihnen Tipps für die richtige Nutzung geben.

Das Organisationstool Teams von Microsoft ist nun schon über drei Jahre auf dem Markt. Es ist laut Umfragen das viert beliebteste Tool im Office 365 Paket und es wird weltweit von über 500.000 Unternehmen genutzt. Doch was macht dieses Produkt so besonders? Auf den ersten Blick wirkt es doch eher wie ein Kommunikationsplattform, doch dahinter steckt viel mehr.

In einem letzten Blogbeitrag stand der Modern Workplace im Vordergrund und damit auch die Anpassung an die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Mobiles Arbeiten (Homeoffice) und automatisierte Prozesse, werden Ihnen als Leser bestimmt aktuell mit als Erstes einfallen.

Microsoft Teams ebnet den Weg für genau diese Bedürfnisse. Denn bei diesem Tool handelt es sich nicht um ein Rebranding von Skype for Business, dieses Tool bietet die Möglichkeit alle Produkte aus der Office365-Welt zu vereinen und an einem zentralen Ort zu bedienen. Zusätzlich werden auch Konnektoren und Oberflächen von Drittanbietern bereitgestellt.

Zum besseren Verständnis, hier ein praxisbezogenes Beispiel:

Nehmen wir an Sie sind Projektleiter in einem Unternehmen und arbeiten aktuell mit Project Online. Sie schreiben mehrmals in der Woche Mails an Ihre Projektmitarbeiter und beten um Statusrückmeldungen. Falls ein Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie das Team und die Vertretung selbst benachrichtigen. Im Allgemeinen fehlt Ihren Mitarbeitern der Überblick über den Projektfortschritt und die Aufgabenverteilung im Team.

MS Teams löst hierbei all Ihre Probleme: Project Online wird hier simpel im einer Registerkarte neben dem Kommunikationskanal dargestellt. Zusätzlich können sie MS Planner einbinden und einfach die Aufgaben zuweisen. Ihre Mitarbeiter sehen somit nicht nur den Projektfortschritt in der Registerkarte „Project Online“, sondern können Aufgaben auch agil durchführen und mit Ihren Kollegen schnell und effizient über den Channel kommunizieren. Zudem lassen sich alle projektbezogenen Dateien in Ihrem Team ablegen, falls Sie möchten können Sie das Wissensmanagement mit einem eigenen Wiki erweitern. Zudem lassen sich Videokonferenzen und Anrufe mit diesem Tool steuern. Ein weiterer Vorteil der Möglichkeit ist, dass Sie Ihren Bildschirm teilen können und ggf. auch die Steuerung übergeben können. Auch Gesprächsnotizen zu diesen Konferenzen lassen sich in Teams abbilden und für alle zur Verfügung stellen.

Tipps für einen einfachen und effizienten Umgang mit MS Teams

Jedoch brauchen Sie klare Regeln in Ihrem Team und vor allem in Ihrer Organisation wie dieses mächtige Tool einzusetzen ist. Zu viele einzelne Teams und zu viele Kanäle sind für Sie und für Ihre Mitarbeiter verwirrend. Doch wie entscheidet man über die Anzahl und die Nutzung? Ganz klar über eine definierte Guideline.

Tipp 1: Verminderung der Kommunikation via E-Mails

Sobald man MS Teams einführt, sollte man all seine Mitarbeiter verpflichten dieses Programm zu nutzen. Ansonsten entstehen Parallelwelten durch die gleichzeitige Nutzung von z. B. Outlook, Wissen geht verloren und Prozesse laufen ineffizient ab.

Natürlich kann man einen eingeschweißten Outlook-Nutzer nicht von heute auf morgen zum Teams-Liebhaber bringen. -Zudem soll Outlook auch nicht ersetzt werden, denn es eignet sich immer noch bestens für den Schriftverkehr mit Externen.- Doch durch gezielte Anwenderschulungen und die Aufweisung von Vorteilen für den einzelnen Mitarbeitenden, können Verweigerungen und Schwierigkeiten in diesem Change-Prozess vermindert oder sogar umgangen werden.

Tipp 2: Durchdachtes Dateienmanagement

Pro Channel in einem Team erstellt sich eine eigene Registerkarte für die Dateien, so verliert man nicht den Überblick, wo man z. B. Angebotsvorlagen findet. Es sollten einheitlich alle Dateien, in jedem Team im „Allgemein“-Channel abgelegt werden. Dieser Channel generiert sich automatisch, sobald das Team erstellt wurde. Ratsam ist es eine einheitliche Ordnerstruktur anzulegen.

Tipp 3: Überschaubare Anzahl an Teams und Channels

Zudem ist es von Vorteil abgeschlossene Projekte zu archivieren. Teams-Administratoren haben die Berechtigung hierfür. Kleine und kurzfristige interne Projekte sollten nur als Channel im Hauptteam eingebettet werden und nach Fertigstellung gelöscht werden. Somit vermeidet man „Datenleichen“ in der User-Ansicht und auch neue Mitglieder finden sich schneller zurecht.

Tipp 4: Übersichtliche Kommunikation

Damit Ihre Kommunikation übersichtlich bleibt, empfiehlt sich die Option „Antworten“ zu nutzen. Dadurch werden themenbezogene Diskussionen zusammengefasst und die Anwender finden sich auch nach vielen Nachrichten noch zu Recht.

Tipp 5: Smarte Integration von Apps

Zuletzt empfiehlt sich häufig genutzte Apps, wie z. B. MS Planner, an der linken Seite des Tools dauerhaft einzubetten. Durch das „Apps“ -Feld im unteren linken Bereich lassen sich mehr als 100 verschiedene Applikationen von Microsoft oder Trittanbietern zur individuellen Benutzeroberfläche hinzufügen. Somit sparen Sie sich den Besuch der Web-App oder das Öffnen einer weiteren Desktopapplikation.

Abschließend stellt sich Ihnen sicher noch die Frage, warum Sie nun genau dieses Kollaborationstool nutzen sollten, wenn es doch auch weitere Anbieter gibt. Die einfachste Antwort ist hierbei, dass die meisten Unternehmen mit den wohl bekanntesten Microsoft Tools, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook arbeiten. Durch die Anpassung, an die bereits vom User verwendeten und bekannten Prozesse von Microsoft, vermeiden Sie nicht nur Systembrüche, sondern erhöhen auch die Akzeptanz des neuen Tools und damit seinen Erfolg. Zudem bietet MS Tools im Gegensatz zu seiner Konkurrenz die Option mit den oben beschriebenen Einbindungen von z. B. Project, Planner oder PowerBI. Des Weiteren wird Ihr Outlook Kalender mit Teams synchronisiert und Ihre Teams Kontakte können bei der Meeting-Planung darauf Rücksicht nehmen.

Wenn Sie mehr zum Thema Microsoft Teams erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


Rufen Sie uns jetzt an +49 89 9438432-0 oder schreiben Sie uns service@arksolutions.de

Allgemein

Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice –…
Allgemein

Pressemeldung: Thomas Cabjolsky-Hofer verstärkt das Team als Director Consulting

Thomas Cabjolsky-Hofer verstärkt das Team als Director Consulting Die digitale Arche wächst weiter! arksolutions verstärkt…
Allgemein
5 Tipps fürs Homeoffice
Allgemein
Der Modern Workplace

5 Tipps fürs Homeoffice

Ganz Europa hält den Atem an. Fast alle, nicht systemkritischen, Arbeitnehmer sind nun im Homeoffice. Auch wenn viele Tools für diese Art des Arbeitens längst auf dem Markt sind, ist es für viele doch das erste Mal.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen Tipps und Tricks zeigen, wie Sie das Homeoffice am besten für sich und vor allem für Ihr gesamtes Team nutzen.

Tipp 1: Vorbereitung ist alles

Es ist hilfreich den Arbeitstag zuhause genau so zu beginnen, wie sonst. Halten Sie hierbei also die gleichen Routinen / Abläufe ein (z. B. Duschen, Frühstück, anziehen und gleiche Startzeit) bei. Besonders ratsam ist es, sich auch für den Homeoffice-Tag „schick“ zu machen und nicht in Jogginghose mit dem Laptop auf der Couch arbeiten. So behalten Sie das Gefühl Ihres täglichen Arbeitsablaufs aufrecht.

Schaffen Sie sich auch zu Hause einen Platz für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Ein Ort an dem Sie ungestört Ihrer Tätigkeit nachgehen können und nicht ständig unterbrochen werden. Bereiten Sie sich gezielt auf den Tag vor und legen Sie fest, was Sie heute erledigen möchten. Denn Sie werden schnell merken, dass sich der Homeoffice-Alltag vom normalen Büroalltag unterscheidet.

Lassen Sie Ihre Kollegen wissen, wann Sie erreichbar sind. Im Büro geht man einfach mal vorbei und tauscht sich aus oder fragt die jeweiligen Gegenüber. Im Homeoffice und besonders aktuell im „deutschlandweiten“ Homeoffice, sitzen viele Menschen allein vor Ihren Bildschirmen. Tragen Sie also Zeiten in Ihren Kalender ein. Hierbei können Sie z. B. auch MyAnalytics von Microsoft nutzen. Mit diesem Tool werden Ihnen regelmäßig Fokuszeiten eingetragen, um sich gezielt zu konzentrieren und nicht von Meetings oder Nachrichten gestört zu werden.

Tipp 2: Beleben Sie den Homeoffice-Alltag

Wie bereits erwähnt, befinden wir uns aktuell in einer besonderen Lage, da so viele Menschen von zuhause aus arbeiten. Vergessen Sie somit nicht, dass Sie in der Arbeit auch über Privates sprechen oder einen Witz unter Kollegen machen. Die Chatfunktion von Microsoft Teams bietet sich hierbei besonders an. Sie können Ihre Nachrichten mit Emojis und GIFs beleben und somit an den eigentlichen Büroalltag anknüpfen.

Zusätzlich treffen wir von arksolutions uns am Nachmittag für 15 bis 20min in einem virtuellen Pausenraum in Microsoft Teams, um gemeinsam einen Kaffee oder Tee zu trinken und sich auszutauschen, so wie es auch sonst gelebt wird.

Tipp 3: Gönnen Sie sich Pausen

Aufstehen, Laptop an, nebenbei Essen, früher Feierabend – so stellt man sich schnell mal den Homeoffice Tag vor. Dabei vergisst man jedoch, dass es wichtig ist auch Pausen zu machen. Sie verlieren nicht nur die Achtsamkeit beim Essen, sondern bestimmt auch Energie. Nutzen Sie es, dass Sie von zu Hause aus arbeiten und gehen Sie mittags eine Runde Spazieren, so bekommen Sie den Kopf frei und können mit mehr Kreativität und Motivation wieder starten.

Tipp 4: Tauschen Sie sich viel mit Ihrem Team aus

Gerade aktuell ist es wichtig, dass wir optimal von verschiedenen Orten zusammen arbeiten. Um Informationsverlusten vorzubeugen, empfiehlt sich ein tägliches Meeting. Das sollte nicht lange sein, aber so, dass jeder auf dem neusten Stand ist. Wenn Sie sonst stark mit einer Person zusammen arbeiten und sich regelmäßig persönlich austauschen, sollte Sie das auch im Homeoffice nicht vergessen. Die Videochatfunktion von MS Teams erlaubt Ihnen nicht nur Video und Ton zu teilen, sondern auch den Bildschirm. So können, wie im Meetingraum mit Beamer, alle das Gleiche verfolgen und kommentieren. Da Sie bei einer Videokonferenz mit mehr als fünf Teilnehmern nicht immer sehen, ob jemand etwas sagen will, sollten Sie am besten einen ModeratorIn bestimmen, um gegenseitige Unterbrechungen zu vermeiden. In MS Teams können Sie nebenbei zusätzlich den Chat nutzen. Diese Funktion eignet sich besonders für Emojis zum Austausch von Meinungen, z. B. Handzeichen oder Daumen hoch.

Tipp 5: Halten Sie die Work-Life-Balance im Gleichgewicht

Wenn Sie von zuhause aus arbeiten, verschwimmen oft die Grenzen zwischen beruflichem und privatem. Der Arbeitsplatz ist plötzlich mitten im Wohnzimmer, das Wohnzimmer ist plötzlich zum Arbeitsplatz geworden. Um auch nach der Arbeit abzuschalten und nicht weiterhin über offene Tätigkeiten nachzudenken, ist es ratsam, am Ende des Arbeitstages zu rekapitulieren, was Sie heute alles geschafft haben. So fühlt sich der Tag oder aktuell die Woche im Homeoffice gleich viel produktiver an. Sie können sich diese Gedanken auch notieren oder wenn bereits aus Tipp 1 vorhanden, Ihre abgehakte To-Do-List vor Augen halten. Bevor Sie in den Feierabend starten, ist es auch wichtig, sich von allen offenen Aufgaben zu distanzieren und diese gezielt mit Prioritäten für den nächsten Tag aufzuschreiben.

Wenn Sie mehr zum Thema HomeOffice erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns.


Rufen Sie uns jetzt an +49 89 9438432-0 oder schreiben Sie uns service@arksolutions.de

Allgemein

Microsoft Teams – Mehr als nur Kommunikation

Aktuell verzeichnen Anbieter von Kommunikationstools mit Telefonie- und Videofunktion, aufgrund der Corona / Homeoffice –…
Allgemein

Pressemeldung: Thomas Cabjolsky-Hofer verstärkt das Team als Director Consulting

Thomas Cabjolsky-Hofer verstärkt das Team als Director Consulting Die digitale Arche wächst weiter! arksolutions verstärkt…
Allgemein
5 Tipps fürs Homeoffice
Allgemein
Der Modern Workplace