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Integration von Skype for Business in Microsoft Teams abgeschlossen

Projektmanagement mit Microsoft Project

Microsoft hat die Integration von Skype for Business in Microsoft Teams nun vollständig abgeschlossen. Damit verfügt Teams über alle Funktionalitäten, welche bisher nur in Skype for Business verfügbar waren. Microsoft gibt seinen Benutzern damit die Möglichkeit, Teams als zentrales Kommunikationsmittel in ihrer Organisation zu verwenden und Skype for Business komplett zu ersetzen.

Microsoft Teams ist dabei viel mehr als nur ein Messaging-Tool. Teams kreiert virtuelle Arbeitsräume, welche von zusammenarbeitenden Kollegen für den gesamten Austausch verwendet werden können. Unter anderem können damit Online-Konferenzen abgehalten werden, gemeinsame Aufgaben geplant werden und Dokumente online abgespeichert werden. Teams stellt damit die Schnittstelle der Office 365 Funktionalitäten dar, welche in Teams alle zentral benutzt werden können.

Als Quasi-Nachfolger von Office 365 Groups, ist Teams vollständig in die Office 365 App Welt integriert. Neben den Office 365 Funktionalitäten, und neuerdings der Möglichkeit Skype for Business komplett durch Teams zu ersetzen, bietet Teams auch die Möglichkeit die Applikationen von Drittherstellern in das Tool zu integrieren. Wer bisher auf Office 365 Groups gesetzt hat, kann diese einfach in der Administrationsoberfläche zu Teams umwandeln, so dass sie in der neuen App einfach weiterverwendet werden können.

Teams ermöglicht es, die Kommunikation zwischen bis zu 250 Mitarbeitern abzubilden, egal ob die Kollegen außerhalb oder innerhalb Ihrer Organisation registriert sind.

Die Verwaltung von Microsoft Teams erfolgt bequem und zentral durch die Administratoren des Office 365 Abonnements. Teams kann sowohl über den Browser als auch als eigenständige von Microsoft zur Verfügung gestellte App verwendet werden. Die App steht sowohl für Smartphones mit den Betriebssystemen Android, iOS und Windows 10 for Mobile zur Verfügung, als auch für Windows und macOS.

Mehr zu Microsoft Teams, sowie den Download der kostenfreien Version von Teams, finden Sie unter: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

Sie möchten mehr über die Möglichkeiten der Zusammenarbeiten in Office 365 oder Microsoft Teams erfahren?


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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

Im vergangen Blogbeitrag wurde das Thema „Governance“ unter die Lupe genommen. Wir erklärten, dass vorgegebene…
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Microsoft Teams – Governance

Microsoft Teams – Governance Da Microsoft Teams in immer mehr Unternehmen eingesetzt wird, um die…
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Microsoft Teams – Apps und Bots
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Microsoft Teams – Benachrichtigungen und Chats

Digitalisierung im Projektmanagement

progress report

Die Digitalisierung ist in der heutigen Zeit das Thema in aller Munde. Selbstfahrende Autos, Roboter, Kryptowährungen und viele andere Neuerungen bestimmen die aktuelle gesellschaftliche Diskussion. Sie trifft uns nicht nur im Privat- sondern insbesondere auch im Arbeitsleben. Auch im Projektmanagement hat die Digitalisierung einen großen und vor allem positiven Einfluss.

Einige Auswirkungen und Potenziale der Digitalisierung im Projektmanagement möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen:

  1. Effizienzgewinn durch gezielten Tooleinsatz

Die Digitalisierung im Projektmanagement führt vor allem dazu, dass Projekte zunehmend durch digitale Tools, wie beispielsweise Microsoft Project, gesteuert werden. So können punktuelle und individuelle Problemanalysen durchgeführt werden, um anschließend maßgeschneiderte Veränderungen zu implementieren. Außerdem steigt die Produktivität in starkem Maße an: Ein großes Potenzial besteht darin, eine Vielzahl von Projekten zeitgleich durchzuführen und trotzdem stets den Überblick zu behalten.

  1. Verbesserung der Kommunikation

Die digitale Kommunikation und Kollaboration macht es möglich, die zur Verfügung stehenden Ressourcen besser zu bündeln und somit Projekte schneller durchzuführen. Projektmitglieder können sich in Echtzeit am Computer oder über mobile Apps vernetzen, um den gemeinsamen Projektverlauf zu dokumentieren und somit insgesamt im Blick zu haben. Selbst externen Partner ist es auf einfache Weise möglich, am Projekt mitzuarbeiten, da sie leichter in den virtuellen Projektraum integriert werden können. Tools für die Kollaboration wie Microsoft SharePoint oder Teams unterstützen Unternehmen dabei, schnell und effektiv zu kommunizieren.

  1. Herausforderung der Priorisierung

Ein wichtiger Aspekt der zunehmenden Digitalisierung und gleichzeitig höheren Anzahl an Projekten ist die Priorisierung der einzelnen Themen im Team. Schlüsselprojekte und Kernaufgaben innerhalb eines Projektes müssen definiert werden, um eine klare Struktur zu schaffen und nicht den Überblick zu verlieren. Gezielte, softwaregestützte Analysen und Auswertemöglichkeiten wie Microsoft PowerBI helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei die wirklich wichtigen Projekte noch besser zu identifizieren und in den Fokus zu stellen.

  1. Flexible Anpassung von Zielen

Gleichzeitig ist es in der digitalen Ära auch wichtig, die Ziele der Projekte jederzeit flexibel anpassen zu können, um den Anforderungen der Kunden stetig gerecht zu werden. Die Grundanforderung hierbei ist es, transparente und effiziente Prozesse zu schaffen, die gegebenenfalls schnell verändert und optimiert werden können.

  1. Neue Kompetenzprofile für Projektteams

Auch die Anforderungen an Projektleiter und Teammitglieder verändern sich.

Die einzelnen Mitglieder müssen sowohl fachliche Qualifikationen als auch kommunikative Fähigkeiten und vor allem Flexibilität mitbringen. Des Weiteren sollten alle Rollen klar definiert und dezentrale Strukturen geschaffen werden.

Auf ungeplante Veränderungen muss flexibel und mit einem hohen Spektrum an bisherigen Erfahrungen eingegangen werden. Das Wissensmanagement wird daher im Zeitalter der Digitalisierung noch wichtiger. Wissensportale wie SharePoint unterstützen die Aggregation von Wissen und aber insbesondere auch die schnelle Auffindbarkeit von Informationen.

  1. Potenziale für Projektleiter

Den Projektleitern können durch die Digitalisierung neue Freiräume ermöglicht werden. Durch Fortschrittsberichte in Echtzeit und transparentere Arbeitsdetails, wird Zeit gespart, welche für neue Projektideen und Aufträge nutzen, die wiederum dem Kunden zu Gute kommen. Komplizierte und bürokratische Routinetätigkeiten werden ebenfalls reduziert.

Sie wollen die Digitalisierung Ihres Unternehmens erfolgreich vorantreiben? Und interessieren sich für den Einsatz von Microsoft Technologien in Ihren Projekten?


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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

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Microsoft stellt seine Rechenzentren betreffend der Deutschland Cloud um

Blue Sky Cloud

Was Gerüchte bereits vermuten ließen, wurde jetzt offiziell angekündigt. Microsoft stellt seine Rechenzentren in Deutschland um. Es werden zwei neue Cloud-Regionen in Deutschland für den Betrieb der Public Cloud aufgebaut. Gleichzeitig wird die bisher getrennt betriebene Deutschland Cloud für Neukunden nicht mehr zugelassen.

Seit 2015 hatte Microsoft zusammen mit der Telekom eine separat gesicherte und von der weltweiten Microsoft Cloud getrennte Lösung angeboten, welche die Datenspeicherung in Deutschland und besonders strenge Compliance-Richtlinien garantierte. Mit der Begründung von sich ändernden Kundenanforderungen, wird die Deutschland Cloud zwar für Bestandskunden noch fortgeführt, Neukunden können die Dienste allerdings ab sofort nicht mehr buchen.

Zukünftig können Kunden entscheiden, ob Sie die bereits bestehenden europäischen Cloud Regionen verwenden, oder ob sie die neuen in Deutschland entstehenden Regionen bevorzugen. Die neuen Rechenzentren in Berlin und Frankfurt sollen beginnend ab dem vierten Quartal 2018 alle Dienste nach und nach bereitstellen.

Zukünftig werden alle Regionen an das weltweite Cloud Netzwerk angeschlossen, so dass global eine einheitliche Serviceleistung von Microsoft garantiert werden kann. Auch Datenschutz und Compliance Standards sollen weltweit auf einem sehr hohen Niveau eingehalten werden.

Microsoft schreibt dazu:

Wir verfügen über langjährige Expertise in Datenschutz und Datensicherheit. Weltweit schaffen wir für unsere Kunden auf Grundlage der Microsoft-Trusted-Cloud-Grundsätze und des branchenweit umfassendsten Angebots an Compliance-Zertifikaten und -Testaten die Voraussetzungen, komplexen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfolgreich zu entsprechen. Die neuen Rechenzentrums-Regionen in Deutschland werden als Teil des globalen Microsoft-Cloud-Netzwerks die gleichen Service-Level und Sicherheitsstandards bieten wie unsere weltweiten Microsoft-Cloud-Angebote. Um zusätzliche Compliance-Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen, planen wir für die neuen Cloud-Dienste auch eine Zertifizierung nach dem Anforderungskatalog „Cloud Computing Compliance Controls Catalogue“ (C5).

Quelle: https://news.microsoft.com/de-de/microsoft-cloud-2019-rechenzentren-deutschland/

Sie interessieren sich für den Schritt in die Cloud? Oder sind sich noch unsicher welche Hostingoption für Sie wirklich passt?

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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

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Project Online: Die neue Home Experience

Microsoft hat die Startseite von Project Online stark überarbeitet. Die neue Home Page „Project Home“ lässt die Nutzer Projekte öffnen, erstellen und favorisieren, um den Umgang mit mehreren Projekten noch angenehmer und schneller zu gestalten. Eine Übersicht über kürzlich verwendete Projekte trägt ebenfalls zur besseren Übersicht und effizienteren Benutzung von Project Online bei.

Die neue Ansicht wird in den nächsten Wochen nach und nach für alle Project Online Benutzer ausgerollt. Wer die bisherige Ansicht bevorzugt, kann diese weiterhin über einen Klick auf „Go to Project Web App“ am unteren Ende der Seite erreichen.

Project Online Home Page

Wenn die neue Startseite voll in Verwendung ist wird sie ungefähr so aussehen und im Wesentlichen aus den Punkten Neues Projekt, Favoriten und zuletzt verwendete Projekte bestehen.

Die Liste der zuletzt verwendeten Projekte wird alle Projekte zeigen, die seit Einführung der neuen Startseite bearbeitet wurden. Die Liste wird gefüllt unabhängig davon, in welcher PWA Seite auf Ihrem Tenant die Projekte geöffnet wurden und auch unabhängig davon, ob die Projekte in Project Professional oder in Project Online geöffnet wurden. Dies soll die Arbeit insbesondere für Projekt-, Programm- und Portfoliomanagern erleichtern, welche mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten und stets die Übersicht behalten müssen.

Darüber hinaus können Projekte aus der Liste der zuletzt verwendeten Projekte entfernt werden, so dass die Liste übersichtlich bleibt. Ebenso können einzelne Projekte aus der Liste favorisiert werden, so dass sie permanent in den Favoriten auftauchen und jederzeit auf einen Klick geöffnet und bearbeitet werden können.

Microsoft modernisiert damit die Startseite von Project Online deutlich und vereinfacht die Steuerung insbesondere für Benutzer, welche an mehreren Projekten parallel arbeiten. Damit wird die Fähigkeit des Multiprojektmanagements von Project Online auch im Standard noch weiter ausgebaut.

Sie interessieren sich für die Einführung von Project Online? Oder möchten die Fähigkeiten für das Portfolio-, Programm- und Projektmanagement von Microsoft Project noch erweitern?

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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

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Projekte erfolgreicher managen mit Projektmanagementstandards

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Erfolgreich durchgeführte Projekte sind für die strategische Weiterentwicklung und das Wachstum eines Unternehmens äußerst entscheidend. Durch die zunehmende Komplexität der Aufgaben sowie den Einbezug von Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen, ist das Projektmanagement von sehr hoher und immer noch wachsender Bedeutung.

Um das Projektmanagement so effizient wie möglich zu gestalten, können offizielle Projektmanagementstandards verwendet werden oder diese als Orientierung herangezogen werden. Diese standardisierten Vorgehensweisen und Frameworks gewährleisten einheitliche, klar definierte Begriffe und Vorgänge, hilft Fehler zu reduzieren oder zu vermeiden und Projekte rechtzeitig zum Abschluss zu bringen.

Es werden zahlreiche Standards und Zertifizierungen in diesem Bereich angeboten, wobei wir Ihnen unsere Sicht auf die drei gängigsten vorstellen möchten.

Dazu zählen der Standard PMBOK des Project Management Institute (PMI), der Standard IPMA der International Project Management Association (IPMA), in Deutschland vertreten durch die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), sowie PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) von AXELOS.

PMBOK/PMI

Einer der bekanntesten Projektmanagementstandards ist das PMBOK des US-amerikanischen Projekt Management Institute (PMI). Dieser wird alle 4-5 Jahre an die aktuellen Entwicklungen des Projektmanagements angepasst und ist im September 2017 in der aktuellsten Auflage erschienen. Allgemein lässt sich dieser Standard als Sammlung von Best Practices, die erfolgreich in amerikanischen Unternehmen verschiedener Branchen durchgeführt wurden, beschreiben.

Prozessorientierter Aufbau

Es gibt 5 Prozessgruppen:

  • Initiating
  • Planning
  • Executing
  • Monitoring and Control
  • Closing

Sowie 10 Wissensgebiete:

  • Integration Management
  • Scope Management
  • Schedule Management
  • Cost Management
  • Quality Management
  • Resource Management
  • Communications Management
  • Risk Management
  • Procurement Management
  • Stakeholder Management

Diese Prozessgruppen und Wissensgebiete werden insgesamt über 47 Prozesse miteinander verbunden. Zu jedem Prozess werden ebenfalls jeweils Input, Output, Methoden als auch die dafür benötigten Werkzeuge beschrieben.

Daraus entsteht eine umfassende Matrix, die als Leitfaden für Projekte in den verschiedensten Branchen angewandt werden kann.

IPMA/GPM

Im Gegensatz zum PMBOK stellt der Standard der International Project Management Association (IPMA) mit ihrer deutschen Mitgliedsgesellschaft, der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), eine individuelle Vorgehensweise bereit. Hier liegt der Fokus nicht auf Best Practices sondern auf den Kompetenzen des Projektleiters.

Aufbau nach Kompetenzen

Insgesamt werden 46 Kompetenzen in 3 Kompetenzfelder aufgeteilt:

  • Behavioural Competences – soziale Kompetenz des Projektleiters
  • Contextual Competences – Kompetenzen für Projekte, Programme und Portfolios
  • Technical Competences  – Kompetenzen im operativen Projektmanagement

Es gibt keine spezifischen Methoden, Verfahren oder Werkzeuge, die vorgegeben werden. Also wird kein bestimmter Prozess beschrieben, sondern das notwendige Können des Projektleiters. Der Plot besteht darin, dass der Projektleiter die jeweils an die Aufgabenstellung angepassten Werkzeuge und Methoden effizient auswählen soll.

PRINCE2

Der Projektmanagementstandard PRINCE2 vereinigt Methoden- und Führungskompetenzen. Der Projektablauf wird von Projektstart bis zum Projektende komplett definiert und festgelegt. Er gibt eine Antwort auf die Frage:

Was wird von wem und wann durchgeführt?

Elementarer Aufbau

Es gibt 7 Grundprinzipien – welche festlegen ob ein Projekt nach PRINCE2 durchgeführt wird oder nicht

  • Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
  • Lernen aus Erfahrungen
  • Definierte Rollen und Verantwortungen
  • Steuern über Managementphasen
  • Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
  • Produktorientierung (=Ergebnisorientierung)
  • Anpassen an sich ändernde Projektumgebungen

Darüber hinaus gibt es 7 Themen – welche kontinuierlich vom Projektleiter betrachtet werden müssen:

  • Business Case
  • Organisation
  • Qualität
  • Pläne
  • Risiken
  • Änderungen
  • Fortschritt

Und 7 Prozesse – welche die notwendigen Aktivitäten des Projekts definieren

  • Vorbereiten eines Projekts, Starting up a Project
  • Lenken eines Projekts, Directing a Project
  • Initiieren eines Projekts, Initiating a Project
  • Steuern einer Phase, Controlling a Stage
  • Managen der Produktlieferung, Managing Product Delivery
  • Managen eines Phasenübergangs, Managing a Stage Boundary
  • Abschließen eines Projekts, Closing a Project

Es wird also ein Rahmen vorgegeben, der Schritt für Schritt vom Projektleiter abgearbeitet werden muss.

Direkter Vergleich der Projektmanagementstandards

PMBOK/PMI

  • Prozessorientiert
  • Internationaler Marktführer
  • Anpassung der Prozesse notwendig
  • Bietet gutes Framework, um Projektmanagement-Prozesse aufzubauen
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen

IPMA/GPM

  • Kompetenzbasiert
  • Branchen- / Länderspezifisch
  • Projektmanagement-prozesse müssen selbst definiert werden
  • Geeignet für die Weiterentwicklung von Projektmanagement-Skills
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen

PRINCE2

  • Phasen / Prozessorientiert
  • Gut kombinierbar mit anderen Standards
  • Standard kann einfach und unabhängig eingeführt werden
  • Abgrenzung der Rollen von Projektleiter und Auftraggeber
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen
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Microsoft Teams – Policies und Lifecyclemanagement

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Methoden: Agiles Projektmanagement

Unterwebsiten erstellen

Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich der Projektziele gegeben ist. Seitens des Auftraggebers ist eine hohe Mitwirkung an der Erstellung des Gewerks bzw. der Definition der Anforderungen erforderlich. Bezeichnend für das agile Projektmanagement ist die Konzentration auf die Akzeptanz der Anwender und das zu liefernde Werk. Auf der anderen Seite werden geschäftliche Anforderungen, wie beispielsweise Kostentreue, Termintreue und spezifizierte Anforderungen bei der initialen Planung weniger berücksichtigt.

Wie bei vielen anderen Projektmanagement-Methoden gibt es keine einheitliche Definition von agilem Projektmanagement. In der Regel wird der Begriff „Agiles Projektmanagement“ als Oberbegriff für verschiedene Methoden bei der Software-Entwicklung verwendet (beispielsweise Scrum oder Extreme Programming).

Das Adjektiv „agil“ soll die Flexibilität und Dynamik der Projektsteuerung zum Ausdruck bringen, welche das schnelle Reagieren bei Änderungsanträgen im Bezug auf den Leistungsumfang ermöglicht. Somit hebt der Begriff die Vorteile der geringen Führungs- und Planungsintensität zugunsten hoher Anpassungsfähigkeit und schneller Umsetzung hervor.

Agiles Manifest

Das 2001 veröffentlichte Agile Manifest wird als primäre Referenz für das Agile Projektmanagement angesehen und umfasst die folgenden Quintessenzen:

  • Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge (Individuals and interactions over processes and tools)
  • Arbeitssoftware über umfassende Dokumentation (Working software over comprehensive documentation)
  • Kundenkooperation über Vertragsverhandlungen (Customer collaboration over contract negotiation)
  • Reagieren auf Änderungen über dem Plan folgen (Responding to change over following a plan)

Herausforderungen und Gründe des Agilen Projektmanagements

Die herkömmliche Projektplanung stellte sich in Verbindung mit Software-Projekten als zu starr und träge dar, was die Konzipierung neuer Rahmenbedingungen erforderlich gemacht hat. Folgende Herausforderungen und Aspekte sprechen für die Agile Projektplanung:

  • Die hohe Innovationsgeschwindigkeit im IT-Bereich (insbesondere in der Software Entwicklung) erfordert schnelle Produktzyklen.
  • Auftraggeber sind oftmals nicht in der Lage eigene Anforderungen zu definieren, sondern benötigen eine Präsentation von Möglichkeiten. Da die Anforderungen zu Beginn eines Projektes nicht vollends klar sind, ist ein schnelles Reagieren auf Änderungen erforderlich.
  • Zu Beginn eines Software-Projektes ist eine Prognose bezüglich Aufwänden und Dauern schwierig. Dies hängt damit zusammen, dass die Softwareentwicklung ein höchst innovativer Prozess ist.

Iteratives Vorgehen

Die Maxime aller agilen Projektmanagement Methoden ist die Planung und das Arbeiten in iterativen Zyklen. Hierbei wird in der Regel pro Iterationszyklus ein vorläufiges Ergebnis vorgestellt, woraufhin eine Teilabnahme bzw. Änderungsanträge seitens des Auftraggebers erfolgen. Die finale Spezifikation des Werks entsteht dadurch erst im Laufe des Projektes.

Mittlerweile fließen immer mehr traditionelle Aspekte und Methoden des klassischen Projektmanagements, wie beispielsweise Risiko- und Problemmanagement in die agile Projektplanung ein, sodass die Abgrenzung zwischen beiden Methoden immer mehr verschwimmt.

Beispielhaftes Iterationsmodell:

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Microsoft OneDrive vs. Microsoft SharePoint

Unterschiede zwischen OneDrive und SharePoint

Microsoft OneDrive for Business und SharePoint sind beides Komponenten aus Office 365 mit überschneidender Architektur und Funktionen. Oftmals kommt hierbei die Frage auf, wo genau die Unterschiede liegen, welche Plattform für welchen Einsatzzweck geeignet ist und wo die Dokumente besser abgespeichert werden sollten. Näheres wird Ihnen in diesem Blogeintrag erklärt.

Grundlegendes zu OneDrive und SharePoint

Zu beachten gilt, dass von OneDrive eine Version für Privatnutzer und eine Version für Firmen zu Verfügung stehen. Die Business Version unterscheidet sich hierbei stark von der Version für den Privatanwender. Bei einem bestehenden Microsoft Account steht Ihnen automatisch auch OneDrive zur Verfügung. Jeder kann sich für einen Microsoft Account mit jeder E-Mail Adresse registrieren (egal ob von Microsoft oder von einem anderen Anbieter) und erhält somit kostenlosen Speicherplatz. Wem dieser Speicherplatz nicht ausreicht, der kann günstig weiteren Speicher hinzukaufen. Sobald Sie Ihren OneDrive Account haben, können Sie diesen online abrufen oder mit Ihren Geräten synchronisieren.

Sobald Sie einen Office 365 Plan für kommerzielle Zwecke nutzen, verwenden Sie OneDrive for Business. Trotz desselben Namens und Logos hat dieses Tool wenig mit dem privaten OneDrive zu tun. Üblicherweise wird diese Version von einzelnen Personen oder Firmenteams als zentrale Dateiablage verwendet. OneDrive for Business ermöglicht das Versionieren und teilen von Dokumenten sowohl für interne als auch für externe Zwecke. Des Weiteren kann es mit Ihren Geräten synchronisiert werden und somit können Sie lokal Ihre Dokumente bearbeiten, wobei Änderungen Online immer auf dem neuesten Stand sind.

Genau wie in OneDrive for Business können Sie auch in SharePoint Dateien und Dokumente mit Kollegen teilen, versionieren und synchronisieren. Allerdings ist mit SharePoint noch vieles mehr möglich. So lassen sich ganze Teamwebseiten mit bspw. Diskussionsrunden, Blogs, Wikis, Kalendern, Aufgabenlisten und vielem mehr erstellen – während OneDrive sich auf die  Dokumentablage beschränkt. Da sich mit SharePoint außerdem ganze Webseiten aufbauen lassen, wird SharePoint häufig für das Projektmanagement, als Intranet Portal und für vieles mehr verwendet. SharePoint eignet sich also vor allem für Firmen mit mehreren individuellen Teams, deren Mitglieder an mehreren Dokumenten zugleich arbeiten möchten und dabei noch erweiterte Features benötigen.

Konkret gesagt ist also der Unterschied zwischen OneDrive for Business und SharePoint: Dokumente, die in OneDrive for Business eingestellt werden, sind automatisch privat und können von keinem anderen eingesehen werden. Währenddessen sind in SharePoint veröffentlichte Dokumente automatisch für das ganze Team sichtbar und je nach Berechtigung auch bearbeitbar. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit ist durch SharePoint möglich. Beide Plattformen haben den gleichen technologischen Ursprung, allerdings wurden sie für unterschiedliche Ziele entwickelt. Bei einem SharePoint gehört die OneDrive for Business Bibliothek zur my-site.sharepoint.com Websitesammlung während die SharePoint Bibliotheken zu den entsprechenden domain.sharepoint.com Websitesammlungen gehören.

Hier ein paar SharePoint Features näher erklärt

Dashboards: Mitarbeiter können sich auf einer eigenen Office 365 Firmenumgebung einloggen und dort Neuigkeiten, Notizen, Ankündigungen usw. lesen.

Workflows: Automatische und programmierbare Aktionen, die bspw. ausgeführt werden, wenn ein Dokument hochgeladen wird. Ein Beispiel wäre das Versenden einer E-Mail, beim Upload eines Dokuments.

Listen: Hierbei handelt es sich um anpassbare Tabellen. Hier können Daten eingetragen werden, Spalten unterschiedlicher Datentypen hinzugefügt werden, und Beziehungen zwischen Entitäten hergestellt werden.

Kalender: Hier können für ein Team relevante Meetings und Termine eingetragen werden.

Newsfeed: Newsfeeds ähneln einem öffentlichen Blog oder Mikroblog. Über diesen können Sie eine Unterhaltung mit Personen beginnen und im Bezug auf Beiträge und Freigaben anderer Personen auf dem neuesten Stand bleiben.

Add-Ins: Dank SharePoint-Add-Ins lässt sich Ihr SharePoint um Funktionen erweitern. Diese können über einen Store seitens Microsoft bezogen werden oder selbst entwickelt werden. So ist es modular möglich, einen SharePoint auf die eigenen Wünsche anzupassen. Informationen zu arksolutions SharePoint Add-ins finden Sie hier.

Weitere Informationen zu SharePoint finden Sie auch hier.

Vergleich von OneDrive und SharePoint kurz zusammengefasst

OneDrive for BusinessSharePoint Online

Enthalten im Office 365 Bunsiness Plan

Enthalten im Office 365 Bunsiness Plan

Auch häufig als „Speicherort“ bezeichnet

Auch häufig „Team-Seite“ genannt

Eine extra Version für Privat-Personen ist verfügbar

Nur in den „Business“ oder Enterprise Varianten verfügbar

Kernarchitektur basierend auf SharePoint

Kernarchitektur basierend auf SharePoint

Zugriff über den Browser, lokalen Ordner oder per App möglich

Meist erfolgt der Zugriff über den Browser, allerdings auch als lokaler Ordner oder per App möglich

Alle Uploads sind standardmäßig privat, außer diese werden geteilt

Uploads übernehmen die Berechtigungen des Ordners in dem diese liegen

Bester Ort um private Arbeitsdokumente abzulegen

Bester Ort um Team Dateien und Dokumente an welchen zusammengearbeitet werden soll abzulegen

Nur als Dateiablage

Bietet die Möglichkeit Teamseiten, Blogs, Intranet Portale und vieles mehr zu erstellen

Keine Erweiterung möglich

Erweiterung durch Workflows und Add-Ins möglich. Add-Ins können selbst entwickelt oder über den Microsoft-Store bezogen werden.

OneDrive for Business wird verwendet, wenn …

  • … das Dokument nur durch mich persönlich angezeigt werden darf. Da Dokumente hier automatisch nur für mich freigegeben sind, ist dies der ideale Ort um beispielsweise Rohentwürfe oder Blogbeiträge abzuspeichern, die von anderen Personen nicht benötigt werden.
  • … nur ein eingeschränkter Personenkreis Zugriff auf das Dokument haben soll. Soll ein Dokument beispielsweise nur von vereinzelten Personen, möglicherweise auch aus unterschiedlichen Teams, angesehen werden können, so eignet sich OneDrive for Business als Dateiablage.

SharePoint wird verwendet, wenn …

  • … neben der Dokumentenablage weitere Tools für die Zusammenarbeit benötigt werden. So bietet SharePoint Kalender, Aufgabenlisten und vieles mehr.
  • … Dokumente für ein gesamtes Team relevant sind und ein Zentrale Plattform für das Zusammenarbeiten an Dokumenten benötigt wird.

Fazit

Die Funktionen von SharePoint und OneDrive überschneiden sich tatsächlich in der Funktion der Dateiablage und Funktionen zum Teilen. Allerdings ist das OneDrive for Business auch nur für diese Funktionen geschaffen. Wer weitere Funktionen zur Teamarbeit nutzen möchte, der sollte ein Office Abonnement wählen, welches auch SharePoint enthält.

Sie haben noch Fragen zu MS SharePoint oder OneDrive? Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung als Microsoft Gold Partner.

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SharePoint 2019: Public Preview gestartet

Vor kurzem hat Microsoft die lange erwartete Public Preview von SharePoint 2019 zum Download freigegeben. Wir haben uns die neue Version bereits angesehen und möchten Ihnen nachfolgend einen kurzen Überblick über das Update des beliebten Tools geben.

Die wohl wesentlichste Änderung ist die Angleichung des Kerns von SharePoint Server 2019 an SharePoint online. Wie erwartet, hat Microsoft die Administration und das Look & Feel der beiden Versionen sehr stark angeglichen. Für Administratoren wie Entwickler macht es dies natürlich deutlich einfacher Lösungen für beide Versionen parallel zu verwalten und zu entwickeln.

Um das neue Look and Feel zu kreieren, wurden nun auch im SharePoint Server die sogenannten Modern Pages vollständig ausgerollt, welche ein moderneres und noch benutzerfreundlicheres Bedienen des SharePoints ermöglichen sollen.

Auch dem Gedanken des Modern Workplace wurde Rechnung getragen. Um in Zeiten von verteiltem Arbeiten, verschiedenen Geräten und dem Einsatz der Cloud das Arbeiten mit dem SharePoint noch einfacher zu machen, wurden die Synchronisation mit OneDrive und auch die Responsiveness der einzelnen Seiten nochmals deutlich verbessert

Sollten Sie SharePoint 2019 auch selbst einmal ausprobieren wollen, finden Sie hier den Download von Microsoft.

Sie möchten mehr über die neue Version des SharePoints erfahren, oder interessieren sich für die Optimierung oder Migration Ihres bestehenden SharePoints? Sprechen Sie uns gerne einfach an.

Sie haben noch Fragen zu MS SharePoint oder interessieren sich für eine Migration auf die neue Version? Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung als Microsoft Gold Partner.

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang verteilen können. Üblicherweise haben Sie in Ihrem Projekt Kosten, die unterschiedliche Zahlungsziele haben. Für die Darstellung einer aussagekräftigen Cashflow Übersicht benötigen Sie eine präzise Übersicht der Fälligkeit Ihrer Projektkosten. Eine anteilige Darstellung ist hierfür nicht zielführend.

Um dieses Ziel zu erreichen, können in MS Project sogenannte Kostenressourcen verwendet werden.

Gängige Standardoptionen für Kosten-Ressourcen in MS Project sind die anteilige Fälligkeit, die Fälligkeit zum Beginn des Vorgangs und die Fälligkeit zum Ende des Vorgangs.

In den nächsten Schritten zeige ich Ihnen, wie Sie die Kosten einer Kostenressource manuell über einen Vorgang verteilen können.

Erstellen und Verwalten der Kostenressourcen

Um eine Kostenressource anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Ansicht „Ressource: Tabelle“
  2. Geben Sie in der Tabelle den/die Ressourcenname/n ein
  3. Wählen Sie in der Spalte „Art“ den Wert „Kosten“
  4. In der Spalte „Fällig“ wählen Sie „Anteilig“

Bei variablen Kosten werden keine Standardsätze angegeben. Die Tatsächliche Höhe der Kosten wird pro Vorgang festgelegt (Beispiel: Reisekosten für Vorgang1 = 250€, für Vorgang2 = 150€).

Zuweisung von Kosten-Ressourcen zu Vorgängen

Für die manuelle Verteilung der variablen Kosten eignet sich die Ansicht „Vorgang: Einsatz“. An dieser Ansicht müssen für die exakte Planung der variablen Kosten folgende Anpassungen vorgenommen werden:

  1. In der Tabelle: fügen Sie die Spalte „Kosten“ ein
  2. Im Zeitstrahl: fügen Sie hier ebenfalls die „Kosten“ ein und blenden Sie ggf. die Arbeit aus
  3. Bei Bedarf können Sie den Zoom-Faktor so anpassen, dass die Zeitskala den gewünschten Zeitraum anzeigt

Im nächsten Schritt weisen wir einem Vorgang Kosten-Ressourcen zu:

  1. Klicken Sie doppelt auf den jeweiligen Vorgangsnamen und wechseln Sie zum Reiter „Ressourcen“, um dem Vorgang Kosten-Ressourcen zuzuweisen.
  2. Anschließend legen Sie in der selben Maske die Kosten fest, die pro Kosten-Ressource bei diesem Vorgang anfallen.

Die Kosten verteilen sich nun gleichmäßig über den Zeitraum des Vorgangs:

Manuelle Verteilung der Kosten

Da wir in diesem Fall genau das vermeiden möchten, gehen wir ein wenig anders vor. Wir geben die Kosten also nicht als Gesamtsumme für den Vorgang an, sondern verteilen die Kosten manuell über die jeweiligen Tage bzw. Monate. Die Eingabe erfolgt in der Zeitphasentabelle auf der rechten Seite. Zu Beachten ist dabei noch, dass die Kosten innerhalb der Dauer des jeweiligen Vorgangs bleiben.

In der Tabelle auf der linken Seite können Sie anschließend die Gesamtsumme kontrollieren.

Mit Hilfe der Informationen in diesem Blog-Beitrag, sind Sie nun in der Lage Kostenressourcen anzulegen, auf Vorgangsebene zuzuweisen und über die Dauer des Vorgangs manuell zu verteilen.

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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen

Projektdateien

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie man in MS Project 2013 mithilfe von Meilensteinen wichtige und grundlegende Ereignisse kennzeichnen kann. So kann der Projektfortschritt besser überwacht und reportet werden.

Meilensteine kennzeichnen einen Projektstatus, welcher ein Datum, aber in der Regel keine Dauer hat.

Um Meilensteine in Microsoft Project 2013 zu erzeugen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

-> ANSICHT -> Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) -> einen neuen Vorgang einfügen -> in der Spalte „Vorgangsname“ eine Bezeichnung für den Meilenstein eintragen und in der Spalte „Dauer“ den Wert Null eingeben

In MS Project ist es auf die folgende Weise auch möglich, einen vorhandenen Vorgang, dessen Dauer größer als 0 ist, als Meilenstein zu definieren:

-> Doppelklick auf den Namen des Vorgangs, der als Meilenstein festgelegt werden soll -> im Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“ den Register „Erweitert“ auswählen -> das Kontrollfeld „Vorgang als Meilenstein darstellen“ aktivieren ->  mit OK bestätigen

Der entsprechende Vorgang wird in Project wie gewohnt im Balkendiagramm als Meilenstein (also ohne Balken) dargestellt. Das Meilensteinsymbol (eine Raute) wird am Endtermin des Vorgangs angezeigt.

Sie haben noch Fragen zu MS Project? Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung als Microsoft Gold Partner.

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