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Dario.R

Ressourceneinsatz und Freigabe in Project 2016

Seit der Version 2016 von Microsoft Project ist ein sehr praktisches Feature im Funktionsumfang von Project Professional 2016 verfügbar: Die Ressourcengenehmigung.

Bisher war es möglich, Ressourcen ohne explizite Genehmigungen des Ressourcenmanagers auf Projekte und deren Vorgänge zuzuordnen. Über das System der Ressourcengenehmigung in Project Online besteht fortan die Möglichkeit, ausgewählten Ressourcen eine Restriktion hinzuzufügen, die eine Genehmigung durch den Ressourcenmanager notwendig macht. Bevor dies geschieht ist es nötig, das Feature der Ressourcengenehmigung zunächst in den Servereinstellungen zu aktivieren (Achtung: Das Feature ist nur für Project Online-Instanzen optional aktivierbar, die vor einem bestimmten Termin erstellt wurden. Bei allen Project Online-Instanzen, die nach diesem Datum erstellt wurden, ist dieses Feature standardmäßig eingeschaltet).

Nach erfolgter Aktivierung des Features in den Servereinstellungen werden alle bereits vorhandenen Ressourcenpläne in sog. Ressourceneinsätze umgewandelt. Deshalb ist es notwendig, dass vorhandene Ressourcenpläne zum einen über Zeitphasendaten verfügen und vor der Aktivierung des Ressourcengenehmigungs-Features noch einmal erneut veröffentlicht werden.

Im nächsten Schritt ist es notwendig, allen Ressourcen welche einer Genehmigung bedürfen, die Restriktion „Ressource erfordert für alle Projektzuordnungen eine Genehmigung“ in den Ressourcenoptionen auf dem Server hinzuzufügen.

Ressourceneinsatz1

Wird solch eine Ressource nun in einem Projekt verplant, zeigt die Indikatorspalte im Project Client eine Meldung darüber, dass Ressourcen verplant wurden, die eine Genehmigung durch den Ressourcenmanager benötigen.

In unserem Beispiel wird die Ressource „Max Mustermann“, bei der die Restriktion zur Ressourcengenehmigung aktiviert wurde, auf einen Vorgang verplant. Folglich erhalten wir folgende Situation:

Ressourceneinsatz2
Ressourceneinsatz3

Dieser Indikator soll auf den ersten Blick zeigen, dass eine unzulässige Ressourcen-Verplanung durch den Projektleiter vorgenommen wurde. Um dies zu vermeiden, muss eine Einsatzanfrage abgesendet werden. Hierzu navigieren wir im Project Professional 2016 Client zum Menüband „Ressource“ und finden dort einen neuen Menüpunkt im Reiter „Einfügen“ mit der Bezeichnung „Einsatz hinzufügen“.

Ressourceneinsatz4

Nachdem die Option „Einsatz hinzufügen“ ausgewählt wurde, öffnet sich eine Eingabemaske für die Einsatzinformationen. Dort lässt sich die gewünschte Ressource (die Ressource muss logischerweise vorher in das Projektteam aufgenommen worden sein), der Anfang und das Ende des Einsatzes für die entsprechende Ressource sowie die gewünschte Verfügbarkeit in Prozent bzw. die Arbeit in Stunden auswählen. Abschließend kann optional ein Kommentar eingeben werden, der dem Ressourcenmanager beim Erhalt der Einsatzanfrage angezeigt wird.

Ressourceneinsatz5

Dieser erstellte Ressourceneinsatz wurde jedoch noch nicht an den Ressourcenmanager abgeschickt, sondern lediglich erstellt. Um diesen Einsatz nun endgültig abzuschicken, müssen wir noch in den Ressourcenplan navigieren, wo alle erstellten Einsätze angezeigt werden. Den Ressourcenplan erreichen wir über das Menüband „Ansicht“ unter dem Reiter „Ressourcenansichten“. Dort finden wir auch den gerade erstellten Einsatz unter der Ressource „Max Mustermann“:

Ressourceneinsatz6

Neben dem geforderten Einsatz-Zeitraum für „Max Mustermann“ sehen wir anhand des grünen Symbols in der Indikatorspalte, dass der Einsatz noch nicht abgesendet worden ist. Um den Einsatz endgültig an den Ressourcenmanager zu übermitteln, navigieren wir in das Menüband „Ressourcenplantools – Einsätze“ und wählen unter dem Menüpunkt „Senden“ die Option „Alle Verhandlungen senden“.

Ressourceneinsatz7

Im Terminplan können wir anhand der Indikatorspalte sehen, dass ein Ressourceneinsatz nun geplant, aber noch nicht bestätigt worden ist. Das Indikatorsymbol wechselt von gelb auf grau.

Ressourceneinsatz8
Ressourceneinsatz9

Im nächsten Schritt betrachten wir den Sachverhalt aus der Rolle des Ressourcenmanagers, der die eben erstellte Einsatzanfrage für die Ressource Max Mustermann erhalten hat. Über das Ressourcencenter wählen wir die Ressource Max Mustermann und gelangen über den Menüpunkt „Ressourcenanforderungen“ zu den gestellten Einsatzanfragen.

Ressourceneinsatz10

Im Menü Ressourcenanforderungen können wir anschließend alle eingegangenen Einsatzanfragen entweder annehmen/ablehnen oder bearbeiten.

Ressourceneinsatz11

Es können sich somit folgende Szenarien ergeben:

1. Ressourcengenehmigung wird erteilt:

Sicht aus Perspektive des Ressourcenmanagers (PWA):

Ressourceneinsatz12

Sicht aus Perspektive des Projektleiters (Client):

Ressourceneinsatz13

Wir sehen, dass die vom Projektleiter vorgeschlagenen Arbeitsstunden für die Ressource Max Mustermann den durch den Ressourcenmanager zugesicherten Arbeitsstunden entsprechen. Auch die maximalen Einheiten, die angefordert wurden, wurden komplett angenommen. Die Spalte „Einsatzstatus“ enthält den Text „Zugesichert“.

2. Ressourcengenehmigung wird abgelehnt:

Sicht aus Perspektive des Ressourcenmanagers (PWA):

Ressourceneinsatz14

Sicht aus Perspektive des Projektleiters (Client):

Ressourceneinsatz15

Da unsere Einsatzanfrage nun durch den Ressourcenmanager abgelehnt wurde, bleiben die Zellen für die zugesicherte Arbeit und Einheiten leer und die Spalte „Einsatzstatus“ zeigt uns den Text „Abgelehnt“.

3. Ressourcenanfrage wird vom Ressourcenmanager abgeändert:

Ressourceneinsatz16

Im Falle einer Einsatzänderung, muss der Ressourcenmanager diese Änderung zunächst an der eingegangenen Einsatzanfrage durchführen. Hierbei können Anfang und Ende, als auch die angeforderten Einheiten in Prozent bzw. die zu leistende Arbeit in Stunden neu eingegeben werden. In unserem Beispiel ändern wir den Anfangstermin vom 06.07.2016 auf den 13.07.2016 und die maximalen Einheiten auf 50%.

Im Fenster Ressourcenanforderungen lassen sich die Änderungen in Form von Arbeitsstunden noch einmal überprüfen. Abschließend muss der bearbeitete Einsatz noch angenommen werden, so dass der Projektleiter die aktuellen Änderungen erhält und der bearbeitete Einsatz zugesichert wird.

Ressourceneinsatz17

Wenn wir nun erneut in die Ansicht des Projektleiters wechseln, sehen wir im Ressourcenplan den vom Ressourcenmanager freigegebenen Einsatz. Dabei wird ersichtlich, dass sich der Zeitraum für den geplanten Einsatz verändert hat und auch die maximalen Einheiten statt 100% nur 50% betragen.

Ressourceneinsatz18

Alternativ können Einsätze auch bereits im Vorfeld durch die Ressourcenmanager erstellt werden. Dieser navigiert dazu in das Ressourcencenter, wählt die Ressource (oder mehrere) für die er einen Einsatz erstellen möchte und wählt den Menüpunkt „Ressourcenanforderungen“.

Ressourceneinsatz19

Anschließend kann über das Menüband ein neuer Einsatz hinzugefügt werden:

Ressourceneinsatz20

In der daraufhin erscheinenden Eingabemaske können schließlich die Ressource (bei Mehrfachauswahl von Ressourcen kann hier eine Ressource aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden), das entsprechende Projekt und der Einsatz festgelegt werden.

Nach der Bestätigung des Einsatzes mittels „Annehmen“, taucht nun unser erstellter Ressourceneinsatz in der Liste der Ressourcenanforderungen auf:

Ressourceneinsatz21
Ressourceneinsatz22

Anmerkung: Die Einstellung der Rolle des Ressourcenmanagers erfolgt über das Berechtigungskonzept in den PWA-Einstellungen. Dort finden wir eine neue Kategorieberechtigung mit der Bezeichnung „Ressourcenverhandlungen verwalten“.

Ressourceneinsatz23
Sie möchten noch mehr zu den Funktionen von Microsoft Project Online bzw. Project 2016 und Ressourcengenehmigungen erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten sind wir Ihr Partner für das Beherrschen des technologischen Fortschritts.


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Ressourceneinsatz und Freigabe in Project 2016

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Pressemeldung: Aus Grobman & Schwarz wird arksolutions

Aus Grobman & Schwarz wird arksolutions Die Grobman & Schwarz GmbH firmiert zukünftig als arksolutions…
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Pressemeldung: Aus Grobman & Schwarz wird arksolutions

Aus Grobman & Schwarz wird arksolutions

Die Grobman & Schwarz GmbH firmiert zukünftig als arksolutions GmbH.

Bereits vor über einem Jahr hat die Gesellschaft eine umfassende Analyse und Überarbeitung ihres Dienstleistungsangebots gestartet. Heute steht das Unternehmen für ein nachhaltiges Lösungsangebot für Projekt- und Prozessmanagement mit Microsoft Technologien. Eine hohe Umsetzungsqualität wird durch leidenschaftliche Mitarbeiter mit viel IT-Kompetenz und Verlässlichkeit sichergestellt. Um den Veränderungen Rechnung zu tragen, wurde nun der Markenauftritt der Gesellschaft neu entwickelt – zum 01.05.19 wurde aus der Grobman & Schwarz GmbH die arksolutions GmbH.

Der neue Auftritt ist gleichzeitig der Anspruch und die Selbstverpflichtung, Lösungen im Bereich Projekt- und Prozessmanagement mit Microsoft Technologien wie MS Project, SharePoint und Office 365 auf einem weiterhin hohen Qualitätsniveau anzubieten. Das Unternehmen will für seine Kunden jederzeit einen Schritt voraus sein und ihnen vollumfassend zur Seite stehen. Daher wurde nicht nur der Markenauftritt weiterentwickelt, sondern die gesamte Gesellschaft im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses neu aufgestellt.

Als Ansprechpartner für Projekt- und Prozessmanagement liefert das Unternehmen Antworten, insbesondere auf die folgenden Fragen seiner Kunden:

  • Wie werden interne Prozesse vernünftig digitalisiert?
  • Wie kann die Effizienz weiter erhöht werden?
  • Wie kann die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter gesteigert werden?
  • Wie verbessert man die Wettbewerbsfähigkeit?
  • Welche weiteren Ausbaustufen der bestehenden Systeme gibt es?

„Unser Ziel unter neuem Namen ist es, in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, das Maximum aus dem Projekt- und Prozessmanagement herauszuholen. Insbesondere der Charakter als Lösungsanbieter und unsere moderne, flexible Aufstellung soll durch die neue Marke transportiert werden.“ beschreibt Sebastian Vorgel, Geschäftsführer der Gesellschaft, den Hintergrund der Neuaufstellung.

Sie möchten noch mehr zu unserem Beratungs- und Lösunsangebot erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten sind wir Ihr Partner für das Beherrschen des technologischen Fortschritts.


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Ressourceneinsatz und Freigabe in Project 2016

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Fragen und Antworten zur zukünftigen Strategie von Microsoft Project

Microsoft Project Service

1. Was ist die Vision von Microsoft bezüglich Project?

Microsoft’s Vision ist, dass Teams so arbeiten können wie sie es möchten und Führungskräfte die Resultate erhalten welche sie erwarten. Gleichzeitig sollen Unternehmen bessere Ergebnisse durch den gezielten Einsatz von Projekten und Ressourcen, agiles und flexibles Arbeiten und durch eine globale Zusammenarbeit zu erreichen. Das alles soll mit dem intuitiven und verlässlichen Einsatz von Werkzeugen aus der Microsoft Cloud möglich sein.

2. Inwieweit unterscheiden sich die Funktionen des neuen Project Service und Project Online?

Der neue Project Service gibt Microsoft die Möglichkeit zum grundsätzlichen re-design. Microsoft wird Project Online nicht nachbauen, sondern sich darauf konzentrieren die Fähigkeiten der Software so zu gestalten, dass sie sich an den sich ändernden Anforderungen der Arbeitswelt ausrichten.

Generell sollen die folgenden Punkte umgesetzt werden:

  • Den Blick auf das große Ganze erhalten
    Erhalten Sie Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg, bezüglich aller Arbeiten, unabhängig von deren Größe und Komplexität und entlang der gesamten Projektlandschaft von Vorgängen bis zu Portfolios.
  • Arbeiten Sie wie Sie möchten
    Die Zusammenarbeit soll mit den richtigen Methoden und Werkzeugen so ablaufen, dass Ihre Projekttypen und Ihr bevorzugter Arbeitsstil berücksichtigt werden.
  • Starten Sie schnell
    Schnell einsatzbereit zu sein und Arbeiten schnell zu beginnen soll durch einfach zu bedienende Werkzeuge, moderne Weboberflächen und gewohnte Office 365 Apps ermöglicht werden.
  • Modellieren Sie Ihre Prozesse entlang von Funktionen und Systemen
    Integrieren Sie Workflows, Geschäftsprozesse, Vertrieb und Finanzen auf einer Plattform.
  • Fokussieren Sie sich auf das Geschäft, nicht auf die Technologie
    Minimieren Sie Geschäftsrisiken mit einer Cloud Plattform, welche Ihnen hilft alle Anforderungen an Compliance, Sicherheit, Performance und Skalierbarkeit einzuhalten.

Microsoft wird bei der Weiterentwicklung von Project großen Wert auf Kundenfeedback und Nutzerdaten legen, um Funktionen zu erschaffen, welche echte Kundenanforderungen abdecken.

3. Was sind die Vorteile der neuen Plattform?

„Microsoft Common Data Service for Apps“ ist eine erweiterbare Plattform die es Kunden ermöglichen soll flexibel eigene Innovationen zu erschaffen.

Die Plattform liefert die folgenden Vorteile:

  • Entwickeln und benutzen Sie Lösungen für das Web und für mobile Endgeräte mit PowerApps
  • Automatisieren und integrieren Sie Geschäftsprozesse mit Microsoft Flow
  • Nutzen Sie alle Ihre Daten effektiv mit Common Data Service
  • Erhalten Sie mit Power BI Einblicke aus Ihren Daten, unabhängig davon wo die Daten liegen
  • Individualisieren, erweitern und entwickeln Sie alle Apps die Sie benötigen
  • Reibungslose Integration von Dynamics 365, Office 365 und Azure, sowie Konnektoren für über 200 weitere Datenquellen

4. Wie wird der neue Project Service mit Planner, Teams und Office 365 zusammenarbeiten?

Office 365 stellt mächtige Werkzeuge und Dienste zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Inhaltsverwaltung und vielem mehr bereit. „Microsoft Common Data Service for Apps“ ist eine mächtige, erweiterbare Plattform für Geschäftsprozesse und Funktionalitäten. Durch die Entwicklung von Projektmanagementfähigkeiten mit „Common Data Service for Apps“ wird die Leistung der Plattform bestmöglich genutzt und die Integration von Dynamics 365 intensiviert. Gleichzeitig wird die Leistung von Office 365 weiterhin für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung gestellt.

Planner wird auch weiterhin der richtige Einstiegspunkt sein, um Einzelpersonen und Teams das arbeiten mit Aufgaben zu erleichtern. Planner ist kein Teil des neuen Project Service, wird aber in den neuen Service integriert. Mit Planner erstellte Pläne werden auch in Project Home, Roadmap und für das Reporting über alle Arbeiten hinweg verfügbar sein.

Microsoft Teams wird weiterhin der zentrale Knotenpunkt für die Teamarbeit auf der Microsoft Plattform sein. Microsoft wird intensiv an einer tiefen Integration des neuen Project Service mit Microsoft Teams arbeiten.

5. Was muss man machen, um die neuen Fähigkeiten zu erhalten?

Die zukünftigen Fähigkeiten für Projekt-, Programm und Portfoliomanagement werden durch Project Online Professional & Premium Abonnements verfügbar sein. Project Online Professional Abonnements werden weiterhin auf Projektmanager abzielen, während Project Online Premium Abonnements weiterhin auf Programm- und Portfoliomanager ausgerichtet sind. Das bedeutet, dass Abonnenten nichts zusätzliches erwerben müssen, sondern die neuen Fähigkeiten direkt zur Verfügung stehen, sobald sie veröffentlicht werden.

6. Wird der Name Project geändert?

Microsoft Project ist eine bewährte Marke die eine Reihe von Produkten repräsentiert, welche den Kunden von Microsoft wichtig sind: Project Desktop Client (Project Professional), Project Server, Project Online (oder Project Web App (PWA)) und nun der neue Project Service (oder einfach nur Project).

Die Microsoft Project Produktfamilie ist ein wichtiger Teil der Microsoft Plattform und der M365 Lösung. Der neue Project Service wird die zukünftigen Fähigkeiten bündeln, unter anderem:

  • Home
  • Roadmap, die erste Fähigkeit von Portfolio
  • Ein neues, einfach zu benutzendes, web-basiertes Projektmanagement, welches sich vor allem an „Accidental Project Manager“ richtet, also an neue Projektmanager die ohne größere Vorbildung in dieser Rolle gelandet sind
  • Die Verbindung zwischen Project Professional Client und dem neuen Project Service

All diese Fähigkeiten sind oder werden Teil des neuen Project Service, welcher mit der „Microsoft Common Data Service for Apps“ Plattform entwickelt und tief in Office 365 integriert sein wird.

7. Was bedeutet die Ankündigung des neuen Project Service für Project Online?

Als Erstes stellt Microsoft klar, dass die bestehenden Project Online Abonnements weiterhin Bestand haben. Alle Fähigkeiten des neuen Project Service werden über die bestehenden Project Online Abonnements verfügbar sein.

Die Project Web App (PWA) wird weiterhin wichtige Performance- und Sicherheitsupdates erhalten, auf die sich viele Kunden verlassen. Microsoft wird auch zukünftig den vollen Support für die Lösung bereitstellen, so dass weiterhin guten Gewissens in die Plattform investiert werden kann.

Nichtsdestotrotz werden sich die Innovationen zukünftig auf den neuen Project Service konzentrieren. Microsoft wird zusammen mit seinen Partnern dafür sorgen, dass Sie als Kunde vollumfänglich über die Möglichkeiten des neuen Project Service Bescheid wissen. Sobald es für Sie und Ihr Unternehmen Sinn macht umzusteigen, werden wir Sie dabei voller Tatkraft unterstützen. Bis es soweit ist, werden wir weiterhin Ihr Ansprechpartner für das bestehende Project Online sein und bereits ein Auge auf einen zukünftigen Übergang haben.

Wir werden Sie ebenfalls dabei unterstützen, die Machbarkeit einer direkten Migration von Project Online zum neuen Project Service zu evaluieren. Die Machbarkeit wird von den Faktoren Komplexität, Individualisierung und Größe der bisherigen Umgebung, inklusive der Konfiguration, verwendeter Add-Ons, Custom Code und Integrationen abhängen.

8. Gibt es feste Fristen für den Ausstieg aus Project Online?

Zum heutigen Zeitpunkt gibt es kein Datum, an dem die Funktionen von Project Online limitiert werden. Microsoft weiß, dass sich viele auf Project Online verlassen. Daher wird Microsoft die Entscheidung Project Online zu beschneiden sehr sorgfältig treffen und ein großes Augenmerk auf Benutzerfeedback und Nutzungsdaten des neuen Project Service legen. Damit sollen der Geschäftserfolg und die Geschäftskontinuität der Kunden sichergestellt werden. Microsoft wird die Project Community über Veränderungen auf dem Laufenden halten und die Release Roadmap regelmäßig aktualisieren.

Wenn der neue Project Service Ihre Anforderungen erfüllt, ermutigt Microsoft Sie zum erstellen und bearbeiten Ihrer neuen Projekte im neuen Project Service und zum Abschluss der existierenden Projekte in Project Online.

Microsoft wird Schlüsselupdates bezüglich Performance und Sicherheit auch weiterhin für existierende Project Online Umgebungen zur Verfügung stellen.

9. Wir verwenden aktuell bereits Project Online. Sollen wir weiter darauf setzen oder den neuen Project Service verwenden, sobald er verfügbar ist?

Sie können Project Online weiterhin mit gutem Gewissen verwenden, während wir Sie bei der Planung des Übergangs unterstützen. Sie können den Umzug in Angriff nehmen, sobald es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Als Nutzer des bestehenden Project Online werden Sie wissen wollen, wann der neue Project Service bereit ist, die Anforderungen Ihres Unternehmens abzudecken. Sofern Sie den Umstieg mit der Verfügbarkeit für Sie wichtiger Funktionalitäten zusammenlegen, erleichtern Sie Ihren Benutzern die Umstellung. Microsoft wird Sie bei der Evaluierung Ihrer aktuellen Anforderungen unterstützen. Zusammen mit seinen Partnern wird Microsoft dafür Sorge tragen, dass Sie zum richtigen Zeitpunkt bereit sind für die Umstellung.

Wenn Sie bereit sind für den Umstieg, empfiehlt Microsoft eine parallellaufende Umstellung. Bei diesem Ansatz ist keine Datenmigration erforderlich und es wird sichergestellt, dass die Funktionalitäten, welche Sie für den Abschluss Ihrer bestehenden Projekte benötigen, jederzeit zur Verfügung stehen.

Parallellaufender Umstieg – keine Datenmigration:

  • Arbeiten Sie weiter in Project Online an Ihren bestehenden Projekten bis zu deren Abschluss
  • Erstellen und bearbeiten Sie neue Projekte im neuen Project Service, sobald alle von Ihnen benötigten Funktionalitäten zur Verfügung stehen
Sofern ein parallellaufender Umstieg für Sie nicht umsetzbar ist, gibt es noch weitere Optionen:

  • Verwenden Sie das Migrationstool von Microsoft, sobald es verfügbar ist
    Gerne unterstützen wir Sie bei der Evaluierung des Migrationstools. Das Tool wird am besten in standardnahen Installationen funktionieren und der sinnvolle Einsatz wird von der Größe, Komplexität, Einsatz von Custom Code und speziellen Konfigurationen Ihrer bestehenden Umgebung abhängen.
  • Für komplexere Umgebungen stehen Ihnen die zertifizierten Microsoft Partner zur Seite, um Sie hinsichtlich der besten Migrationsweise zu beraten und Ihre Projektumgebung sicher in den neuen Project Service zu überführen.

10. Wie unterstützt Microsoft den Umstieg?

Microsoft geht davon aus, dass der parallellaufende Umstieg für viele Kunden durchführbar sein wird und damit die Notwendigkeit einer Migration eliminiert wird. Für die Fälle, in denen dieser Ansatz nicht möglich sein wird, wird Microsoft Migrationstools zur Verfügung stellen. Hierbei wird die Umsetzbarkeit von den Faktoren Komplexität, Individualisierung und der Größe der bisherigen Umgebung, inklusive der Konfiguration, verwendeter Add-Ons, Custom Code und Integrationen abhängen. Sofern Ihre Umgebung komplexer ist, wird Sie Microsoft zusammen mit seinen Partnern beraten, welcher Weg für den Umstieg der sinnvollste ist.

Microsoft peilt das erste Halbjahr 2019 an, um weitere Details zum Umstieg zu veröffentlichen, sobald das erste Release des neuen Project Service allgemein verfügbar ist.

11. Wie sieht die Zukunft des Project Server aus?

Microsoft weiß, dass viele Kunden Project Server verwenden und viele davon Project Server auch für bestimmte Benutzer und Regionen weiterhin nutzen müssen, auf Grund von Compliance oder anderer Anforderungen.

Die Mehrheit der Verbesserungen, welche hinsichtlich Performance und Sicherheit von Project Online und Project Professional Client gemacht werden, werden auch in Project Server aufgenommen. Es kann einige Fälle geben, bei denen neue Performance- oder Sicherheitsupdates auf Grund der Spezifika von Project Online nicht zur Verfügung gestellt werden können. In diesen Fällen werden die Verbesserungen nicht in Project Server aufgenommen. Darüber hinaus wird der Zeitpunkt, zu welchem die Verbesserungen veröffentlicht werden, davon abhängen, in welcher Version von Project Server sie jeweils aufgenommen werden.

12. Warum verlässt Microsoft die SharePoint Plattform?

Die SharePoint Plattform wird nicht per se verlassen. Office 365 stellt mächtige Werkzeuge und Dienste zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Inhaltsverwaltung und vielem mehr bereit. „Microsoft Common Data Service for Apps“ ist eine mächtige, erweiterbare Plattform für Geschäftsprozesse und Funktionalitäten. Durch die Entwicklung von Projektmanagementfähigkeiten mit „Common Data Service for Apps“ wird die Leistung der Plattform bestmöglich genutzt und die Integration von Dynamics 365 intensiviert. Gleichzeitig wird die Leistung von Office 365 weiterhin für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung gestellt.

13. Wird der neue Project Service auch in der „Government Community Cloud (GCC)” angeboten?

Ja, Microsoft wird den neuen Project Service auch innerhalb der GCC anbieten. Ihr Microsoft Ansprechpartner beantwortet Ihnen gerne alle Fragen hierzu.

Mehr dazu erfahren direkt bei Microsoft.

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Ressourceneinsatz und Freigabe in Project 2016

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 3

SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 3

Das SharePoint-Team von Microsoft hat hart gearbeitet, um einige wesentliche Updates herauszubringen. Hier lesen Sie die umfassende Zusammenfassung der neuen SharePoint Themen, zusammen mit zahlreichen Tipps & Tricks, um eventuell die eine oder andere Stunde Zeit zu sparen. Die Änderungen werden seit Dezember sukzessive in die Kundenumgebungen implementiert.

Um die Menge der Änderungen leicht verdaubar präsentieren zu können, teilen wir diesen Blogeintrag in drei Teile auf. Nachfolgend lesen Sie den dritten Teil.

13. Bedingte Formatierung für Spalten

Zukünftig können Sie für SharePoint Listen und die Spalten der Dokumentenbibliotheken Farbschmata verwenden, welche sich über eine einfach Werkzeugsteuerung anpassen lassen. Die Formatierung lässt sich ähnlich zu bedingten Formatierung in Excel automatisch auf Zahlen oder Booleanwerte anwenden, um eine noch schnellere Aussagekraft Ihrer Anzeigen zu erreichen. Die Farbschmata können sowohl über Templates als auch manuell verändert werden.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 1

Mehr dazu erfahren direkt bei Microsoft.

14. Ortsdaten in Spalten der SharePoint Listen

Fügen Sie Ortsdaten aus Bing Maps zu Ihren SharePoint Listen hinzu. Die Daten können dann nach allen Kriterien wie Straße, PLZ, Ort etc. gefiltert werden. Über die automatische Ergänzung werden die Ortsdaten automatisch Ihren Listen hinzugefügt. Dafür tippen Sie nur den Namen des Geschäfts oder des Ortes ein und die zugehörigen Informationen landen automatisch in Ihrer Anzeige. Darüber hinaus können Spalten jetzt einfach per Drag und Drop neu angeordnet werden, was das Arbeiten mit SharePoint noch einfacher macht.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 2

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15. Dokumente und Bilder mobil hinzufügen und mit Metadaten versehen

Microsoft hat zu OneDrive ebenfalls neue Fähigkeiten hinzugefügt. So können Dokumente und Bilder mit iOS und Android einfach gescannt, hochgeladen und beim Speichern direkt mit Metadaten versehen werden. Die zugehörigen Daten landen zusammen mit dem Dokument oder Bild direkt in der ausgewählten SharePoint Dokumentenbibliothek. Diese Fähigkeit ermöglicht ganz neue Arbeitsabläufe direkt von Ihrem Smartphone.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 3

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16. Neues Admin Center erlaubt noch einfachere Konfiguration.

Das neue Admin Center ist nun für alle Administratoren weltweit verfügbar. Das neue Admin Center ist nicht nur übersichtlicher und schöner geworden sondern enthält daneben noch eine ganze Reihe weiterer Updates, wie das managen von Gruppenseiten, die Optionen zur Verwaltung der Hubseiten, noch eifnachere Kontrollen für das Teilen von Inhalten, das Einstellen von Standardeigenschaften bei der Seitenerstellung, das Verwalten der Policies hinsichtlich Zugriffssteuerung, Fortschrittsanzeigen und vieles mehr.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 4
Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 5

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Fragen und Antworten zur zukünftigen Strategie von Microsoft Project
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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 3

SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 2

Das SharePoint-Team von Microsoft hat hart gearbeitet, um einige wesentliche Updates herauszubringen. Hier lesen Sie die umfassende Zusammenfassung der neuen SharePoint Themen, zusammen mit zahlreichen Tipps & Tricks, um eventuell die eine oder andere Stunde Zeit zu sparen. Die Änderungen werden seit Dezember sukzessive in die Kundenumgebungen implementiert.

Um die Menge der Änderungen leicht verdaubar präsentieren zu können, teilen wir diesen Blogeintrag in drei Teile auf. Nachfolgend lesen Sie den zweiten Teil.

7. Optimieren Sie die Anzeigeweise, wie Videos aus einem bestimmten Kanal auf Ihren SharePoint Seiten angezeigt werden

Das Streaming WebPart wurde neu ausgerollt. Wenn Sie einen Stream Kanal einbetten, können Sie nun nach Trend, Datum, Ansichten und Likes sortieren. Außerdem wird die Wiedergabe jetzt in der mobilen SharePoint-App unterstützt – Neuigkeiten unterwegs jederzeit im Stream!

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 1

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8. Erstellen Sie Freigabeverknüpfungen in OneDrive und SharePoint, die das Anzeigen von Inhalten ermöglichen, das Herunterladen für Benutzer jedoch blockieren

Benutzer können einen Link zu Office-Dokumenten freigeben, der das Herunterladen von Kopien durch Empfänger blockiert. Sie können jedoch das Dokument in Office Online über einen Webbrowser anzeigen lassen. Wählen Sie in den Linkeinstellungen „Blockdownload“ für Nur-Ansicht-Links.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 2

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9. Die OneDrive Benutzeroberfläche bietet ein aktualisiertes Erscheinungsbild und neue Möglichkeiten

Die OneDrive-Benutzeroberfläche ist nicht nur übersichtlicher, sondern auch hilfreicher, wenn beispielsweise Recommended Files und File Cards für einen tieferen Einblick in eine Datei und Aktivitäts- und Lebenszyklusfeedbacks zu Kommentaren, Bearbeitungen und @-Markierungen angezeigt werden. (Darüber hinaus bringt das Fluent-Update das gewohnte Vertrauen von gemeinsam genutzten Bibliotheken in OneDrive ein.)

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 3

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10. In Yammer Gruppen und Unterhaltungen hochgeladene Dateien werden jetzt in den verbundenen SharePoint Dokumentbibliotheken gespeichert

Früher wurden alle Yammer Dateien im Cloud-Speicher von Yammer gespeichert. Sobald Ihre Organisation diese Änderungen erhält, werden alle neuen Yammer-Dateien für verbundene Gruppen in SharePoint gespeichert, sie können jedoch weiterhin von Yammer aus aufgerufen werden. Als Teil dieser Änderung werden alle in Yammer vorhandenen Dateien für verbundene Gruppen schreibgeschützt. Das bedeutet, dass Sie, anstatt eine Datei zu bearbeiten, die Datei herunterladen, erneut hochladen und die neu hochgeladene Version bearbeiten können.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 4

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11. Die Inhaltsleiste wird jetzt immer am unteren Rand der Kommentare angezeigt

Die dauerhaft angedockte „Social Bar“ am unteren Seitenrand – enthält Seitenlikes, Kommentare, Views und „Für später speichern“ – wird nun dauerhaft über den Kommentaren einer Seite oder eines Nachrichtenartikels angedockt. Dies sorgt für eine saubere, konsistentere Benutzererfahrung, wenn Ihre Nutzer eine SharePoint Seite oder einen Newsartikel lesen und darauf reagieren.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 5

12. Erstellen Sie Erinnerungen mit Microsoft Flow für SharePoint Listen und –bibliotheken

Erstellen Sie Erinnerungen mit Microsoft Flow für Listen und Bibliotheken beim Verwenden einer Datumsspalte. Sie können die Anzahl der Tage im Voraus für die Erinnerung eingeben. Basierend auf Ihrer Auswahl erhalten Sie von Microsoft Flow eine E-Mail für alle Elemente oder Dokumente „x“ Tage vor dem ausgewählten Datenspaltenwert.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 7

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 3

SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 1

Das SharePoint-Team von Microsoft hat hart gearbeitet, um einige wesentliche Updates herauszubringen. Hier lesen Sie die umfassende Zusammenfassung der neuen SharePoint Themen, zusammen mit zahlreichen Tipps & Tricks, um eventuell die eine oder andere Stunde Zeit zu sparen. Die Änderungen werden seit Dezember sukzessive in die Kundenumgebungen implementiert.

Um die Menge der Änderungen leicht verdaubar präsentieren zu können, teilen wir diesen Blogeintrag in drei Teile auf. Nachfolgend lesen Sie den ersten Teil.

1. Sparen Sie Zeit mit Hilfe von Seitenvorlagen / Page Designs

Sparen Sie beim Erstellen von neuen SharePoint Seiten Zeit, indem Sie Page Designs verwenden, welche wiederholbare Layouts, Informationen und Bilder beinhalten, und stellen Sie dadurch sicher, dass die Konsistenz der Darstellung Ihrer Inhalte und Informationen erhalten bleibt. Sie können das Design und das Layout Ihrer Seiten auf ähnliche Weise steuern wie bisher mit benutzerdefinierten Site Designs und Themes mithilfe der Site Scripts.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 1

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2. Anzeigen und Anwenden von Website Designs von einer SharePoint Seite aus

Ohne die PowerShell zu verwenden können Sie die Designs direkt über das Userinterface (UI) ansehen und anpassen. Site Owner können auf das Websitedesignfenster zugreifen, um Websitedesigns anzuzeigen und zu steuern. Natürlich immer unter Berücksichtigung des zugrunde liegenden Berechtigungskonzepts.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 2

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3. Jetzt den Titelbereich noch individueller und einfacher anpassen

Passen Sie den Titelbereich für jede Seite individuell an. Moderne SharePoint Seiten und Nachrichtenartikel haben jetzt mehr Optionen zum Anpassen des Titelbereichs jeder Seite, mit vier unterschiedlichen Layouts, zwei Ausrichtungsoptionen, Textabzeichen über dem Titel, der Möglichkeit, den angezeigten Autor zu ändern und das veröffentlichte Datum anzuzeigen oder auszublenden.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 3

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4. Hintergrundschattierung – Einzelne Abschnitte besser hervorheben

Moderne Seiten unterstützen die Hintergrundschattierung von Abschnitten – dadurch wird die Zugänglichkeit verbessert und die visuelle Vielfalt auf der gesamten Seite erhöht. Erstellen Sie zusätzliche visuelle Designs und damit klare Strukturen, wenn ein Benutzer Ihren Inhalt durchblättert. Die zusätzlichen Farbschattierungsakzente (neutral, weich und stark) können einfach hinzufügt werden oder Sie lassen diese standardmäßig weiß.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 4

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5. Legen Sie die Reihenfolge fest, in der Nachrichtenartikel in News Webparts angezeigt werden

Innerhalb des News-Webparts für SharePoint Seiten können Sie jetzt entscheiden, in welcher Reihenfolge die Nachrichten dem Leser angezeigt werden (News Pinning). So können Sie qualitativ hochwertige Inhalte leichter hervorheben, um sicherzustellen welche Nachrichten als erstes oder am deutlichsten sichtbar sein sollen.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 5

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6. Geben Sie Ihren Seitenbesuchern ein personalisiertes Erlebnis

Personalisierte Webparts dienen dazu Ihren Nutzern den für sie bestimmten Inhalt zu präsentieren. Wenn Sie personalisierte Webparts verwenden, sehen die Benutzer die für sie neuesten Websites, ihre letzten Dokumente und Neuigkeiten, alles auf sie zugeschnitten. Wenn Sie der Seite ein personalisiertes Webpart hinzufügen, weiß die Seite automatisch wer angemeldet ist, um dem jeweiligen Nutzer genau seinen individuellen Content zur Verfügung zu stellen.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 6
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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 3

Project Roadmap – Feature Rollout gestartet

Microsoft Project Roadmap

Wir haben hier bereits über das neue Roadmap Feature in Microsoft Project Online geschrieben.
Seit dem 7. Dezember 2018 wird die neue Funktion nun allen Tenants nach und nach zur Verfügung gestellt.

Wenn Sie Ihre Project Online Umgebung aufmerksam beobachten, sind Ihnen vielleicht die ersten Änderungen aufgefallen, welche Microsoft in Vorbereitung des neuen Features bereits anpasst. Zum Beispiel werden neue Servicepläne in den Versionen Project Online Professional und Premium angezeigt.

Um zu sehen, ob die Project Roadmap für Sie bereits verfügbar ist, kann der Tenant Administrator unter https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/homepage, unter Einstellungen und dann bei Service & Add-ins auf „Project Online“ klicken. Dort wird eine Option zum an- und ausschalten des Features angezeigt.

Roadmap Feature - Einstellungen

Sollte Project Online in dieser Liste noch nicht auftauchen, kann es sein, dass noch keiner Ihrer Benutzer https://project.microsoft.com (die neue Project Home Experience, über welche wir hier bereits geschrieben haben) besucht hat. Das erstmalige Besuchen dieser Seite löst das Ausfüllen der benötigten Informationen für das Feature im Hintergrund aus.

Wenn die Project Roadmap verfügbar ist, sehen Sie das Fenster, wie unten dargestellt nur ohne rote Schrift und können das Feature über den Schalter nach Belieben an- und ausschalten.

Roadmap Feature - Einschalten

Weitere Infos dazu von Microsoft finden Sie auf: https://docs.microsoft.com/en-us/projectonline/turn-roadmap-on-or-off.

Die Landing Page von Microsoft zum Thema Project Roadmap erreichen Sie unter: https://support.office.com/en-us/article/video-welcome-to-roadmap-57764149-51b8-468f-a50d-9ea6a4fd835a

Sollte die Roadmap bei Ihnen noch nicht verfügbar sein, liegt das vermutlich daran, dass Microsoft das Feature erst nach und nach allen Tenants zur Verfügung stellt. Ein anderer Grund könnte sein, dass Ihr Tenant noch auf CDS 2.0 aktualisiert werden muss.

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 3

SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

SharePoint Webseiten und Bibliotheken werden im Unternehmen genutzt um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Informationen auszutauschen. Ein wirklicher Schuh wird allerdings erst daraus, wenn diese SharePoint Basisfunktionen um automatische Prozesse, die die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter verbessern, erweitert werden. Die Anforderung vieler Organisationen ist es, solche Prozesse ohne Code und Programmierung zu realisieren. Gründe hierfür sind die mangelnde Flexibilität und der hohe Aufwand von programmierten Lösungen. Welche Alternative gibt es also? Und wie fängt man überhaupt an? Alles Wissenswerte zu diesem Thema finden Sie in diesem Blog.

Microsoft SharePoint bietet seit einigen Jahren die Möglichkeit automatisierte Prozesse als Non-Code-Lösungen mit Hilfe des Tools „SharePoint Designer“ bereitzustellen: Die sogenannten SharePoint Designer Workflows. Mit SharePoint Designer Workflows haben Sie die Möglichkeit einfache bis komplexe Geschäftsprozesse abzubilden. Zum Beispiel könnte ein Workflow eine Datenquelle aktualisieren, wenn sich eine andere Datenquelle ändert. Außerdem können menschliche Prozesse mit Hilfe von SharePoint Designer Workflows abgebildet werden. Beispielsweise beim Erstellen eines Elements in einer Liste für Urlaubsanträge das Senden eines Urlaubsantrags an den Vorgesetzten zur Genehmigung und Benachrichtigung an die Buchhaltung im Anschluss an die Genehmigung.

Dies wird durch den leistungsstarken und dennoch intuitiven SharePoint Designer Workflow-Editor ermöglicht. Dieser ermöglicht es Aktionen in verschachtelter Logik oder in Unterschritten auszuführen. So kann das Ausführen einer Aktion, wie beispielsweise einer Berechnung, an eine bestimmte Bedingung, zum Beispiel den Status eines Elements, geknüpft werden.

Weitere Beispiele für Workflowaktionen sind das Bearbeiten von Zeichenfolgen und Datumsangaben. Außerdem können SharePoint-Benutzerprofileigenschaften ausgelesen und verwendet werden. So könnte unter anderem der Vorgesetzte eines Mitarbeiters oder dessen Email-Adresse ausgelesen werden. Darüber hinaus lassen Berechtigungen für Listenelemente setzen, basierend auf bestimmten Bedingungen.

Workflows können übrigens auch mit Hilfe von Microsoft Visio und dessen Flussdiagrammvorlagen erstellt und in den SharePoint Designer importiert werden.

Workflow erstellen in 10 Schritten

Insgesamt gibt es drei unterschiedliche Arten von SharePoint Designer Workflows. Die Listenworkflows, wiederverwendbare Workflows und Website-Workflows. Die Interessanteste Option sind hierbei die Listenworkflows. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie selbst einen Workflow erstellen und veröffentlich können. Das Beispiel bezieht sich auf einen SharePoint Designer Listenworkflow, was das Vorhandensein einer SharePoint Liste oder Bibliothek voraussetzt.

1. Download SharePoint Designer

  • Falls der SharePoint Designer noch nicht vorhanden sein sollte, laden Sie diese herunter und installieren ihn auf Ihrem Rechner. Zu beachten ist hierbei, dass der SharePoint Designer in der selben Version installiert wird, in dem Ihr Office installiert ist – also 32bit bzw. 64bit. Sollten Sie sich nicht sicher sein, probieren Sie es einfach aus, bei der Installation wird gegebenenfalls eine Fehlermeldung angezeigt. Den Link zum Download des SharePoint Designer 2013 (beide Versionen) finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491

2. Öffnen der Webseite

Starten Sie den SharePoint Designer 2010 oder 2013 und öffnen Sie Ihre SharePoint 2010/2013/2016 Website, indem Sie die Schaltfläche „Website öffnen“ betätigen. Geben Sie die URL Ihrer Website in das Feld „Websitename“ ein. Achten Sie darauf, dass Sie lediglich den Link zur Website, nicht aber den Link zur Landing Page eingeben. Der Link sollte folgendermaßen aussehen: https://servername/sites/websitename. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Öffnen“.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 1

3. Übersicht der Workflows

Nach einigen Augenblicken öffnet sich Ihre Website im SharePoint Designer. Auf der Startseite des SharePoint Designers finden Sie einige grundlegende Informationen zu Ihrer Website. Wechseln Sie in der linken Navigationsleiste zum Bereich „Workflows“ und klicken Sie auf die Schaltfläche Listenworkflow.

4. Workflow erstellen

Geben Sie im Feld „Name“ den Workflownamen ein und wählen Sie unter „Plattformtyp“ SharePoint 2013 Workflow oder SharePoint 2010 Workflow. SharePoint 2013 Workflow wird nur angezeigt, wenn die SharePoint 2013-Workflow Engine auf dem Server installiert ist. Auf SharePoint Online Plattformen ist dies ohne zusätzliche Installation oder Konfiguration auswählbar.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 2

5. Liste oder Bibliothek auswählen

Wählen Sie die Liste oder die Bibliothek aus, für die Sie einen Workflow erstellen möchten. Falls noch keine Liste oder Bibliothek vorhanden sein sollte, können Sie diese auch im SharePoint Designer im Bereich „Listen und Bibliotheken“ erstellen.

6. Workflow Struktur festlegen

Sie werden nun in den sogenannten Textbasierten Designer weitergeleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Workflow Struktur aufzubauen – also Bedingungen und Aktionen hinzuzufügen und aneinander zu knüpfen, ähnlich wie in einem Programmablaufplan.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 3

7. Startoptionen festlegen

Nachdem Sie Ihre Workflow Struktur aufgebaut haben, sind noch die Startoptionen des Workflows eklatant wichtig. Hier stehen drei Optionen zur Auswahl:

  1. Manuelles Starten des Workflows zulassen (Standardmäßig ausgewählt)

  2. Automatisches Starten, wenn ein Element erstellt wird (nicht standardmäßig ausgewählt)

  3. Automatisches Starten, wenn ein Element geändert wird (nicht standardmäßig ausgewählt)

Ein Workflow startet also immer im Kontext eines bestimmten Elements oder Dokuments – und zwar dem erstellten, dem bearbeiteten, oder dem, das für das manuelle Starten des Workflows ausgewählt wurde. Um die gewünschten Startoptionen auszuwählen, klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Workflow bearbeiten“. Anschließend finden Sie auf der rechten Seite den bereich „Startoptionen“, wo Sie über Checkboxen die gewünschten auswählen können.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 4

8. Fehlerprüfung

Klicken Sie nun im Menüband auf „Speichern“ prüfen Sie nun nochmal den Workflow auf Fehler.

9. Workflow veröffentlichen

Veröffentlichen Sie den Workflow anschließend über die Schaltfläche „Veröffentlichen“.

10. Workflow testen

Im letzten Schritt sollten Sie nun die Liste bzw. Bibliothek öffnen, für die Sie den Workflow erstellt haben und diesen ausgiebig testen. Zur Liste wird nach dem Veröffentlichen des Workflows eine Spalte hinzugefügt, die den Namen des Workflows trägt. Wenn ein Workflow für ein Element ausgeführt wurde, erscheint in dem Feld ein Hyperlink, welcher Sie zu einer Seite weiterleitet, die Ihnen Informationen zum internen Status des Workflows und zu möglichen Fehlern liefert.

Welche Arten von Workflows gibt es?

Listenworkflows

Hierbei handelt es sich um Workflows, welche explizit für eine bestimmte Liste erstellt werden. Der Workflow kann zwar auch Informationen aus anderen Listen lesen und Informationen in andere Listen schreiben, wird aber ausschließlich in der Liste, für die der Workflow erstellt wurde ausgeführt und getriggert.

Wiederverwendbare Workflows

Bei wiederverwendbaren Workflows handelt es sich um Workflows, die auf sogenannten Websiteinhaltstypen basieren. Da Websiteinhaltstypen zentral innerhalb einer Website gepflegt werden können und beliebigen Listen hinzugefügt werden können, ist es auch möglich entsprechende Workflows zu erstellen, die jeder Liste hinzugefügt werden können, die auf dem jeweiligen Inhaltstyp basieren.

Website-Workflows

Ein Website-Workflow steht im Kontext einer Website – nicht im Kontext einer Liste, einer Bibliothek, oder eines Inhaltstypen. Im Gegensatz zu den oben beschriebenen Workflows, wird ein Website-Workflow nicht für ein bestimmtes Listenelement ausgeführt. Dies führt dazu, dass als Startoption nur noch das manuelle Starten des Workflows möglich ist.
Falls Sie einen Workflow erstellen möchten, jedoch keine Liste oder Bibliothek im Hintergrund benötigen, ist der Website-Workflow möglicherweise das richtige für Sie. Ein Beispiel für einen Website-Workflow könnte eine Möglichkeit für Benutzer sein, Feedback zur SharePoint-Website zu senden.

In unserem Youtube Video haben wir SharePoint Workflows noch weiter erläutert: https://www.youtube.com/watch?v=zfIASy769Ns

Sie noch mehr zu den spannenden Fähigkeiten von Micrsoft SharePoint erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten haben wir die passende Lösung sicher bereits griffbereit.

 

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 3

Neues Microsoft Project Feature „Roadmap“ vorgestellt

Microsoft Project Roadmap

Microsoft hat ein neues Feature namens „Roadmap“ für Project angekündigt. Roadmap ist in der Lage, Informationen von mehreren Projekten (Wasserfall oder agil) übersichtlich grafisch darzustellen und mit Kollegen zu teilen. Gerade in Projektprogrammen oder Projektportfolios sorgt dieses Feature für eine noch bessere Übersichtlichkeit über Ihre Projekte.

Microsoft Project Home

Sie finden das Feature direkt auf der neuen Homepage von Project, welche wir Ihnen hier vorgestellt haben.

Microsoft Project New Roadmap

Roadmaps können wie ein neues Projekt einfach erstellt werden und sind sofort verfügbar. Microsoft hat einen großen Wert auf die Performance des Features gelegt.

Wenn eine Roadmap erstellt wurde, dient sie als interaktive, grafische Oberfläche, um Informationen zu verschiedenen Projekten eines Programms oder Portfolios noch übersichtlicher darzustellen und zu konsumieren.

Microsoft Project Roadmap

Die Erstellung einer Roadmap ist recht simpel gehalten. Innerhalb der Roadmap werden einfach Zeilen hinzugefügt, welche mit den einzelnen Projekten verknüpft werden. Anschließend kann ausgewählt werden, welche Vorgänge oder Meilensteine in der Roadmap aggregiert dargestellt werden sollen.

Nachdem eine Zeile erstellt wurde, muss der Projekttyp gewählt werden. Zum Release des Features stehen Project Online und Azure Boards Projekte zur Auswahl. Microsoft hat angekündigt mit der Zeit noch weitere Projekttypen hinzuzufügen. Als technische Basis für die Verknüpfungen kommt Microsoft Flow zum Einsatz, welches ein flexibles und einfach zu verwendendes Verbindungssystem darstellt.

Microsoft Project Roadmap New Row

Nachdem der Projekttyp gewählt ist, wählt der Benutzer ein Projekt aus und meldet sich an diesem Projekt an. Microsoft Flow übernimmt die Benutzersteuerung im Hintergrund und stellt die sichere Authentifizierung sicher.

Microsoft Project Roadmap Connection

Sobald die Vorgänge in der Roadmap sichtbar sind, kann ihnen durch den Roadmap Manager ein Status zugeordnet werden. Dieser Status wird unabhängig vom tatsächlichen Projekt gesetzt und kann vom Roadmap Manager zum Reporting verwendet werden. Danach muss nur noch ausgewählt werden, welche Vorgänge tatsächlich in der Roadmap angezeigt werden sollen.

Microsoft Project Roadmap Set Status

Im Produktiveinsatz der Roadmap kann dann ein Drill-Down auf einzelne Tasks im Originalsystem des Projekts vorgenommen werden. Ist zum Beispiel ein Vorgang als riskant eingestuft, kann sich der Roadmap Manager über die Verlinkung bis zum originalen Projekt durchklicken, um noch mehr Details zu erhalten oder um auf Veränderungen zu reagieren.

Microsoft Project Roadmap Details

Zusätzlich zu den Daten aus den originalen Projekten, kann der Benutzer in der Roadmap bestimmte Zeitpunkte festlegen und anzeigen. Am oberen Rand der Roadmap markieren diese Zeitpunkte besondere zeitliche Events, wie zum Beispiel ein Produktlaunch oder eine Marketingveranstaltung.

Microsoft Project Roadmap Key Date

Nachdem die Roadmap erstellt und eingerichtet ist, kann sie natürlich mit Anderen geteilt werden. Das Teilen wird durch Office Modern Groups realisiert. Sobald eine Roadmap geteilt wird, wird automatisch eine Modern Group erstellt, welche weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit bietet. Eine Roadmap kann ebenfalls mit einer bereits bestehenden Modern Group geteilt werden.

Microsoft Project Roadmap Group Share

Das Roadmap Feature wird aktuell bereits im Early Adopter Programm von Microsoft zur Verfügung gestellt. In Kürze soll es für die breite Project Online Community verfügbar sein.

Neben diesem neuen Feature zur Verbesserung der Übersichtlichkeit in Ihrer Projektumgebung, bieten wir unter unserer Marke arksoft noch einige weitere Verbesserungen, welche das Arbeiten mit Microsoft Project noch unkomplizierter macht.

Unsere Erweiterung Calm Buffalo zum Beispiel, implementiert einen Ressourcengenehmigungsprozess direkt in Ihre Projektumgebung. Die Kommunikation zwischen Ressourcenmanagern und Projektleitern in Ihrem Unternehmen wird verbessert, indem der Bedarf und die Freigabe von Ressourcen zentral und unabhängig verwaltet wird.

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 3

Für jeden Projekttyp den richtigen Arbeitsstil – mit Microsoft Project kein Problem

Microsoft Project Online - Microsoft Planner

Mit der weiteren Zunahme der Projekttätigkeit in Unternehmen, müssen Projektteams immer flexibler und effizienter zusammenarbeiten. Projektmanager und Teams benötigen Arbeitsmethoden, welche zu Ihrem jeweiligen Vorgehensmodell und Projekttyp passen. Programm- und Portfoliomanager dagegen müssen stets einen transparenten Überblick über alle Projekte bekommen können, um eindeutige Aussagen zur Gesamtsituation treffen zu können.

Der Gedanke, dass die zentrale Projektsteuerung nicht unter der Individualität einzelner Projekte und Projekttypen leiden darf, wurde in Microsoft Project konsequent umgesetzt. Unter dem Stichwort Agile in Project kann für jedes Projekt die passende Methode gewählt werden, wie zum Beispiel das Agile-, Wasserfall-, Hybrid- oder das aufgabenorientierte Modell. Eine Integration in den Microsoft Planner, welche seit einiger Zeit möglich ist, erlaubt es den Benutzern zudem die Projektarbeit noch spezifischer über den Planner-Plan durchzuführen.

Mit Agile in Project lassen sich ganz einfach agile Methoden in Project Online abbilden. Unabhängig davon, ob das gesamte Projekt agil durchgeführt werden soll, oder ob agile Sichten auf bestehende Wasserfallprojekte angewendet werden sollen, Project macht jede Form der Zusammenarbeit und Auswertung möglich. Projekte können nach Scrum geplant und durchgeführt werden, über Kanban-Boards dargestellt werden und mittels der Erstellung von Backlogs und der Durchführung von Sprints organisationsgerecht abgewickelt werden.

Details zum agilen Arbeiten mit Microsoft Project auf der Microsoft Webseite.

Integration in Microsoft Planner

Die Kombination von Project Online mit dem Microsoft Planner ermöglich ein noch präziseres Verfolgen von einzelnen Aufgabendetails. Die Projektmanager behalten über den Projektstrukturplan jederzeit die Übersicht über den Projektfortschritt und -status, während die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben ganz spezifisch im Planner vorfinden. Selbst bei komplexen und vielschichtigen Projekten behalten die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben durch die feinere Aufgliederung immer unter Kontrolle, während der Projektmanager eine transparente Übersicht über alle für ihn wichtigen Informationen erhält.

Details zur Integration von Microsoft Project und Microsoft Planner auf der Microsoft Webseite.

Steigerung der Übersichtlichkeit mittels individueller Dashboards und arksoft

Einen weiteren Gewinn an Übersichtlichkeit erhalten Projektmanager in Microsoft Project durch die Verwendung von Wise Elephant der Softwaremarke arksoft. Benutzer können sich ihr individuelles Dashboard zusammenstellen und erhalten mit nur einem Klick alle für sie relevanten Projektinformationen.

Jede Projektstruktur, unabhängig von Projekttyp und verwendeter Arbeitsmethode, kann so strukturiert dargestellt und einfach ausgewertet werden. Welche Vorgänge verspätet sind und welche Meilensteine anstehen, behalten die Projektmanager genauso im Blick wie den aktuellen Fortschritt. Für detaillierte Informationen können Quicklinks verwendet werden, um Berichte, den Arbeitsbereich oder Terminplan aufzurufen.

Details zu individuellen Dashboards mit Wise Elephant auf der arksoft Webseite.

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