Datenschutzhinweise für Kunden und Geschäftspartner

Im folgendem möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren.

Da uns der Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr wichtig ist, behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und im Einklang mit den aktuellen gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Unter personenbezogenen Daten sind alle Daten zu verstehen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
arksolutions GmbH
Stefan-George-Ring 22
81929 München

Telefon: 089 9438432-0
E-Mail: service@arksolutions.de

Datenschutzbeauftragter:
Veit Krahl
Externer Datenschutzbeauftragter im Landkreis München
E-Mail: mail@veit-krahl.de

Bitte wenden Sie sich für Fragen, Wünsche oder Kommentare zum Thema Datenschutz direkt an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

Welche Daten erheben wir von Ihnen, wann, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage:
Wir erfassen und speichern personenbezogene Daten, wenn Sie (z.B. telefonisch, per Email oder per Web Formular) Informationen oder ein Angebot anfordern oder Sie uns mit einem Auftrag betrauen.
Weiterhin erfassen und speichern personenbezogene Daten, wenn Sie an einem Auftrag beteiligt oder ein Vertragspartner im Rahmen eines Auftrages sind.
Abhängig von dem konkreten Auftrag erfassen wir in diesem Zusammenhang Kontaktinformationen, Kommunikationsdaten (z.B. Emails) sowie Daten, die im Zusammenhang mit Anfragen, Aufträgen oder Verträgen stehen.
Alle diese Informationen speichern und verarbeiten wir ausschließlich, um den von Ihnen erteilten Auftrag erfüllen zu können (DSGVO Art. 6 Abs. 1b). Sofern Sie Ihren Auftrag durch weitere Zusatzinformationen ergänzen, speichern und verarbeiten wir auch diese für die Erfüllung des Auftrages.
Erteilte Einwilligungen, Widerrufe und Betroffenenanfragen sowie weitere nachweispflichtige oder dokumentationspflichtige Informationen speichern wir, um uns gegen eventuelle Rechtsansprüche absichern zu können, Nachweispflichten nachkommen zu können oder Rechtsvorschriften zu erfüllen.
Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Interessenabwägung gestattet und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet. Es liegt in unserem Interesse, im notwendigen Umfang Prozesse zu dokumentieren und uns gegen Rechtsansprüche abzusichern.

Was passiert, wenn Sie uns die Daten nicht zur Verfügung stellen:
Wir erheben im Normalfall ausschließlich Daten, die für die Erfüllung eines Auftrages notwendig sind. Eine Nichtbereitstellung führt in der Regel dazu, dass wir den Auftrag nicht erfüllen und daher auch nicht annehmen können.
Sofern wir Daten erfassen, die nicht unbedingt der Auftragsdurchführung dienen, kann eine Nichtbereitstellung dazu führen, dass wir Ihren Auftrag nicht in der gewünschten Qualität ausführen können.

An wen werden Daten weitergegeben
Wir geben personenbezogene Daten z.B. an Subunternehmer oder andere an einem Projekt oder Auftrag beteiligte Unternehmen weiter, wenn dies für die Erfüllung des Auftrages notwendig ist.
Die Weitergabe erfolgt hierbei ausschließlich, um den von Ihnen erteilten Auftrag erfüllen zu können (DSGVO Art. 6 Abs. 1b).
Wir geben im Rahmen der normalen Arbeitsprozesse personenbezogene Daten an Anbieter verschiedener Softwarelösungen (Cloud Anbieter) weiter. Die gem. DSGVO geforderte Sicherheit der Verarbeitung sowie ihre Betroffenenrechte stellen wir dabei z.B. über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung sicher. Grundlage für die Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Interessenabwägung gestattet in Kombination mit Art. 28 DSGVO. Es liegt im Interesse des Unternehmens seine Geschäftsaktivitäten unter Nutzung einer möglichst optimalen Softwarelösung zu organisieren. Nach der sorgfältigen Prüfung einer Vielzahl von Anbietern hat sich die genutzte Lösung als die bestmöglichste für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens herausgestellt.
Sofern wir dazu einer Rechtsanforderung unterliegen, geben wir auch personenbezogene Daten an Ämter und Behörden weiter. Grundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.
Eine darüberhinausgehende Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte, z.B. für Werbezwecke, erfolgt nicht.

Wie schützen wir Ihre Daten:
Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich in unseren Geschäftsräumen in der BRD. Wir stellen dabei sicher, dass diese Daten angemessen und nach aktuellem Stand der Technik geschützt werden.
Wenn wir Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dritte weitergeben, stellen wir vertraglich sicher, dass auch der Dienstleister diese Daten angemessen und nach aktuellem Stand der Technik schützt.

Wie lange speichern wir Ihre Daten:
Personenbezogene Daten, die in Zusammenhang mit einer Anfrage oder einer Angebotsanforderung anfallen löschen wir spätestens nach 4 Jahren. Ausgenommen sind Informationen, die im Rahmen rechtlicher Anforderungen länger aufbewahrt werden müssen. In diesem Fall erfolgt die Löschung nach Wegfall der Pflicht (in der Regel nach 10 Jahren).
Auftragsbezogene Daten löschen wir in der Regel nach 10 Jahren, sofern dem nicht anderweitige rechtliche Anforderungen entgegenstehen.
Daten, die wir aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten löschen wir nach Widerruf Ihrer Einwilligung.

Welche Rechte haben Sie:
Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Sie haben das Recht, jederzeit und ohne Kosten Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck der Speicherung der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben weiterhin das Recht auf Berichtigung oder Ergänzung, Löschung oder Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten.
Sie haben in folgenden Fällen das Recht die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen:
– Sofern Sie die Richtigkeit der durch uns gespeicherten personenbezogenen Daten anzweifeln und wir Zeit benötigen um dies zu prüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.
– Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
– Wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt werden, Sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder die Erfüllung gesetzlicher Auflagen gespeichert werden müssen.
– Wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, dass die berechtigten Gründe des Verantwortlichen Ihnen gegenüber überwiegen

Haben Sie eine Einschränkung gefordert, so dürfen diese Daten (abgesehen von der Speicherung) nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung an den Verantwortlichen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Sie haben das Recht, sich Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen oder an einen Dritten übertragen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
Sofern Sie ein Recht ausüben wollen, oder Fragen zum Thema Datenschutz in unserem Unternehmen haben, können Sie sich jederzeit unter der oben oder im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.
Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Eine Liste der Aufsichtsbehörden können Sie folgendem Link entnehmen: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html